Caso de sucesso

Como uma Fintech Deu à Sua Equipe de Vendas um Pipeline Confiável ao Limpar Mais de 4.000 Duplicatas com Dedupely

  • HubSpot
  • Anos de dados legados
  • Serviços financeiros
  • 4,000+ correspondências de empresas e negócios mescladas em menos de 7 semanas
  • 2,158 delas correspondências de empresas, 1.852 de negócios
  • 12 buscas em Auto Merge

Uma correspondência é um conjunto de registros duplicados mesclados num único registro. Cada correspondência contém pelo menos dois registros, e muitas contêm três ou mais, portanto o número de registros mesclados é mais do que o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

Uma empresa, dois campos de website, e um negócio para cada duplicado

A empresa é um negócio fintech que executa o seu pipeline de vendas em HubSpot, com mais de 500.000 registros e alguns milhares de negócios. O gestor de RevOps tinha usado Dedupely alguns anos antes, afastou-se e voltou com o que descreveu como um grande problema de duplicados ao nível da empresa e do negócio. Já tinha construído buscas e regras de mesclagem próprias, e os duplicados ainda conseguiam passar.

Três coisas continuavam criando-os:

  • O website existia em dois lugares. Alguns registros de empresas guardavam no campo domínio, outros num segundo campo de site. Uma busca num campo não encontrava os duplicados escondidos no outro.
  • Mesclagens de empresas criaram duplicatas de negócios. Quando duas empresas foram unificadas, cada uma trouxe o seu próprio negócio, então a empresa sobrevivente acabou com dois negócios no mesmo pipeline. Cada limpeza de empresa poderia deixar uma nova limpeza de negócio atrás.
  • Nem todos os registros devem corresponder. Empresas criadas a partir de domínios de e-mail pessoais, como Gmail ou Yahoo, e empresas subordinadas a uma empresa-mãe precisavam ficar de fora da mesclagem, senão os registros errados se combinariam.
Uma equipe de finanças no trabalho

O que os duplicados prejudicaram

Uma busca semanal de registros que deveriam ter sido mesclados

Quando voltou, disse que os duplicados estavam causando caos. Quase todas as semanas encontrava registros que deveriam ter sido mesclados e não tinham sido, e interrogava-se por que razão havia ainda tantos duplicados.

No lado dos negócios, uma empresa mesclada poderia acabar com dois negócios para o mesmo cliente no mesmo pipeline, e alguém tinha que encontrá-los e mesclá-los à mão. A equipe já tinha decidido quais estágios de negócio deveriam sobreviver a uma mesclagem, com estágios como Lost ou Bad lead definidos para perder.

Por que as regras vagas eram arriscadas

Fazer correspondências com muito pouco era arriscado nesta escala. No início, uma pesquisa automática de empresas mesclou duas empresas cujos domínios eram iguais exceto pelo final. Domain Root ignora www, .com e variantes de país por design, por isso a pesquisa fez exatamente o que foi configurada para fazer. Ele não se preocupava com esse par, mas pausou a pesquisa Auto Merge e adicionou uma segunda verificação, para que duas empresas que realmente são diferentes não pudessem ser unificadas da mesma forma.

Corresponder demasiadas coisas perdeu duplicados reais. Uma pesquisa que exigia tanto o domínio como o campo de website ignorava pares onde um registro deixava o website em branco, porque valores em branco não contam como uma correspondência.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Adicione os campos de que as pesquisas precisam

    A primeira correção foi trazer os campos corretos. Com a equipe de sucesso de cliente Dedupely, adicionou o segundo campo de website às pesquisas de empresas e o nome e website da empresa associada às pesquisas de negócios, depois esperou pela ressincronização para que os novos campos surgissem nos resultados. Todas as mesclagens que Dedupely faz são também registradas no Merge History, que a equipe exportou como cópia de segurança CSV.

  2. 2. Corresponder empresas por domínio com proteções

    As pesquisas de empresas correspondem por Domain Root, que compara o domínio principal e ignora www, .com e variantes de país. Para manter empresas diferentes separadas, adicionou um segundo campo, país ou região, para que uma correspondência necessite do mesmo domínio e do mesmo país.

    Os filtros mantêm os registros errados fora antes de começar a correspondência. Um filtro remove empresas com domínios de email pessoais como Gmail, Yahoo e Proton. Outro mantém fora empresas que têm uma empresa-mãe. Mais campos de correspondência significam menos resultados, mas duplicados mais sólidos.

  3. 3. Atribua aos negócios buscas e regras próprias

    Negócios corresponda na empresa associada e no pipeline, para que duas transações apenas se mesclem quando pertencem ao mesmo cliente no mesmo pipeline. Isso apanha exatamente o par que uma mesclagem de empresa deixa para trás.

    Merge Rules decide o que sobrevive. Para negócios, o Primary Record é o negócio mais antigo, então uma unificação sempre mantém o negócio que foi criado primeiro. No stage do negócio, as Lose Rules fazem stages como Leads, Bad lead e Lost perdem, e Win Rules favorecem fases que mostram progresso real, como leads qualificadas, oportunidades e clientes integrados. Lose Rules sempre executam antes de Win Rules e campos em branco nunca substituem dados existentes.

    Tela da Merge Rules do Dedupely com Win e Lose Rules na fase do negócio

  4. 4. Automatizar num horário, depois manter olho nisto

    Quando uma busca passou a retornar apenas duplicados reais, ele ativou o Auto Merge, que mescla novos duplicados numa agenda usando os critérios da busca e as suas Merge Rules. Buscas de empresas que rodavam a cada poucos minutos passaram para uma agenda diária, e buscas de negócios rodam em dias definidos. Ao configurar o Auto Merge numa nova busca de negócios, ele planejava revisar de perto os resultados antes de deixá-lo ativado.

    Rejeitar correspondências tornou isso mais seguro. Quando um par não é um duplicado de verdade, ele é rejeitado, e sai das pesquisas atuais e futuras, então nunca é mesclado por engano.

O que a desduplicação mudou

Buscas que se executam automaticamente

Nas primeiras semanas, ele fazia tantas mesclagens que tinha parado de contar. Pouco depois, a sua pesquisa automatizada principal de empresas estava fazendo o seu trabalho, pegando a maioria dos duplicados e sinalizando apenas ocasionalmente um caso extremo, então ele a deixou rodando. Uma pesquisa pontual mais antiga agora não retornava nada, muito provavelmente porque os seus duplicados já tinham sido mesclados.

Os números comprovam isso. Em menos de 7 semanas, a equipe mesclou 2.158 correspondências de empresas e 1.852 de negócios, muitas delas com três ou mais registros numa única correspondência. Doze pesquisas agora rodam no Auto Merge, por isso novos duplicados entre empresas e negócios são mesclados de forma agendada, em vez de esperar que alguém os perceba.

Uma ferramenta que a equipe manteve a melhorar

Descreveu Dedupely como fazendo um excelente trabalho de deduplicação dos seus registros, e a equipe continuou a adicionar: pesquisas separadas para empresas e negócios, Merge Rules para cada objeto, e filtros que mantêm registros errados fora.

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