TL;DR
- A deduplicação costuma parar depois do primeiro olhar, porque a primeira mesclagem parece arriscada.
- Uma limpeza avança mais rápido quando uma pessoa é responsável por ela e tem um primeiro passo padrão.
- Saber o que é um duplicado no seu CRM e o que o registro mesclado deve manter.
- Mescle primeiro os duplicados de que você tem certeza e revise os grupos duvidosos antes de decidir.
- O Dedupely Intelligence mostra seus duplicados sem configuração, para que você veja a prévia de cada mesclagem antes.
Muitas equipes conectam o CRM, olham os duplicados e param. A lista é longa, a primeira mesclagem parece um risco, e ninguém sabe por onde começar.
Essa pausa é comum e compreensível. Ninguém quer estragar os dados nem ser quem mesclou os registros errados.
Passam semanas, chegam novos duplicados, e a lista só fica mais longa. A saída é tornar o primeiro passo pequeno e óbvio. Neste artigo, você vai ver por que a deduplicação estagna, como o Dedupely Intelligence oferece um primeiro passo e o que decidir antes de mesclar.
Porque é que a deduplicação para depois da primeira análise
Pelo que tenho visto, as equipes ficam muitas vezes paradas na primeira decisão. Depois de tomada, as seguintes ficam mais fáceis.
A primeira mesclagem parece arriscada
Em muitos CRM as mesclagens são permanentes. Antes da primeira, é natural ter receio de perder um telefone, um responsável ou o histórico de um negócio.
Há também um lado pessoal. Se algo der errado, alguém precisa explicar, e ninguém quer ficar mal visto diante das vendas.
Ninguém quer ficar com isso
A deduplicação fica entre equipes. As vendas vivem com os duplicados, o marketing cria alguns, e pede-se à equipe de RevOps ou a um administrador que os resolva.
Quando ninguém manda, todos esperam que outro tome a primeira decisão.
Há lugares demais por onde começar
Começar por contatos ou empresas, email ou nome, correspondências exatas ou aproximadas? Cada escolha parece precisar de outra primeiro, por isso o projeto fica na fase de planejamento.
29% das equipes disseram que as limpezas as expuseram ao risco de sobrescrever status de clientes, perder registros vinculados ou mesclar as contas erradas.
Torne o primeiro passo um passo padrão
A forma mais fácil de destravar um início parado é remover a primeira decisão. O Dedupely Intelligence é esse passo padrão: você o abre e olha os resultados.
Sem configurações de correspondência para escolher
O Dedupely Intelligence é uma correspondência criada com IA que encontra padrões complexos de duplicados sem nenhuma configuração de correspondência. Você não escolhe campos, tipos de correspondência nem filtros antes de ver qualquer coisa.
As varreduras rodam automaticamente depois que o CRM é conectado. Por enquanto, cobrem contatos, empresas e leads. Os planos anuais as incluem por completo; nos outros planos e no teste, você vê uma prévia dos resultados.
Os dados do seu CRM continuam privados
A IA é usada só para desenhar a lógica de correspondência. A correspondência em si roda como código fixo na infraestrutura do Dedupely, e os dados do CRM nunca são enviados para modelos de IA externos.
Os resultados mostram com o que você está lidando
Os resultados mostram conjuntos de duplicados que você talvez nunca tenha pensado em procurar. Mesmo antes de mesclar qualquer coisa, eles mostram que tipos de duplicados o seu CRM tem.
O que fazer com os primeiros resultados
A partir dos resultados, há dois caminhos. Muitas equipes usam ambos.
Comece por mesclar o que é certo
Comece pelos conjuntos que mesclaria sem pensar duas vezes. Muitas vezes são os óbvios, como a mesma pessoa com o mesmo email e nome.
Visualize a prévia de cada mesclagem antes de executá-la. Algumas mesclagens limpas geram mais confiança do que qualquer quantidade de planejamento.
Use os resultados como inspiração para as suas pesquisas
Os resultados também mostram padrões. Talvez muitos duplicados compartilhem um número de telefone, ou os nomes de empresas só diferem por "Inc." ou "LLC".
Esses padrões indicam quais pesquisas de duplicados criar e quão abrangente ou rigoroso deve ser cada campo.
Revise o que é duvidoso e rejeite o que não é duplicado
Alguns grupos não vão ser claros de início. Deixe-os sem mesclar até decidir o que conta como duplicado no seu CRM.
Outros conjuntos não serão duplicados para a sua equipe. Se tiver a certeza, rejeite a correspondência e ela não voltará a aparecer nas suas pesquisas.
Saber o que é um duplicado e o que a mesclagem deve manter
O que conta como duplicado depende de cada caso. O que uma equipe considera duplicado pode não o ser para outra.
