Historia de cliente

Cómo una empresa de telemedicina fusionó más de 9.000 registros HubSpot duplicados creados por su aplicación de llamadas, formularios e integraciones, con Dedupely

  • HubSpot
  • Integración o sincronización
  • Formularios y registros
  • Asistencia sanitaria
  • 9,000+ registros duplicados fusionados
  • 4,600+ coincidencias fusionadas
  • 23,082 registros sincronizados con Dedupely

Una coincidencia es un conjunto de registros duplicados fusionados en un único registro. Cada coincidencia contiene al menos dos registros, por lo que el número de registros fusionados es al menos el doble que el número de coincidencias.

De dónde vinieron los duplicados

Muchas puertas hacia un HubSpot

La empresa es un negocio de telemedicina directo al consumidor de EE.UU. Trabaja únicamente con contactos, sin empresas ni acuerdos, y los contactos llegan a HubSpot desde muchos lugares:

  • Integraciones que coinciden por correo electrónico. Cuando la misma persona llegaba con un correo diferente, la integración creaba un contacto nuevo, incluso con el mismo número de teléfono.
  • Dos plataformas de pacientes. Cada plataforma envía contactos a HubSpot. Una los trae a través de un formulario de inscripción. La otra a través de páginas de destino, demostraciones, consultas y chatbot, así que una persona podría terminar con dos o tres contactos.
  • Una aplicación de llamadas. Las llamadas entrantes creaban contactos genéricos con nombres como Nuevo Contacto de App, para gente que ya eran leads.
Un equipo de operaciones de telemedicina en acción

Lo que los duplicados rompieron

Listas de marketing que no cuadraban

Antes de enviar un correo, la lista de marketing decía que aproximadamente 7.000 leads no tenían correo, más de lo que debería haber sido. Muchos de los contactos excluidos del marketing eran registros de solo teléfono que la aplicación de llamadas había creado para personas que el equipo ya conocía.

Una persona, dividida entre registros

Un registro podría tener el correo de alguien mientras otro tenía su última actividad. La herramienta de duplicados propia de HubSpot los marcaba, pero fusionar requería revisar cada par manualmente. El objetivo era centralizar todo sobre una persona sin sobrescribir nada.

Cómo se solucionaron los duplicados

  1. 1. Mantén separadas las dos plataformas de pacientes

    Las dos plataformas de pacientes debían estar separadas, así que un contacto de una nunca se fusionaría con la otra. Con el equipo de éxito de cliente de Dedupely, llevaron el campo personalizado que registra la plataforma de cada contacto a Dedupely y añadieron un filtro que excluye una plataforma de las búsquedas. Así, la limpieza se enfoca en la plataforma con múltiples puntos de entrada.

  2. 2. Coincide por número de teléfono, no por nombre

    Dos personas pueden compartir nombre, pero rara vez número de teléfono. Una búsqueda solo por nombre y apellido encontró más de 1.400 coincidencias, pero un nombre compartido no prueba que sea la misma persona. Añadir el número de teléfono la acotó. La búsqueda principal coincidió solo por número de teléfono, establecido como Similar, así que códigos de país, espacios y guiones no ocultan una coincidencia, ignorando nombre y apellido.

    Búsqueda de Contactos de Dedupely coincidiendo en Teléfono con Similar

  3. 3. Elimina nombres de marcador

    El nombre de marcador de posición de la aplicación podría haber sobrescrito uno real en una fusión. Dos reglas de pérdida lo previenen: cuando el nombre o apellido contiene el marcador, ese valor pierde, así que un nombre real prevalece. Los valores en blanco ya pierden, y todas las notas, llamadas y actividades se trasladan al registro final.

  4. 4. Fusiona en masa

    Una vez establecidas las reglas, el cofundador que gestiona HubSpot en la empresa inició una fusión en bloque de los 1.129 coincidencias de la búsqueda por teléfono, que se ejecutó en segundo plano.

Cómo cambió la deduplicación

9.000+ registros duplicados fusionados

La empresa ha fusionado más de 4.600 coincidencias, combinando al menos 9.000 registros duplicados. Hoy, Dedupely sincroniza 23.082 registros para la empresa.

Una persona, un registro

Tras la fusión, la lista de leads era más pequeña. El cofundador dijo que con cada persona en un lugar, todo sería más fácil, y que Dedupely era su herramienta para mantener los datos limpios.

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