Cas client

Comment une Entreprise Santé a Éliminé les Doublons Répétés dans HubSpot et Salesforce avec Dedupely

  • Salesforce
  • Des années de données héritées
  • Intégration ou synchronisation
  • Santé
  • 140,000+ enregistrements en doublons fusionnés
  • 60,000+ correspondances fusionnées par la nouvelle équipe
  • 500,000+ Enregistrements Salesforce synchronisés avec Dedupely

Une correspondance est un ensemble d'enregistrements en double fusionnés en un seul enregistrement. Chaque correspondance contient au moins deux enregistrements, donc le nombre d'enregistrements fusionnés est au moins le double du nombre de correspondances.

D'où venaient les doublons

Dix ans de données, deux systèmes

L'entreprise développe un logiciel de gestion des médicaments et exerce son activité depuis 15 à 20 ans. Le marketing utilise HubSpot, les ventes et RevOps utilisent Salesforce, et HubSpot se synchronise dans Salesforce, où les Contacts HubSpot arrivent en tant que Leads.

L'équipe était claire qu'il n'y avait pas une seule cause. Deux choses se sont démarquées :

  • Des années de données historiques. Les enregistrements remontaient entre cinq et dix ans. Une même personne pouvait avoir une adresse email personnelle sur un enregistrement et une adresse professionnelle sur un autre.
  • Une grande synchronisation au lieu d'une importation. Lors de la configuration de Salesforce, des centaines de milliers de prospects provenant de HubSpot ont été synchronisés plutôt qu'importés correctement. Cela signifiait que des doublons pouvaient exister dans les deux systèmes.
Une équipe technologique santé au travail

Problèmes causés par les doublons

Chaque décision, prise deux fois

Avec deux systèmes connectés, chaque doublon était un travail en double. Garder un enregistrement à jour dans un système signifiait aller dans l'autre et mettre à jour l'enregistrement correspondant. RevOps l'a dit clairement : l'équipe ne voulait pas fusionner d'un côté et tout refaire de l'autre.

Un nettoyage sans propriétaire

Le nettoyage avait été lancé par quelqu'un de l'équipe marketing qui a quitté l'entreprise après, et le projet s'est retrouvé sans propriétaire. Le responsable marketing et son équipe l'ont repris en tant que projet plus important, fusionnant les Contacts HubSpot en double et les Leads et Contacts Salesforce, avec un stagiaire en renfort. Avant de découvrir le système existant, le stagiaire construisait sa propre liste de doublons manuellement.

Toute correspondance n'est pas un doublon

L'équipe craignait tout autant de fusionner les mauvais enregistrements. Une personne ayant travaillé dans deux entreprises différentes ne devrait pas devenir un seul enregistrement, l'équipe ne voulait pas perdre une deuxième adresse email lors d'une fusion, et les enregistrements ayant des propriétaires différents ne devaient pas se fusionner du tout.

Comment les doublons ont été résolus

  1. 1. Fusionner une fois, dans les deux systèmes

    Avec l'équipe de réussite client de Dedupely, ils ont travaillé avec l'intégration HubSpot et Salesforce activée. De cette façon, chaque fusion arrive dans les deux systèmes en même temps, et chaque décision n'est prise qu'une seule fois.

  2. 2. Commencez par les doublons évidents

    Les premières recherches ont visé les gains faciles : correspondances sur prénom, nom de famille, téléphone et nom d'entreprise, avec Contact Owner défini sur Exact. Exiger le même propriétaire signifiait que ces correspondances n'avaient jamais besoin de quelqu'un pour décider quel enregistrement gagne. Last Name a été défini sur Similar pour que les petites fautes de frappe correspondent quand même, et Phone sur Similar pour que les crochets, signes plus et points ne bloquent pas une correspondance.

  3. 3. Séparez les enregistrements aux propriétaires différents

    Pour les enregistrements sans propriétaire, ils ont cloné la recherche et défini Contact Owner sur Aucun. Les deux recherches ne mettaient jamais deux enregistrements avec des propriétaires différents dans la même correspondance.

  4. 4. Définissez vos règles, puis écrivez-les dans Merge Rules

    Le stagiaire a rassemblé les décisions de l'équipe dans un document, et celles-ci ont été définies en tant que Merge Rules:

    • Enregistrement Principal : la fiche la plus ancienne l'emporte.
    • E-mail : Une Règle Perdante fait en sorte que l'email de l'enregistrement créé le plus récemment soit rejeté, et Dedupely le conserve sur l'enregistrement en tant que deuxième email, pour qu'aucune adresse ne soit perdue.
    • Statut du lead : Cinq Règles Gagnantes, vérifiées de haut en bas, décident quel statut survit : d'abord Non qualifié, puis Qualifié, Suivi, En cours et Nouveau.

    Les valeurs vides ne remplacent jamais les données existantes.

    Dedupely Merge Rules avec une Règle Lose d'e-mail sur Date de création et Règles Win sur Statut du lead

  5. 5. Tester, vérifier, puis fusionner en masse

    Les cas de même nom mais d'entreprises différentes ont été mis dans leur propre recherche, à vérifier par rapport à d'autres sources plutôt que fusionnés. Pour le reste, fusionner quelques correspondances une par une, vérifier chaque résultat dans l'historique des propriétés du contact dans HubSpot, où les fusions Dedupely sont étiquetées, montrer plusieurs à la direction pour approbation, puis fusionner en masse. Chaque fusion est enregistrée dans Merge History, exportable en CSV.

Ce que la déduplication a changé

Plus de 60 000 correspondances fusionnées par la nouvelle équipe

À l'arrivée de la nouvelle équipe, Merge History indiquait un peu plus de 9 000 fusions. Depuis, elle a fusionné plus de 60 000 paires, portant le total à plus de 70 000, avec au moins 140 000 enregistrements en double répartis parmi plus de 500 000 enregistrements Salesforce. L'intégration activée a permis à chaque fusion de se propager aux deux systèmes.

Un paramétrage prêt pour le suivant

Après avoir parcouru la configuration, la responsable marketing a dit que Dedupely avait les fonctionnalités dont elle avait besoin et qu'il était facile à utiliser. Avec les règles écrites et configurées dans Dedupely, la personne suivante peut reprendre le nettoyage là où elle l'a laissé.

Associé

Nettoyez vos doublons Salesforce et HubSpot aujourd'hui

Essayer gratuitement Contacter les ventes
Aller au contenu