Comment un consultant CRM a aidé une agence de recrutement à fusionner 16 000+ enregistrements HubSpot en doublon laissés par son implémentation, avec Dedupely

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Comment les doublons ont été résolus

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   1. Tester en premier, avec l'approbation du client

   L'agence a son propre compte Dedupely, et la consultante y a travaillé en tant qu'utilisatrice invitée, de sorte que l'outil reste avec l'agence après ses travaux. Elle a d'abord testé les recherches sur d'anciens enregistrements non modifiés, et rien ne s'est exécuté sur la base de données complète jusqu'à ce que le CIO de l'agence soit à l'aise.

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   2. Accepter quelles valeurs gagnent, champ par champ

   Avant la fusion, le consultant et le cabinet ont accepté ce qui devrait survivre à une fusion, champ par champ, et le cabinet a approuvé la Merge Rules:

   • Enregistrement Principal : l'enregistrement le plus ancien.
   • E-mail et téléphone : l'enregistrement avec l'activité la plus récente gagne, car c'est probablement l'e-mail et le numéro que la personne utilise maintenant.
   • Mauvais e-mails : Les règles d'élimination repoussent l'e-mail des contacts dont le statut est Inactif, les e-mails qui ont rebondi définitivement, et les adresses de test contenant des mots comme dummy, fake ou example.
   • L'ID ATS : l'ID de l'enregistrement créé le plus récemment gagne, car le chargement le plus récent de l'ATS porte l'ID correct.
   • Les enregistrements des anciens employés perdent: sur email, téléphone, propriétaire et statut de contact, les valeurs des enregistrements appartenant à un ancien employé perdent, de sorte que les détails de l'équipe active survivent.
   • Statut du prospect et étape du cycle de vie : conservé depuis l'enregistrement principal.

   Les valeurs vides ne remplacent jamais les données existantes.

   

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   3. Fusionner par étapes, du plus simple au plus complexe

   La première recherche d'entreprise a correspondu sur quatre éléments à la fois : un nom d'entreprise similaire, l'adresse (Similar Words, n'importe quel ordre), le propriétaire de l'entreprise et l'ATS ID. Les correspondances qui s'accordent sur autant sont de bons candidats pour une fusion en masse. Les couches suivantes ont assoupli un champ à la fois, pour que les doublons évidents puissent être traités en premier tandis que les cas plus difficiles reçoivent plus de soin.

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   4. Maintenir les succursales distinctes

   De nombreuses entreprises ont plusieurs bureaux qui portent le même nom. Pour empêcher les succursales de fusionner les unes dans les autres, la consultante a travaillé sur une recherche en solo: un nom d'entreprise similaire et l'ID ATS exact, avec un filtre pour qu'au moins un enregistrement dans chaque correspondance n'ait pas d'adresse. Pendant le travail sur cette recherche, les paramètres de sécurité pour Entreprises ont été définis sur deux enregistrements par correspondance, de sorte que tout ce qui était plus grand était bloqué dans Excluded au lieu d'être fusionné. Comme les paramètres de sécurité s'appliquent à chaque recherche Companies, cette recherche a été traitée indépendamment. De cette façon, un enregistrement sans adresse fusionne avec celui qui l'a, et deux bureaux qui ont tous les deux une adresse ne seront pas combinés. Le consultant a exécuté ces correspondances comme une fusion en masse. Parallèlement aux fusions, le consultant et le DSI du cabinet ont supprimé environ 7 200 enregistrements d'entreprise vierges sans activité.