Historia de cliente

Cómo una empresa de software sanitario dejó de limpiar los mismos duplicados dos veces en HubSpot y Salesforce con Dedupely

  • Salesforce
  • Años de datos heredados
  • Integración o sincronización
  • Asistencia sanitaria
  • 140,000+ registros duplicados fusionados
  • 60,000+ coincidencias fusionadas por el nuevo equipo
  • 500,000+ Registros de Salesforce sincronizados con Dedupely

Una coincidencia es un conjunto de registros duplicados fusionados en un único registro. Cada coincidencia contiene al menos dos registros, por lo que el número de registros fusionados es al menos el doble que el número de coincidencias.

De dónde vinieron los duplicados

Diez años de datos, dos sistemas

La empresa desarrolla software de gestión de medicamentos y lleva 15-20 años en el sector. Marketing usa HubSpot, ventas y RevOps usan Salesforce, y HubSpot se sincroniza con Salesforce, donde los Contactos de HubSpot llegan como Salesforce Leads.

Estaba claro que no había una única causa. Dos cosas se destacaban:

  • Años de datos históricos. Los registros se remontaban de cinco a diez años, y la misma persona podía tener un correo personal en un registro y uno de trabajo en otro.
  • Una sincronización grande en lugar de una importación. Cuando se configuró Salesforce, se pasaron cientos de miles de clientes potenciales desde HubSpot a través de la sincronización en lugar de importarlos limpiamente. Eso significaba que podían existir duplicados en ambos sistemas.
Un equipo de tecnología sanitaria trabajando

Lo que los duplicados rompieron

Cada decisión, tomada dos veces

Con dos sistemas conectados, cada duplicado era el doble de trabajo. Mantener un registro en un sistema significaba ir al otro y mantener también el registro coincidente. RevOps lo dejaba claro: el equipo no quería hacer toda la fusión en un sistema y luego tener que repetirla en otro.

Una limpieza sin responsable

La limpieza había comenzado bajo alguien del equipo de marketing que luego dejó la empresa, perdiendo el proyecto a su responsable. El manager de marketing y su equipo lo retomaron como un proyecto mayor para fusionar Contacts duplicados de HubSpot y Leads y Contacts de Salesforce, con un becario para ayudar. Antes de encontrar la configuración existente, el becario había estado construyendo su propia lista de duplicados manualmente.

No todas las coincidencias son duplicados

El equipo estaba igual de preocupado por fusionar registros incorrectos. Una persona que trabajó en dos empresas diferentes no debería ser un registro, no querían perder una segunda dirección de correo al fusionar, y registros con propietarios diferentes nunca deberían fusionarse.

Cómo se solucionaron los duplicados

  1. 1. Fusiona una vez, en ambos sistemas

    Con el equipo de atención al cliente de Dedupely, trabajaron con la integración de HubSpot y Salesforce activada. De esa manera, cada fusión aterriza en ambos sistemas a la vez, y cada decisión se toma solo una vez.

  2. 2. Comienza con los duplicados obvios

    Las primeras búsquedas iban tras los logros fáciles: coincidencias en nombre, apellido, teléfono y nombre de empresa, con Propietario configurado en Exacto. Requerir el mismo propietario significaba que estas coincidencias nunca necesitaban que alguien decidiera cuyo registro gana. Apellido fue configurado como Similar para que pequeños errores tipográficos coincidan, y Teléfono como Similar para que paréntesis, signos más y puntos no bloqueen una coincidencia.

  3. 3. Mantén separados los registros de propietarios distintos

    Para registros sin propietario, clonaron la búsqueda, configuraron Propietario del contacto como Ninguno y añadieron un filtro para Propietario del contacto está en blanco. Juntas, las dos búsquedas nunca ponían dos registros con propietarios diferentes en la misma coincidencia, dejando esos casos para que el equipo decidiera.

  4. 4. Acuerda las reglas y luego configúralas en Merge Rules

    El pasante recopiló las decisiones del equipo en un documento, y esas se configuraron como Merge Rules:

    • Registro principal: el registro más antiguo gana.
    • Email: Una regla perdedora hace que el correo del registro creado más recientemente pierda, pero Dedupely lo guarda como segundo correo en el registro, para que no se pierda ninguna dirección.
    • Estado del lead: cinco reglas ganadoras, revisadas de arriba a abajo, deciden qué estado permanece: Unqualified primero, luego Qualified, Nurturing, Working y New.

    Los valores en blanco nunca sobrescriben datos existentes.

    Merge Rules de Dedupely con regla de pérdida en Correo para Fecha de creación y reglas de victoria para Estado de cliente potencial

  5. 5. Prueba, comprueba y luego fusiona en lote

    Los casos con el mismo nombre pero distinta empresa fueron a su propia búsqueda, para verificarse contra otras fuentes en lugar de fusionarse. Para el resto, el enfoque fue fusionar algunas coincidencias una a una, comprobar cada resultado en el historial de propiedades del contacto en HubSpot, donde las fusiones realizadas por Dedupely están etiquetadas, mostrar algunos a la administración para su aprobación y luego fusionar en lote. Cada fusión se guarda en Merge History, que se puede exportar como CSV.

Cómo cambió la deduplicación

60.000+ coincidencias fusionadas por el nuevo equipo

Cuando el nuevo equipo tomó el control, el Merge History mostraba poco más de 9.000 fusiones. Desde entonces, el equipo ha fusionado más de 60.000 coincidencias, llevando el total a más de 70.000 coincidencias y al menos 140.000 registros duplicados, de más de 500.000 registros de Salesforce. Con la integración activada, cada una de esas fusiones alcanzó ambos sistemas.

Una configuración que el siguiente puede poner en marcha

Después de recorrer la configuración, el responsable de marketing dijo que Dedupely tenía la funcionalidad que necesitaban y parecía fácil de usar. Con las reglas escritas y configuradas en Dedupely, la siguiente persona puede continuar la limpieza donde se quedó.

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