Como um Consultor CRM Ajudou uma Firma de Pessoal a Mesclar 16.000+ Registros Duplicados do HubSpot Deixados pelo seu Rollout, com Dedupely

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Como os duplicados foram resolvidos

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   1. Testes primeiro, com aprovação do cliente

   A empresa tem a sua própria conta do Dedupely, e a consultora trabalhou nela como usuária convidada, para que a ferramenta fique com a empresa depois que o trabalho dela terminar. Ela testou pesquisas primeiro em registros antigos e intocados, e nada rodou sobre a base de dados inteira até que o CIO da empresa se sentisse à vontade.

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   2. Acordar quais valores vencem, campo a campo

   Antes de mesclar, o consultor e o escritório acordaram o que deveria sobreviver a uma mesclagem, campo a campo, e o escritório aprovou o Merge Rules:

   • Registro Principal: o registro mais antigo.
   • Email e telefone: o registro com a atividade mais recente prevalece, pois é mais provável que seja o email e número que a pessoa usa agora.
   • Emails ruins perdem: Lose Rules removem o email dos contatos cujo estado é Inativo, emails que tiveram rejeição permanente, e endereços de teste contendo palavras como dummy, fake ou example.
   • O ID do ATS: o ID do registro criado mais recentemente vence, porque a importação mais recente do ATS traz o ID correto.
   • Registros de Antigos Colaboradores Perdem: no email, telefone, proprietário e estado de contato, valores de registros de propriedade de um antigo colaborador perdem, para que os detalhes da equipe ativa sobrevivam.
   • Estado do Lead e Fase do Ciclo de Vida: mantido do registro primário.

   Valores em branco nunca sobrescrevem dados existentes.

   

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   3. Mescle em camadas, do óbvio ao complexo

   A primeira pesquisa de empresa correspondeu a quatro coisas ao mesmo tempo: um nome de empresa semelhante, o endereço da rua (Similar Words, qualquer ordem), o proprietário da empresa e o ID do ATS. Correspondências que concordam nisto são bons candidatos para uma mesclagem em massa. Camadas posteriores relaxaram um campo de cada vez, para que os duplicados óbvios pudessem sair primeiro e os casos mais difíceis recebessem mais atenção.

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   4. Manter filiais separadas

   Muitas empresas têm vários escritórios que compartilham um nome. Para impedir que filiais se mesclem umas nas outras, a consultora trabalhou numa pesquisa própria: um nome de empresa semelhante e o ID ATS exato, com um filtro para que pelo menos um registro em cada correspondência não tivesse endereço. Ao trabalhar nesta pesquisa, as Configurações de Segurança para Empresas foram definidas para dois registros por correspondência, portanto qualquer coisa maior foi retida na aba Excluded em vez de mesclada. Como as configurações de segurança se aplicam a cada pesquisa de Companies, essa pesquisa foi tratada à parte. Assim, um registro sem endereço é mesclado ao que o tem, e dois escritórios que têm endereço não são combinados. O consultor executou essas correspondências como uma mesclagem em massa. Junto com as mesclagens, o consultor e o CIO da empresa excluíram cerca de 7.200 registros de empresa em branco que não tinham atividade.