Caso di studio

Come un'azienda di software sanitario ha eliminato i duplicati una sola volta tra HubSpot e Salesforce con Dedupely

  • Salesforce
  • Anni di dati legacy
  • Integrazione o sincronizzazione
  • Sanità
  • 140,000+ record duplicati uniti
  • 60,000+ corrispondenze unite dal nuovo team
  • 500,000+ Record Salesforce sincronizzati con Dedupely

Una corrispondenza è un insieme di record duplicati fusi in un unico record. Ogni corrispondenza contiene almeno due record, quindi il numero di record fusi è almeno il doppio del numero di corrispondenze.

Da dove provengono i duplicati

Dieci anni di dati, due sistemi

L'azienda sviluppa software di gestione dei farmaci ed è in attività da 15 a 20 anni. Marketing gestisce HubSpot, vendite e RevOps gestiscono Salesforce, e HubSpot si sincronizza in Salesforce, dove i Contatti HubSpot arrivano come Lead.

Il team era chiaro: nessuna causa unica. Due cose si sono distinte:

  • Anni di dati storici. I record risalivano almeno a cinque e fino a dieci anni fa, e la stessa persona poteva avere un'email personale su un record e un'email di lavoro su un altro.
  • Una grande sincronizzazione invece di un'importazione. Quando Salesforce è stato configurato, centinaia di migliaia di lead sono stati trasferiti da HubSpot tramite la sincronizzazione anziché importati correttamente. Questo significava che i duplicati potevano esistere in entrambi i sistemi.
Un team di tecnologia sanitaria al lavoro

Cosa hanno rotto i duplicati

Ogni decisione, presa due volte

Con due sistemi connessi, ogni duplicato richiedeva un doppio lavoro. Tenere aggiornato un record in un sistema significava farlo anche nell'altro. RevOps è stata chiara: il team non voleva unire tutti i duplicati in un sistema per poi ripeterlo nell'altro.

Una pulizia senza proprietario

La pulizia era iniziata sotto qualcuno del team di marketing che in seguito ha lasciato l'azienda, e il progetto ha perso il suo proprietario. Il manager di marketing e il suo team lo hanno ripreso come un progetto più ampio per unire i Contatti HubSpot duplicati e i Lead e Contatti Salesforce, con un tirocinante portato per aiutare. Prima di trovare la configurazione esistente, il tirocinante stava costruendo il suo elenco di duplicati manualmente.

Non tutti i match sono duplicati

Il team era altrettanto preoccupato di unire i record sbagliati. Una persona che ha lavorato in due aziende diverse non dovrebbe diventare un unico record, il team non voleva perdere un secondo indirizzo email durante l'unione, e i record con proprietari diversi non dovevano mai unirsi.

Come sono stati risolti i duplicati

  1. 1. Unisci una sola volta, in entrambi i sistemi

    Con il team Customer Success di Dedupely, hanno lavorato con l'integrazione HubSpot e Salesforce attivata. In questo modo, ogni unione arriva in entrambi i sistemi contemporaneamente, e ogni decisione viene presa una sola volta.

  2. 2. Inizia con le corrispondenze ovvie

    Le prime ricerche hanno puntato ai risultati facili: match su nome, cognome, telefono e nome azienda, con Contact Owner impostato su Exact. Richiedere lo stesso proprietario significava che questi match non necessitavano di approvazione manuale. Last Name era impostato su Similar per gestire piccoli errori di battitura, e Phone su Similar per evitare che parentesi, più e punti bloccassero una corrispondenza.

  3. 3. Mantieni separati i record con proprietari diversi

    Per i record senza proprietario, hanno clonato la ricerca, impostato il Proprietario Contatto su Nessuno e aggiunto un filtro per Proprietario Contatto vuoto. Insieme, le due ricerche non mettevano mai due record con proprietari diversi nella stessa corrispondenza, quindi questi casi vengono lasciati al team per decidere.

  4. 4. Concordate le regole, poi inseritele in Merge Rules

    Lo stagista ha raccolto le decisioni del team in un documento, e quelle sono state impostate come Merge Rules:

    • Record primario: il record più vecchio vince.
    • Email: una Lose Rule fa sì che l'email del record creato più di recente non vinca, e Dedupely la conserva nel record come secondo indirizzo, in modo che nessun indirizzo vada perso.
    • Stato del lead: cinque Win Rules, controllate da cima a fondo, decidono quale stato sopravvive: Unqualified prima, poi Qualified, Nurturing, Working e New.

    I valori vuoti non sovrascrivono mai i dati esistenti.

    Dedupely Merge Rules con una Email Lose Rule su Create Date e Win Rules su Lead Status

  5. 5. Prova, controlla, poi unisci in massa

    I casi con lo stesso nome ma azienda diversa sono andati in una ricerca a parte, verificati rispetto ad altre fonti anziché uniti. Per il resto, l'approccio è stato unire alcuni match uno per uno, controllare ogni risultato nella cronologia delle proprietà del contatto in HubSpot (dove i merge di Dedupely sono etichettati), mostrare alcuni a management per l'approvazione, poi unire in massa. Ogni merge è salvato in Merge History, esportabile come CSV.

Cosa è cambiato con la deduplicazione

60.000+ corrispondenze unite dal nuovo team

Quando il nuovo team ha preso in carico, Merge History mostrava poco più di 9.000 unificazioni. Da allora, il team ha unificato più di 60.000 corrispondenze, portando il totale a oltre 70.000 corrispondenze e almeno 140.000 record duplicati, su più di 500.000 record Salesforce. Con l'integrazione attiva, ogni unificazione ha raggiunto entrambi i sistemi.

Un'impostazione che chiunque può avviare

Dopo la configurazione iniziale, la responsabile marketing ha detto che Dedupely aveva le funzionalità necessarie e sembrava facile da usare. Con le regole scritte e configurate in Dedupely, la prossima persona può continuare la pulizia dove è stata interrotta.

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