Definir o duplicado
Veja o que faz dois registros serem o mesmo no seu CRM e onde se sobrepõem. Duas empresas num domínio podem ser uma conta, ou duas filiais que mantém separadas.
Quando sabe isso, pode definir com que rigor cada campo deve corresponder.
Defina o resultado da mesclagem
Decida como deve ficar o registro sobrevivente. Qual é o registro principal: o mais antigo, o mais recente ou o que tem mais dados?
Depois decida campo a campo que valor ganha. O responsável, a fase do ciclo de vida e o cancelamento de emails costumam merecer mais atenção.
Segurança integrada para uma primeira mesclagem
O Dedupely Intelligence está pensado para manter a primeira mesclagem pequena e visível.
| A preocupação | O que está em vigor |
|---|---|
| Mesclar milhares de registros por engano | Sem mesclagem automática nem "Select All" para toda a base de dados |
| Mesclar registros que parecem iguais mas não são | As correspondências de risco, como grupos muito grandes ou dados de exemplo como test@test.com, ficam fora dos resultados principais |
| Perder os valores certos | Aplica-se a sua escolha de qual registro permanece e qual valor ganha, e você visualiza a prévia de cada mesclagem |
| Perder histórico | As atividades e associações passam para o registro sobrevivente |
| Precisar de verificar uma mesclagem mais tarde | Cada mesclagem fica registrada num histórico que pode exportar como CSV |
Mesclagens não podem ser desfeitas: elas acontecem diretamente no seu CRM, e a maioria dos CRMs também não consegue desfazê-las. A maioria das mesclagens da Dedupely pode ser desfeita em 30 dias, mas trate toda mesclagem como permanente. O histórico exportado guarda os valores originais, então os registros podem ser recriados se necessário. Veja como desfazer uma mesclagem.
Tenha ajuda de pessoas que fazem isto todos os dias
Não tem que tomar as primeiras decisões sozinho. A equipe de Customer Success do Dedupely vê e resolve problemas de duplicados todos os dias.
O Customer Success é ilimitado em todos os planos e no teste, por Zoom, chat ou email. Traga os primeiros resultados e as suas dúvidas, e façam juntos as primeiras mesclagens.
Como dar o primeiro passo com o Dedupely Intelligence
Conecte o seu CRM, abra o Dedupely Intelligence e veja os duplicados que ele encontra em contatos, empresas e leads, sem configuração. A partir daí, visualize a prévia e mescle os conjuntos de que você tem certeza, rejeite as correspondências falsas e use os padrões para criar suas próprias pesquisas de duplicados.
A primeira mesclagem é a mais difícil
A deduplicação trava muitas vezes no início: a primeira mesclagem parece arriscada, ninguém é responsável e cada escolha parece exigir outra antes. Um primeiro passo padrão tira quase todo esse peso.
Depois de ver os resultados, os passos seguintes ficam menores. Mescle o que você tem certeza, revise o que é duvidoso e rejeite o que não é duplicado. O que você aprender decide o que é um duplicado e o que cada mesclagem deve manter.
Perguntas frequentes
Por onde começar a deduplicação do CRM?
Comece pelos duplicados óbvios, normalmente correspondências exatas em campos como o email para contatos e o domínio para empresas. Mescle um pequeno lote de que tenha a certeza e verifique os resultados. Depois decida o que conta como duplicado no seu CRM e use isso para criar pesquisas mais abrangentes para o resto.
Porque é que mesclar duplicados num CRM assusta?
Porque as mesclagens são permanentes em muitos CRMs, e uma mesclagem errada pode perder um responsável, um telefone ou registros vinculados. Além disso, ela aparece: alguém tem que explicá-la. Pré-visualizar cada mesclagem, começar pequeno e manter uma exportação dos valores originais tornam as primeiras mesclagens muito mais seguras.
Quem deve ser responsável pela deduplicação do CRM?
Deve ser uma pessoa a liderar, normalmente um administrador do CRM ou alguém de RevOps, com um ou dois substitutos. Vendas, marketing e suporte têm todos interesse, por isso acordem em conjunto o que conta como duplicado. Um único responsável evita que o projeto pare enquanto todos esperam por outro.
O que devo decidir antes da primeira mesclagem?
Decida o que torna dois registros duplicados no seu CRM e como deve ficar o registro mesclado. Isso implica escolher o registro principal, como o mais antigo ou o que tem mais dados. Depois escolha, campo a campo, que valor ganha, sobretudo para responsável, fase do ciclo de vida e cancelamentos de assinatura.
O que faço a uma correspondência que não é um duplicado?
Rejeite-a, quando tiver certeza de que os registros são diferentes. Se a ferramenta permitir rejeitar uma correspondência, faça isso, para que ela não volte em pesquisas posteriores. Anote por que não é duplicado, como uma caixa compartilhada ou uma filial regional, para que o motivo fique claro para a equipe.
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