Caso di studio

Come un'Azienda di Ristrutturazione ha Unito 1.600+ Record HubSpot Duplicati Creati da Tracciamento Chiamate con Dedupely

  • HubSpot
  • Integrazione o sincronizzazione
  • Anni di dati legacy
  • Immobiliare
  • 1,600+ record duplicati uniti
  • 800 corrispondenze unite
  • 26,162 record sincronizzati con Dedupely

Una corrispondenza è un insieme di record duplicati fusi in un unico record. Ogni corrispondenza contiene almeno due record, quindi il numero di record fusi è almeno il doppio del numero di corrispondenze.

Da dove provengono i duplicati

Un nuovo contatto per ogni chiamata telefonica

L'azienda ristruttura l'esterno delle case della gente: tetti, pareti e finestre. Vende porta a porta e al telefono, e gestisce tutto tramite HubSpot, incluso un oggetto affare personalizzato. Il suo responsabile di marketing e comunicazioni possiede HubSpot.

I duplicati provenivano da poche fonti:

  • Un'integrazione di call tracking. Configurato da un'agenzia esterna, ha creato un nuovo contatto su ogni chiamata in entrata, indipendentemente dal fatto che il chiamante fosse già in HubSpot o meno. Migliaia di contatti hanno finito per essere denominati Non Disponibile o N/A.
  • Visite ripetute per scelta. Gli incaricati possono visitare la stessa casa anni dopo, e ogni visita aggiunge di nuovo il nucleo familiare.
  • Anni di storia. Il team ha configurato HubSpot a modo suo all'inizio, e i record precedenti spesso non hanno un numero di telefono.

Per proteggere i dati, il responsabile non ha consentito a nessuno di eseguire merge per circa un anno, così i duplicati continuavano ad accumularsi.

Un team di vendita e conferma con cuffie in un ufficio

Cosa hanno rotto i duplicati

Controllo quotidiano del foglio di calcolo prima di ogni chiamata

Prima di chiamare un nuovo contatto in entrata, il team di conferma verificava se la persona era stata in contatto prima. Per farlo, esportavano HubSpot in un foglio di calcolo ogni giorno e cercavano le persone lì. La manager voleva un modo rapido per vedere una possibile corrispondenza senza lasciare il suo lavoro.

I nomi segnaposto vincono nelle unioni

Per impostazione predefinita, un'unione mantiene il valore più recente, quindi un segnaposto come Unavailable potrebbe sostituire il vero nome. La manager li stava correggendo uno per uno, eliminando il testo segnaposto a mano, e ha detto che non era così che doveva funzionare. Non poteva semplicemente eliminare i contatti segnaposto neanche, perché potevano contenere chiamate e note.

Come sono stati risolti i duplicati

  1. 1. Inizia dai più semplici

    Ha iniziato da sola unendo le corrispondenze esatte di cui era sicura. Con il team di successo dei clienti di Dedupely, una Duplicate Search clonata con filtri per record con numero di telefono ma senza indirizzo ha identificato i contatti del call-tracking, poiché avevano solo il numero di telefono.

  2. 2. Escludi i nomi segnaposti

    Le Lose Rules fanno sì che un nome che contiene Unavailable o 0, o un cognome che contiene N/A, perda nel merge, così il nome reale sopravvive. Il Primary Record è il record più vecchio. Un filtro impostato per il matching su uno o più record cattura le corrispondenze dove solo un record ha il segnaposto.

    Merge Rules Dedupely: perdita del Nome per Unavailable e 0

  3. 3. Matching sull'indirizzo quando il numero di telefono è diverso

    Un vero duplicato non è apparso nelle ricerche basate sul numero di telefono perché i due record avevano numeri di telefono diversi. Una ricerca per indirizzo l'ha trovato: cognome (Similar), numero civico, le prime due parole della strada e CAP.

  4. 4. Automatizza i matching sicuri, controlla il resto

    Quella ricerca per indirizzo, con il numero di telefono aggiunto, ora funziona su Auto Merge, eseguendo la scansione e l'unione in un ciclo continuo. Un contatto mezzo inserito non si unirà a meno che tutti e cinque i campi non corrispondano. Quando è stato attivato, ha unito immediatamente le sue prime corrispondenze. Una ricerca separata rimane manuale, e il team di conferma ora la controlla per possibili corrispondenze prima di chiamare, invece del foglio di calcolo quotidiano.

Cosa è cambiato con la deduplicazione

1.600+ record duplicati uniti

L'azienda ha unito 800 corrispondenze, combinando almeno 1.600 record duplicati. Oggi, Dedupely sincronizza 26.162 record per l'azienda.

Niente più fogli di calcolo giornalieri

Il team di conferma ora controlla i duplicati in Dedupely invece di un foglio di calcolo ricostruito ogni giorno. Dopo un anno in cui nessuno ha unito, la manager ha iniziato a far rientrare il team e li sta addestrando alle ricerche manuali e automatiche. Guardando i risultati di Auto Merge, ha detto che non c'era nulla che le facesse dubitare che dovrebbero unire.

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