Historia de cliente

Cómo una aplicación de bienestar evitó que representantes de ventas llamaran al mismo prospecto fusionando 3000+ registros duplicados de Pipedrive con Dedupely

  • 3,000+ registros duplicados fusionados
  • 1,500+ coincidencias fusionadas
  • 52,929 registros sincronizados con Dedupely

Una coincidencia es un conjunto de registros duplicados fusionados en un único registro. Cada coincidencia contiene al menos dos registros, por lo que el número de registros fusionados es al menos el doble que el número de coincidencias.

De dónde vinieron los duplicados

Los mismos prospectos en cada lista nueva

La empresa vende una app de bienestar de empleados. Su equipo hace llamadas en frío a equipos de RRHH desde Pipedrive. Los prospectos vienen de listas compradas, importadas en lotes por industria, cada uno con su etiqueta. Cada comercial trabaja una lista diferente.

Así se creaban duplicados:

  • Listas solapadas. Las empresas del mismo sector reaparecieron en listas posteriores, así que la misma empresa y la misma persona aparecieron como nuevas. Leads de nuevo.
  • Dos proveedores, dos versiones de una persona. La empresa cambió de proveedor de datos, y cada uno proporcionaba detalles diferentes para el mismo cliente potencial.
  • Pequeñas diferencias. Una letra que falta en un nombre, una empresa con y sin punto o sufijo de país, o una persona guardada con segundo nombre y sin él.

Pipedrive contenía aproximadamente 7.500 Contactos, y el equipo estimaba que alrededor de un tercio eran duplicados.

Un equipo de ventas, un comercial en una llamada

Lo que los duplicados rompieron

Varios representantes llamando a la misma persona

Como cada representante trabajaba una lista diferente, un prospecto en dos listas recibía dos llamadas, a veces tres. Un prospecto podía pedir a un representante que llamara más tarde, y un colega trabajando otro registro, que nunca vio la nota, volvía a llamar. El equipo temía que llamar a alguien ya en negociaciones pareciera poco profesional y dañara la confianza.

Sin vista única de la empresa

El equipo quería una organización por empresa, con todo su personal de HR Personas y Leads debajo. La misma empresa existía en Pipedrive como varias organizaciones y varios leads. La verificación de duplicados de Pipedrive encontró solo 80 pares, mientras que el equipo necesitaba hallar los ocultos, y fusionar un par a la vez habría tomado demasiado tiempo.

Cómo se solucionaron los duplicados

  1. 1. Fusiona primero las Organizaciones

    Con Dedupely, el equipo cambió el orden de la limpieza: Organizaciones primero, luego Leads, luego People. Fusionar organizaciones duplicadas agrupa los leads que pertenecen a la misma empresa bajo una organización, lo que revela los leads duplicados ocultos. La primera búsqueda de organizaciones coincidió en nombre similar y propietario idéntico, y esas coincidencias se fusionaron en lote.

  2. 2. Busca Leads por título, persona y etiqueta

    Las búsquedas coincidieron en el título, la persona y la etiqueta, con el nombre de la organización establecido como Similar. Un filtro retuvo los contactos etiquetados como Do Not Contact, y el equipo revisó cada página antes de fusionar. Después de una única fusión de prueba, se fusionaron en bloque 673 coincidencias.

  3. 3. Gestiona las etiquetas conflictivas manualmente

    En Pipedrive, un contacto fusionado mantiene todas las etiquetas de cada registro, así que uno etiquetado para dos listas podía aparecer en dos listas de representantes. Para contactos con etiquetas conflictivas, el equipo abría cada coincidencia en Ver Detalles de Coincidencia, seleccionaba la etiqueta que debía permanecer, como No Contactar, antes de fusionar.

  4. 4. Encuentra los que las búsquedas obvias pasaron por alto

    Para Personas, una búsqueda en nombre, apellido y correo encontró los duplicados claros. Una segunda búsqueda, en un correo similar y una organización similar, encontró a una persona guardada tres veces bajo diferentes versiones de su nombre.

Cómo cambió la deduplicación

3,000+ registros duplicados fusionados

La empresa ha fusionado más de 1.500 coincidencias, combinando al menos 3.000 registros duplicados. En su último recuento, la cuenta tenía 52.929 registros.

Una empresa, una vista

Después de la primera gran ronda, una empresa que había estado dividida en varios registros apareció como una organización, con todo su personal de HR y una sola etiqueta, que el responsable de ventas que ejecutaba la limpieza dijo que era exactamente lo que querían. Dijo que podían ver a Dedupely ayudándoles.

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