Cómo un consultor CRM ayudó a una empresa de selección a fusionar más de 16.000 registros HubSpot duplicados generados en su implementación, con Dedupely

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Cómo se solucionaron los duplicados

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   1. Prueba primero, con aprobación del cliente

   La empresa tiene su cuenta de Dedupely, y la consultora trabajó como usuario invitado, así que la herramienta permanece con la empresa. Probó en registros antiguos e intactos primero, y nada se ejecutó en toda la base de datos hasta que el director de TI estuvo conforme.

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   2. Acuerda qué valores ganan, campo a campo

   Antes de fusionar, el consultor y el despacho acordaron qué debería sobrevivir a una fusión, campo a campo, y el despacho aprobó el Merge Rules:

   • Registro principal: el registro más antiguo.
   • Correo electrónico y teléfono: el registro con la actividad más reciente prevalece, ya que es el correo y número que la persona usa actualmente.
   • Los correos incorrectos pierden: Las Reglas de Pérdida eliminan el correo electrónico de contactos inactivos, correos que rebotaron duramente, y direcciones de prueba con palabras como dummy, fake o example.
   • El ID del ATS: el ID del registro creado más recientemente gana, porque la carga más reciente del ATS contiene el ID correcto.
   • Los registros de antiguos empleados pierden: en correo, teléfono, propietario y estado del contacto, los valores de registros propiedad de un antiguo empleado pierden, así que los detalles del equipo activo sobreviven.
   • Estado del contacto y fase del ciclo de vida: se conserva del registro principal.

   Los valores en blanco nunca sobrescriben datos existentes.

   

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   3. Fusiona en capas, de lo evidente a lo complicado

   La búsqueda de empresas inicial coincidió en cuatro criterios: nombre de empresa similar, dirección (Similar Words, en cualquier orden), propietario de la empresa e ID del ATS. Las coincidencias que cumplen todos estos son buenos candidatos para una fusión en bloque. Las búsquedas posteriores flexibilizaron un criterio a la vez, permitiendo que los duplicados obvios se fusionaran primero y los casos más complejos recibieran más atención.

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   4. Mantén separadas las sucursales

   Muchas empresas tienen varias oficinas que comparten nombre. Para evitar que las sucursales se fusionen entre sí, la consultora trabajó a través de una búsqueda por separado: un nombre de empresa similar y el ID ATS exacto, con un filtro para que al menos un registro en cada coincidencia no tuviera dirección. Mientras trabajaba esta búsqueda, la Configuración de Seguridad para Empresas se configuraron a dos registros por coincidencia, así que cualquier coincidencia más grande se retuvo en Excluded en lugar de fusionarse. Como la Configuración de seguridad se aplica a cada búsqueda de Companies, esta búsqueda se manejó por sí sola. De esa manera, un registro sin dirección se fusiona en el que la tiene, y dos oficinas que ambas tienen dirección no se combinarán. El consultor ejecutó estas coincidencias como una fusión en lote. Junto con las fusiones, el consultor y el CIO de la firma eliminaron alrededor de 7200 registros de empresa en blanco que no tenían actividad.