Cas client

Comment une entreprise de déménagement a cessé de nettoyer les doublons Pipedrive manuellement avec Dedupely

  • Pipedrive
  • Après une importation de liste
  • Soumissions de formulaires et inscriptions
  • Immobilier
  • 2,000+ enregistrements en doublons fusionnés
  • 1,000 correspondances fusionnées
  • 42,324 enregistrements synchronisés avec Dedupely

Une correspondance est un ensemble d'enregistrements en double fusionnés en un seul enregistrement. Chaque correspondance contient au moins deux enregistrements, donc le nombre d'enregistrements fusionnés est au moins le double du nombre de correspondances.

D'où venaient les doublons

Deux flux de prospects qui ne se vérifiaient jamais

L'entreprise trouve de nouveaux clients dans les maisons listées à la vente, bientôt disponibles ou en attente: ces propriétaires sont susceptibles de déménager rapidement. Chaque jour, environ 200 de ces annonces sont importées dans Pipedrive en Leads. En même temps, les personnes qui remplissent un formulaire web ou appellent arrivent comme Prospects via une automatisation.

Les doublons proviennent de l'écart entre les deux :

  • Les importations et les formulaires web ne communiquaient pas. Pipedrive détectait les doublons au sein d'une importation, mais pas entre une liste importée et un prospect arrivant via le site web.
  • Le même domicile, importé deux fois. Quand une annonce passe de à vendre à en attente, l'importation suivante crée une deuxième Lead pour la même propriété.
  • Les contacts déjà présents dans Pipedrive sont revenus. Quelqu'un importé en tant qu'annonce ou déjà client pouvait appeler ou remplir un formulaire et devenir un nouveau prospect. Une personne s'est retrouvée enregistrée quatre fois.
Deux personnes au téléphone et un ordinateur dans un petit bureau

Problèmes causés par les doublons

Nettoyage manuel quotidien

La propriétaire gère elle-même le CRM, nettoyant les doublons manuellement et souhaitant l'automatiser. Certains doublons ont échappé : une personne dans un deal avait aussi un prospect ouvert que le commercial contactait.

Le mauvais propriétaire après une fusion

La fusion dans Pipedrive pourrait faire de la mauvaise personne le propriétaire. Un lead provenant d'une liste précoce appartenait au commercial qui l'a reçu en premier, et une fusion pourrait le confier à quelqu'un d'autre.

Comment les doublons ont été résolus

  1. 1. Correspondance sur le téléphone et l'e-mail, pas seulement sur l'adresse

    Avec l'équipe de succès client de Dedupely, elle a testé des recherches de leads sur ses propres données. Une adresse similaire a trouvé plus de 1 100 correspondances, dont beaucoup d'appartements différents dans le même immeuble. Un numéro de téléphone exact a fonctionné bien mieux, et une recherche clonée sur l'email de la personne a trouvé un doublon que la recherche par adresse n'aurait jamais détecté: une personne enregistrée deux fois avec deux numéros d'appartement différents.

    Recherche Leads Dedupely avec correspondance Exact sur Phone Number

  2. 2. Garder chaque lead avec son commercial

    Merge Rules décider du propriétaire. Son propre nom perd toujours en tant que propriétaire, donc un lead fusionné reste avec le représentant plutôt que de lui être attribué. Sur Personnes, le propriétaire de l'enregistrement de personne le plus ancien gagne. L'enregistrement primaire est l'enregistrement le plus ancien, et les e-mails et numéros de téléphone de chaque enregistrement sont additionnés, donc aucun n'est perdu. L'aperçu de fusion affiche le propriétaire gagnant en gras avant toute fusion.

  3. 3. Ne pas fusionner les partenaires qui partagent un numéro de téléphone

    Les partenaires partagent souvent un numéro ou un email, et les deux doivent rester trouvables. Les partenaires restent séparés, les prospects en double sont fusionnés, et les paires qui ne sont pas des doublons sont rejetées pour ne plus revenir.

  4. 4. Mettre le cas récurrent sur Auto Merge

    Deux recherches de leads s'exécutent maintenant sur Auto Merge, y compris celle qui attrape le doublon le plus courant : une annonce importée à nouveau quand son statut change. Ceux-ci fusionnent automatiquement, avec les Merge Rules décidant du propriétaire, de sorte que le nettoyage quotidien ne dépend plus d'elle.

Ce que la déduplication a changé

2 000+ enregistrements dupliqués fusionnés

L'entreprise a fusionné 1 000 correspondances, combinant au moins 2 000 enregistrements en doublon. Aujourd'hui, Dedupely synchronise 42 324 enregistrements pour l'entreprise.

Peu de doublons restants

Au début, elle a dit qu'elle ne pouvait pas croire à quel point ils avaient plus de doublons, dans les Contacts et dans les Prospects. Lors du dernier appel, le service client a découvert qu'il restait peu de doublons.

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