Cas client

Comment une entreprise de télémédecine a fusionné 9 000+ enregistrements HubSpot en doublon créés par son application d'appel, ses formulaires et ses intégrations, avec Dedupely

  • HubSpot
  • Intégration ou synchronisation
  • Soumissions de formulaires et inscriptions
  • Santé
  • 9,000+ enregistrements en doublons fusionnés
  • 4,600+ correspondances fusionnées
  • 23,082 enregistrements synchronisés avec Dedupely

Une correspondance est un ensemble d'enregistrements en double fusionnés en un seul enregistrement. Chaque correspondance contient au moins deux enregistrements, donc le nombre d'enregistrements fusionnés est au moins le double du nombre de correspondances.

D'où venaient les doublons

De nombreuses portes vers un seul HubSpot

L'entreprise est une entreprise de télémédecine directe aux consommateurs aux États-Unis. Elle travaille uniquement avec des contacts, sans entreprises ni transactions, et les contacts arrivent à HubSpot de nombreux endroits.

  • Les intégrations qui correspondent sur l'e-mail. Quand la même personne entre avec un e-mail différent, l'intégration crée un nouveau contact bien que le numéro soit identique.
  • Deux plateformes de patients. Chaque plateforme envoie des contacts dans HubSpot. L'une les ajoute via un formulaire d'inscription unique. L'autre via des pages de destination, des démos, des consultations et un chatbot, si bien qu'une personne pouvait se retrouver avec deux ou trois contacts.
  • Une application d'appels. Les appels entrants créaient des contacts génériques avec des noms par défaut, comme New Call App Contact, pour des personnes déjà enregistrées.
Une équipe des opérations de télémédecine au travail

Problèmes causés par les doublons

Listes de marketing incohérentes

Avant un envoi d'email, la liste marketing indiquait qu'environ 7 000 leads n'avaient pas d'email, plus qu'il ne l'aurait dû. Beaucoup de contacts exclus du marketing étaient des enregistrements téléphone uniquement que l'application d'appel avait créés pour des personnes que l'équipe connaissait déjà.

Une personne, répartie sur plusieurs enregistrements

Un enregistrement contenait l'e-mail d'une personne tandis qu'un autre contenait son activité la plus récente. L'outil de doublons de HubSpot les a signalés, mais la fusion signifiait examiner chaque paire à la main. L'objectif était de rassembler tout ce qui concerne une personne en un seul endroit sans qu'un enregistrement en écrase un autre.

Comment les doublons ont été résolus

  1. 1. Garder les deux plateformes de patients séparées

    Les deux plateformes patients devaient rester séparées, de sorte qu'un contact d'une plateforme ne pouvait jamais fusionner avec un contact de l'autre. Avec l'équipe Succès Clients de Dedupely, ils ont intégré le champ personnalisé qui enregistre la plateforme de chaque contact et ont ajouté un filtre qui exclut les contacts d'une plateforme des recherches. Ainsi, le nettoyage se concentre sur la plateforme avec plusieurs points d'entrée.

  2. 2. Correspondance sur le numéro de téléphone, pas sur le nom

    Deux personnes peuvent partager un nom, mais rarement un numéro de téléphone. Une recherche sur le prénom et le nom seuls a trouvé plus de 1 400 correspondances, mais un nom identique ne prouve pas qu'il s'agit de la même personne. Ajouter le numéro de téléphone a réduit les résultats. La recherche principale a correspondu au numéro de téléphone uniquement, défini sur Similar, pour que les indicatifs, espaces et tirets ne masquent pas une correspondance, avec le prénom et le nom ignorés.

    Recherche de Contacts Dedupely correspondant sur le numéro de téléphone avec Similar

  3. 3. Laisser perdre les noms d'espace réservé

    Le nom réservé de l'application d'appels aurait pu remplacer un vrai nom lors d'une fusion. Deux Merge Rules le règlent : quand le Prénom ou le Nom contient le réservé, cette valeur cède pour qu'un vrai nom prime. Les valeurs vides cèdent déjà, et les notes, appels et autres activités de chaque enregistrement se déplacent vers celui qui est conservé.

  4. 4. Fusionnez en masse

    Une fois les règles en place, le cofondateur qui gère HubSpot de l'entreprise a lancé une fusion en masse de tous les 1 129 résultats correspondants dans la recherche téléphonique, qui s'est exécutée en arrière-plan.

Ce que la déduplication a changé

9 000+ enregistrements en doublon fusionnés

L'entreprise a fusionné plus de 4 600 correspondances, combinant au moins 9 000 enregistrements en doublon. Aujourd'hui, Dedupely synchronise 23 082 enregistrements pour l'entreprise.

Une personne, un enregistrement

Après la fusion en masse, la liste était déjà plus petite. Le cofondateur a dit que tant que les informations de chaque personne étaient au même endroit, tout serait plus facile, et que Dedupely était l'outil pour maintenir les données propres.

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