Historia de cliente

Cómo una empresa de renovación del hogar fusionó 1600+ registros duplicados de HubSpot creados por una integración de seguimiento de llamadas con Dedupely

  • HubSpot
  • Integración o sincronización
  • Años de datos heredados
  • Bienes raíces
  • 1,600+ registros duplicados fusionados
  • 800 coincidencias fusionadas
  • 26,162 registros sincronizados con Dedupely

Una coincidencia es un conjunto de registros duplicados fusionados en un único registro. Cada coincidencia contiene al menos dos registros, por lo que el número de registros fusionados es al menos el doble que el número de coincidencias.

De dónde vinieron los duplicados

Un nuevo contacto en cada llamada

La empresa renueva el exterior de las casas de las personas: techos, paredes y ventanas. Vende puerta a puerta y por teléfono, y ejecuta todo a través de HubSpot, incluyendo un objeto de acuerdo personalizado. Su gerente de marketing y comunicaciones posee HubSpot.

Los duplicados provenían de varios orígenes:

  • Una integración de seguimiento de llamadas. Configurada por una agencia externa, creaba un nuevo contacto en cada llamada entrante, estuviera o no en HubSpot. Miles de contactos terminaban con nombres como No Disponible o N/A.
  • Visitas repetidas por diseño. Los equipos de captación pueden visitar el mismo hogar con años de distancia, y cada visita lo trae de nuevo a la base de datos.
  • Años de historial. El equipo configuró HubSpot a su manera al principio, y los registros anteriores a menudo no tienen número de teléfono.

Para proteger los datos, el responsable no había permitido fusiones durante casi un año, así que los duplicados se acumulaban.

Un equipo de ventas y confirmación con auriculares en una oficina

Lo que los duplicados rompieron

Una revisión diaria en hoja de cálculo antes de cada llamada

Antes de llamar a un nuevo contacto entrante, el equipo de confirmación comprobaba si la persona había estado en contacto anteriormente. Para hacerlo, exportaban HubSpot a una hoja de cálculo cada día y buscaban personas allí. El gestor quería una manera rápida de ver una posible coincidencia sin dejar su trabajo.

Nombres genéricos ganando en fusiones

Por defecto, una fusión conserva el valor más reciente, así que un marcador como Unavailable podría reemplazar el nombre real. El gestor los corregía uno a uno, eliminando el marcador a mano, diciendo que no debería ser así. Tampoco podía eliminar esos contactos de marcador, porque podían contener llamadas y notas.

Cómo se solucionaron los duplicados

  1. 1. Limpia primero las fáciles

    Comenzó sola con las coincidencias seguras, fusionando búsqueda a búsqueda. Con el equipo de éxito de cliente de Dedupely, clonó una búsqueda con filtros de registros con teléfono pero sin dirección para aislar los contactos de rastreo de llamadas, que solo tenían teléfono.

  2. 2. Elimina nombres de marcador

    Las Reglas de Pérdida hacen que un nombre que contenga Unavailable o 0, o un apellido que contenga N/A, pierdan en una fusión, así que el nombre real sobrevive. El Registro Principal es el registro más antiguo. Un filtro establecido para coincidir en uno o más registros captura coincidencias donde solo un registro tiene el marcador.

    Reglas de Fusión de Dedupely con Regla de Pérdida de Nombre para No disponible y 0

  3. 3. Busca coincidencias por dirección cuando el teléfono es diferente

    Un duplicado real no apareció en búsquedas por teléfono porque los dos registros tenían números diferentes. Una búsqueda por dirección lo encontró: apellido (similar), número de casa, las dos primeras palabras de la calle y código postal.

  4. 4. Automatiza lo seguro, revisa el resto

    Esa búsqueda de dirección, con el número de teléfono añadido, ahora se ejecuta en Auto Merge, escaneando y fusionando en un bucle continuo. Un contacto parcialmente ingresado no se fusionará a menos que todos los cinco campos coincidan. Cuando se activó, fusionó sus primeras coincidencias inmediatamente. Una búsqueda separada permanece manual, y el equipo de confirmación ahora la verifica para posibles coincidencias antes de llamar, en lugar de la hoja de cálculo diaria.

Cómo cambió la deduplicación

Más de 1.600 registros duplicados fusionados

La empresa ha fusionado 800 coincidencias, combinando al menos 1.600 registros duplicados. Hoy, Dedupely sincroniza 26.162 registros de la empresa.

Adiós a las hojas de cálculo diarias

El equipo de confirmación ahora busca duplicados en Dedupely en lugar de una hoja de cálculo que se reconstruía cada día. Tras un año sin fusiones, la gerente ha empezado a permitir que el equipo regrese y los está capacitando en búsquedas manuales y automáticas. Al revisar los resultados de Auto Merge, dijo que no había nada que le hiciera dudar de que deberían fusionarse.

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