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Caso de sucesso

Como uma Empresa de Telemedicina Mesclou 9.000+ Registros Duplicados do HubSpot Criados pela sua App de Chamadas, Formulários e Integrações, com Dedupely

  • HubSpot
  • Integração ou sincronização
  • Preenchimentos de formulários e inscrições
  • Cuidados de saúde
  • 9,000+ registros duplicados mesclados
  • 4,600+ duplicados unificados
  • 23,082 registros sincronizados com Dedupely

Uma correspondência é um conjunto de registros duplicados mesclados num único registro. Cada correspondência contém pelo menos dois registros, por isso o número de registros mesclados é pelo menos o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

Muitas portas para um HubSpot

A empresa é uma empresa de telemedicina direta ao consumidor dos EUA. Funciona apenas com contatos, sem empresas ou negócios, e os contatos chegam ao HubSpot de muitos locais:

  • Integrações que correspondem por email. Quando a mesma pessoa surgia com um email diferente, a integração criava um novo contato, apesar do mesmo número de telefone.
  • Duas plataformas de pacientes. Cada plataforma envia contatos para o HubSpot. Uma traz pessoas por um único formulário de entrada. A outra as traz por landing pages, demos, consultorias e um chatbot, então uma mesma pessoa poderia acabar com dois ou três contatos.
  • Um aplicativo de chamadas. Chamadas recebidas criaram contatos genéricos com um nome de marcador de posição, como New Call App Contact, para pessoas que já eram leads.
Uma equipe de operações de telemedicina a trabalhar

O que os duplicados prejudicaram

Listas de marketing que não somavam

Antes de um envio de email, a lista de marketing indicava cerca de 7.000 leads sem email, mais do que deveria. Muitos dos contatos deixados de fora do marketing eram registros só com telefone que o aplicativo de chamadas criou para pessoas que a equipe já conhecia.

Uma pessoa, dividida por registros

Um registro poderia guardar o email de alguém enquanto outro guardava a atividade mais recente. A ferramenta de duplicados nativa do HubSpot os marcou, mas mesclar significava revisar cada par à mão. O objetivo era reunir tudo sobre uma pessoa num só lugar, sem que um registro sobrescrevesse o outro.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Mantenha as duas plataformas de pacientes separadas

    As duas plataformas de pacientes tiveram de permanecer separadas para que contatos de uma nunca pudessem consolidar com os da outra. Com a equipe de sucesso de clientes da Dedupely, trouxeram o campo personalizado da plataforma de contato e adicionaram um filtro que exclui uma plataforma das procuras. Assim, a limpeza concentra-se na plataforma com mais pontos de entrada.

  2. 2. Corresponder ao número de telefone, não ao nome

    Duas pessoas podem compartilhar um nome, mas raramente um número de telefone. Uma pesquisa apenas pelo primeiro e último nome encontrou mais de 1.400 correspondências, mas um nome compartilhado não comprova que é a mesma pessoa. Adicionar o número de telefone estreitou os resultados. A pesquisa principal correspondeu apenas ao número de telefone, definido como Similar, para que códigos de país, espaços e travessões não ocultarem uma correspondência.

    Pesquisa de Contatos Dedupely com correspondência em Número de Telefone com Similar Words

  3. 3. Descartar nomes de espaço reservado

    O nome de espaço reservado do aplicativo de chamadas poderia ter substituído um nome real numa mesclagem. Duas Lose Rules resolvem isso: quando o Primeiro Nome ou o Sobrenome contém o espaço reservado, esse valor perde, então um nome real vence o espaço reservado. Valores em branco já perdem, e notas, ligações e outras atividades de cada registro passam para o que é mantido.

  4. 4. Mescle em massa

    Assim que as regras estavam implementadas, o cofundador que gerencia o HubSpot da empresa iniciou uma mesclagem em massa de todas as 1.129 correspondências na pesquisa de telefone, que rodou em segundo plano.

O que a desduplicação mudou

9.000+ Registros Duplicados Mesclados

A empresa mesclou mais de 4.600 correspondências, combinando pelo menos 9.000 registros duplicados. Atualmente, Dedupely sincroniza 23.082 registros para a empresa.

Uma pessoa, um registro

Logo após a mesclagem em massa, a lista de leads era mais pequena. O co-fundador disse que enquanto a informação de cada pessoa estivesse num único local, tudo seria mais fácil a partir de então, e que Dedupely era a ferramenta que queriam para manter os dados limpos.

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