Como um Consultor CRM Ajudou uma Firma de Pessoal a Mesclar 16.000+ Registos Duplicados do HubSpot Deixados pelo seu Rollout, com Dedupely

03

Como os duplicados foram resolvidos

1. 1

   1. Testes primeiro, com aprovação do cliente

   A empresa tem sua própria conta Dedupely, e a consultora trabalhou como utilizadora convidada, permitindo que a ferramenta fique com a empresa após o seu trabalho terminar. Testou procuras em registos antigos e intocados em primeiro lugar, e nada correu em toda a base de dados até o CIO da empresa estar confortável.

2. 2

   2. Acordar quais valores vencem, campo a campo

   Antes de fundir, o consultor e o escritório acordaram o que deveria sobreviver a uma fusão, campo a campo, e o escritório aprovou o Merge Rules:

   • Registo Principal: o registo mais antigo.
   • Email e telefone: o registo com a atividade mais recente prevalece, pois é mais provável que seja o email e número que a pessoa usa agora.
   • Emails ruins perdem: Lose Rules removem o email dos contactos cujo estado é Inativo, emails que tiveram rejeição permanente, e endereços de teste contendo palavras como dummy, fake ou example.
   • O ID do ATS: o ID do registo criado mais recentemente vence, porque a importação mais recente do ATS traz o ID correto.
   • Registos de Antigos Colaboradores Perdem: no email, telefone, proprietário e estado de contato, valores de registos de propriedade de um antigo colaborador perdem, para que os detalhes da equipa ativa sobrevivam.
   • Estado do Lead e Fase do Ciclo de Vida: mantido do registo primário.

   Valores em branco nunca sobrescrevem dados existentes.

   

3. 3

   3. Mescle em camadas, do óbvio ao complexo

   A primeira pesquisa de empresa correspondeu a quatro coisas ao mesmo tempo: um nome de empresa semelhante, o endereço da rua (Similar Words, qualquer ordem), o proprietário da empresa e o ID do ATS. Correspondências que concordam nisto são bons candidatos para uma mesclagem em massa. Camadas posteriores relaxaram um campo de cada vez, para que os duplicados óbvios pudessem sair primeiro e os casos mais difíceis recebessem mais atenção.

4. 4

   4. Manter filiais separadas

   Muitas empresas têm vários escritórios que partilham um nome. Para impedir que sucursais se fundam umas nas outras, a consultora trabalhou numa pesquisa própria: um nome de empresa semelhante e o ID ATS exato, com um filtro para que pelo menos um registo em cada correspondência não tivesse endereço. Ao trabalhar nesta pesquisa, as Definições de Segurança para Empresas foram definidas para dois registos por correspondência, portanto qualquer coisa maior foi retida em Excluded em vez de fundir. Porque as Definições de Segurança se aplicam a cada busca de Empresas, essa busca foi tratada por si só. Desta forma, um registo sem endereço se funde no que tem, e dois escritórios que ambos têm endereço não serão combinados. O consultor executou essas correspondências como uma fusão em massa. Juntamente com as fusões, o consultor e o CIO da empresa eliminaram cerca de 7.200 registos de empresa em branco que não tinha atividade.