Caso de sucesso

Como uma Empresa de Telemedicina Mesclou 9.000+ Registos Duplicados do HubSpot Criados pela sua App de Chamadas, Formulários e Integrações, com Dedupely

  • HubSpot
  • Integração ou sincronização
  • Preenchimentos de formulários e inscrições
  • Cuidados de saúde
  • 9,000+ registos duplicados mesclados
  • 4,600+ duplicados unificados
  • 23,082 registos sincronizados com Dedupely

Uma correspondência é um conjunto de registos duplicados fundidos num único registo. Cada correspondência contém pelo menos dois registos, por isso o número de registos fundidos é pelo menos o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

Muitas portas para um HubSpot

A empresa é uma empresa de telemedicina direta ao consumidor dos EUA. Funciona apenas com contactos, sem empresas ou negócios, e os contactos chegam ao HubSpot de muitos locais:

  • Integrações que correspondem por email. Quando a mesma pessoa surgia com um email diferente, a integração criava um novo contacto, apesar do mesmo número de telefone.
  • Duas plataformas de pacientes. Cada plataforma envia contactos para o HubSpot. Uma traz pessoas através de um único formulário de entrada. A outra traz-as através de landing pages, demos, consultas e um chatbot, portanto uma pessoa podia acabar com dois ou três contactos.
  • Uma aplicação de chamadas. Chamadas recebidas criaram contactos genéricos com um nome de marcador de posição, como New Call App Contact, para pessoas que já eram leads.
Uma equipa de operações de telemedicina a trabalhar

O que os duplicados prejudicaram

Listas de marketing que não somavam

Antes de uma campanha por email, a lista de marketing disse que cerca de 7.000 leads não tinham email, mais do que deveria ser. Muitos dos contactos excluídos do marketing eram registos apenas de telefone que a aplicação de chamadas tinha criado para pessoas que a equipa já conhecia.

Uma pessoa, dividida por registos

Um registo poderia guardar o email de alguém enquanto outro guardava a atividade mais recente. A ferramenta de duplicados própria do HubSpot marcou-os, mas consolidar significava rever cada par manualmente. O objetivo era trazer tudo sobre uma pessoa para um só lugar sem um registo sobrescrever o outro.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Mantenha as duas plataformas de pacientes separadas

    As duas plataformas de doentes tiveram de permanecer separadas para que contactos de uma nunca pudessem consolidar com os da outra. Com a equipa de sucesso de clientes da Dedupely, trouxeram o campo personalizado da plataforma de contacto e adicionaram um filtro que exclui uma plataforma das procuras. Assim, a limpeza concentra-se na plataforma com mais pontos de entrada.

  2. 2. Corresponder ao número de telefone, não ao nome

    Duas pessoas podem partilhar um nome, mas raramente um número de telefone. Uma pesquisa apenas pelo primeiro e último nome encontrou mais de 1.400 correspondências, mas um nome partilhado não comprova que é a mesma pessoa. Adicionar o número de telefone estreitou os resultados. A pesquisa principal correspondeu apenas ao número de telefone, definido como Similar, para que códigos de país, espaços e travessões não ocultarem uma correspondência.

    Pesquisa de Contactos Dedupely com correspondência em Número de Telefone com Similar Words

  3. 3. Descartar nomes de espaço reservado

    O nome de espaço reservado da aplicação de chamadas poderia ter substituído um nome real. Duas Lose Rules resolvem isto: quando o Primeiro Nome ou Apelido contém o espaço reservado, esse valor perde, portanto um nome real vence. Valores em branco já perdem, e notas, chamadas e atividades de cada registo transferem-se para o registo mantido.

  4. 4. Funda em massa

    Após as regras estarem implementadas, o co-fundador que gere o HubSpot da empresa iniciou uma mesclagem em massa de todas as 1.129 correspondências na pesquisa de telefone, que foi executada em segundo plano.

O que a desduplicação mudou

9.000+ Registos Duplicados Fundidos

A empresa mesclou mais de 4.600 correspondências, combinando pelo menos 9.000 registos duplicados. Atualmente, Dedupely sincroniza 23.082 registos para a empresa.

Uma pessoa, um registo

Logo após a fusão em massa, a lista de leads era mais pequena. O co-fundador disse que enquanto a informação de cada pessoa estivesse num único local, tudo seria mais fácil a partir de então, e que Dedupely era a ferramenta que queriam para manter os dados limpos.

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