Come un consulente CRM ha aiutato un'agenzia di staffing a unire 16.000+ record HubSpot duplicati lasciati dal suo rollout, con Dedupely

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Come sono stati risolti i duplicati

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   1. Prova prima con l'approvazione del cliente

   Lo studio ha il proprio account Dedupely e la consulente vi ha lavorato come utente ospite, quindi lo strumento rimane con lo studio anche dopo il suo lavoro. Ha testato le Duplicate Searches prima su record vecchi e intatti, e ha eseguito la pulizia su tutto il database solo quando il CIO dello studio era a suo agio.

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   2. Stabilisci quali valori vincono, campo per campo

   Prima dell'unione, il consulente e lo studio hanno concordato cosa dovrebbe sopravvivere a un'unione, campo per campo, e lo studio ha approvato il Merge Rules:

   • Record primario: il record più vecchio.
   • Email e telefono: il record con l'attività più recente prevale, poiché è probabile che quella email e quel numero siano quelli che la persona sta usando adesso.
   • Email non valide perdono: Le Lose Rules escludono l'email dai contatti il cui stato è Inattivo, dalle email che hanno rimbalzato in modo permanente e dagli indirizzi di test contenenti parole come dummy, fake o example.
   • L'ID ATS: l'ID dal record creato più di recente vince, perché il carico più recente dall'ATS porta l'ID corretto.
   • I record dei dipendenti precedenti perdono: su email, telefono, proprietario e stato contatto, i valori dei record di proprietà di un dipendente precedente perdono, quindi i dettagli del team attivo sopravvivono.
   • Stato Lead e Fase del Ciclo di Vita: mantenuto dal record primario.

   I valori vuoti non sovrascrivono mai i dati esistenti.

   

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   3. Unisci per livelli, dai più ovvi ai più complessi

   La ricerca di società si basava su quattro elementi insieme: un nome di società simile, l'indirizzo stradale (Similar Words, in qualsiasi ordine), il proprietario della società e l'ID ATS. Le corrispondenze che concordano su tanto sono buone candidate per l'unione in blocco. I livelli successivi hanno allentato un campo alla volta, consentendo ai duplicati ovvi di andare per primi e ai casi più difficili di ricevere più attenzione.

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   4. Mantieni i rami dell'azienda separati

   Molte aziende hanno più uffici che condividono un nome. Per impedire ai rami di unirsi l'uno nell'altro, la consulente ha elaborato una ricerca in proprio: un nome aziendale simile e l'ID ATS esatto, con un filtro in modo che almeno un record in ogni corrispondenza non avesse indirizzo. Mentre elaborava questa ricerca, le impostazioni di sicurezza per Aziende erano impostate su due record per corrispondenza, quindi tutto ciò che era più grande veniva trattenuto in Excluded invece di unirsi. Poiché le Impostazioni di Sicurezza si applicano a ogni ricerca di Aziende, questa ricerca è stata gestita da sola. In questo modo, un record senza indirizzo si unisce a quello che lo ha, e due uffici che hanno entrambi un indirizzo non saranno combinati. Il consulente ha eseguito queste corrispondenze come Bulk Merge. Insieme alle unioni, il consulente e il CIO della ditta hanno eliminato circa 7.200 record aziendali vuoti che non avevano attività.