Cas client

Comment une entreprise de rénovation a fusionné 1 600+ enregistrements HubSpot en doublon créés par une intégration d'appels avec Dedupely

  • HubSpot
  • Intégration ou synchronisation
  • Des années de données héritées
  • Immobilier
  • 1,600+ enregistrements en doublons fusionnés
  • 800 correspondances fusionnées
  • 26,162 enregistrements synchronisés avec Dedupely

Une correspondance est un ensemble d'enregistrements en double fusionnés en un seul enregistrement. Chaque correspondance contient au moins deux enregistrements, donc le nombre d'enregistrements fusionnés est au moins le double du nombre de correspondances.

D'où venaient les doublons

Un contact pour chaque appel téléphonique

L'entreprise rénove l'extérieur des maisons : toits, murs et fenêtres. Elle vend porte à porte et par téléphone, et gère tout via HubSpot, notamment un objet transaction personnalisé. Son directeur du marketing et des communications gère HubSpot.

Les doublons provenaient de quelques endroits :

  • Une intégration de suivi des appels. Configurée par une agence externe, elle créait un nouveau contact à chaque appel entrant, peu importe que l'appelant soit déjà dans HubSpot. Des milliers de contacts se sont retrouvés nommés Unavailable ou N/A.
  • Visites répétées par conception. Les prospecteurs peuvent frapper à la même porte à des années d'intervalle, et chaque visite réintroduit le ménage.
  • Des années d'historique. L'équipe a mis en place HubSpot à sa manière au début, et les anciens enregistrements n'ont souvent pas de numéro de téléphone.

Pour protéger les données, le gestionnaire n'avait laissé personne fusionner pendant environ un an, si bien que les doublons s'accumulaient.

Une équipe commerciale et de confirmation au casque dans un bureau

Problèmes causés par les doublons

Une vérification quotidienne de feuille de calcul avant chaque appel

Avant d'appeler un nouveau contact entrant, l'équipe de confirmation vérifiait si la personne avait été en contact auparavant. Pour ce faire, ils exportaient HubSpot dans une feuille de calcul chaque jour et recherchaient les personnes là-bas. La responsable voulait un moyen rapide de voir une correspondance possible sans quitter son travail.

Les noms temporaires l'emportent dans les fusions

Par défaut, une fusion conserve la valeur la plus récente, donc un espace réservé comme Indisponible pourrait remplacer le vrai prénom. La responsable les corrigeait un par un, supprimant manuellement le texte d'espace réservé, et a dit que ce n'était pas ainsi que cela était censé fonctionner. Elle ne pouvait pas non plus simplement supprimer les contacts d'espace réservé, car ils pouvaient contenir des appels et des notes.

Comment les doublons ont été résolus

  1. 1. Éliminer les plus faciles en premier

    Elle a commencé seule en fusionnant les correspondances exactes dont elle était sûre. Avec l'équipe Succès Clients de Dedupely, une recherche clonée avec filtres pour les enregistrements ayant un téléphone mais pas d'adresse a ciblé les contacts du suivi d'appels, qui n'avaient que le téléphone.

  2. 2. Laisser perdre les noms d'espace réservé

    Les Lose Rules font en sorte qu'un prénom contenant Unavailable ou 0, ou un nom de famille contenant N/A, perde lors d'une fusion, ce qui permet au vrai nom de survivre. L'enregistrement principal est l'enregistrement le plus ancien. Un filtre configuré pour correspondre à un ou plusieurs enregistrements détecte les correspondances où seul un enregistrement contient l'espace réservé.

    Merge Rules Dedupely avec Indisponible et 0 pour défaillance du prénom

  3. 3. Faire correspondre sur l'adresse quand le numéro de téléphone diffère

    Un vrai doublon n'est pas apparu dans les recherches par téléphone car les deux enregistrements avaient des numéros différents. Une recherche sur l'adresse l'a trouvé : nom de famille (Similar), numéro de maison, les deux premiers mots de la rue et code postal.

  4. 4. Automatiser les correspondances sûres, vérifier le reste

    Cette recherche d'adresse, avec le numéro de téléphone ajouté, s'exécute maintenant sur Auto Merge, en numérisant et en fusionnant dans une boucle continue. Un contact à moitié saisi ne fusionne que si les cinq champs correspondent. Une fois activé, il a fusionné ses premières correspondances immédiatement. Une recherche distincte reste manuelle, et l'équipe de confirmation vérifie maintenant les correspondances possibles avant d'appeler, au lieu de la feuille de calcul quotidienne.

Ce que la déduplication a changé

1 600+ enregistrements en doublon fusionnés

L'entreprise a fusionné 800 correspondances, combinant au moins 1 600 enregistrements dupliqués. Aujourd'hui, Dedupely synchronise 26 162 enregistrements pour l'entreprise.

Plus de feuille de calcul quotidienne

L'équipe de confirmation recherche maintenant les doublons dans Dedupely au lieu d'une feuille de calcul reconstruite chaque jour. Après un an sans fusion, la directrice a recommencé à laisser l'équipe accéder et l'entraîne sur les recherches manuelles et automatiques. En observant les résultats d'Auto Merge, elle a dit qu'il n'y avait rien qui la fasse douter qu'ils devraient fusionner.

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