TL;DR
- O argumento que convence a liderança a financiar uma limpeza do CRM varia de empresa para empresa.
- Verificar e mesclar à mão um registro duplicado demora cerca de 4 minutos.
- Multiplique os registros duplicados por 4 minutos e divida por 60 para obter as horas de limpeza manual.
- Uma contagem de duplicados aguenta-se quando a equipe concorda sobre o que conta como duplicado.
- O Dedupely mostra a escala dos seus duplicados sem configuração e depois visualiza a prévia de cada mesclagem.
Muitas pessoas que me perguntam como obter orçamento para limpar o CRM já sabem que os dados estão maus. Viram o mesmo cliente três vezes, relatórios que não batem certo e comerciais a discutir contas. O que precisam é de uma forma de o explicar a alguém que não abre o CRM todos os dias.
Não há um argumento único que funcione com todas as lideranças. Umas respondem ao custo, outras ao risco, outras à conformidade, e algumas nem precisam de ser convencidas.
Neste artigo, explico o que resulta em cada caso, uma fórmula para o custo da limpeza manual e o que levar.
O que convence a liderança depende da empresa
O que vejo: Os argumentos que convencem são diferentes em cada empresa. Uma equipe liderada pelo financeiro quer um custo, e um líder de vendas quer saber que contas estão em risco. Uma empresa de um setor regulado preocupa-se sobretudo em encontrar todos os registros de um cliente.
E às vezes a direção já está convencida. Viu os relatórios e está à espera de um plano.
O que fazer: Descubra qual destes interessa à liderança antes de preparar o argumento. Depois comece por esse, e guarde os outros argumentos como reserva.
Comece pelo que é um duplicado no seu CRM
O que vejo: Um argumento cai muitas vezes com uma pergunta: "Como sabe que são duplicados?" Se o número muda sempre, ninguém confia nele.
O que conta como duplicado depende do caso. Uma equipe vê duas filiais de uma empresa como duplicados; outra as mantém separadas de propósito. Dois contatos que compartilham uma caixa info@ podem ser uma pessoa ou duas.
O que fazer: Combinem o que torna um registro um duplicado no seu CRM antes de conte os seus duplicados. Comece pelos óbvios, normalmente correspondências exatas de email em contatos ou de domínio em empresas. Isso dá a você um piso que ninguém contesta.
Ponha um número na limpeza manual
O que vejo: A liderança assume muitas vezes que uma limpeza é uma tarefa rápida para alguém da equipe. Na prática, cada duplicado passa por todo um processo.
Pelo que tenho visto, verificar um duplicado à mão leva cerca de 4 minutos. Você compara os registros, decide quais valores manter, mescla e confere o resultado. Alguns levam menos, outros bem mais.
O que fazer: Transforme o número de duplicados em horas, e depois em dinheiro. Os dois passos abaixo funcionam com qualquer contagem e qualquer custo por hora.
O que significa "duplicados" na fórmula
Conte os registros a mais que uma limpeza removeria. Um conjunto de três registros para um cliente conta como dois duplicados, porque um registro permanece.
Isso mantém o número perto do trabalho: cada registro a mais é mais uma comparação e mais uma mesclagem.
Passo 1: horas
Horas = duplicados × 4 minutos ÷ 60.
Se os seus duplicados forem mais difíceis de avaliar, use um número de minutos mais alto. A tabela mostra a rapidez com que as horas crescem.
| Duplicados | Minutos (× 4) | Horas (÷ 60) |
|---|---|---|
| 5.000 | 20.000 | Cerca de 333 |
| 25.000 | 100.000 | Cerca de 1.667 |
| 100.000 | 400.000 | Cerca de 6.667 |
| 240.000 | 960.000 | 16.000 |
Veja a última linha: 240.000 duplicados × 4 minutos são 960.000 minutos, ou 16.000 horas. Com uma semana de trabalho de 40 horas, são 400 semanas de uma pessoa a não fazer mais nada.
Passo 2: custo
Custo = horas × custo por hora de quem faz o trabalho.
Use o custo total do tempo dessa pessoa, que a equipe financeira pode fornecer a você. Se várias pessoas dividirem o trabalho, use uma média.
24% das equipes disseram perder muitas horas em mesclagens manuais e limpeza de planilhas.
Mostre o que a limpeza evita
O que vejo: Para muitos líderes, a estimativa de tempo abre a conversa e os problemas evitados fecham-na. Relatórios contando em dobro, vendedores na mesma conta, uma fatura do CRM mais alta e uma migração atrasada já existem no negócio, por isso é fácil apontá-los.
O que fazer: Escolha dois ou três exemplos do seu próprio CRM. Um cliente real contado três vezes convence mais do que qualquer média.
Quando o argumento é a conformidade
O que vejo: Em algumas empresas, o argumento decisivo é um processo de conformidade. Quando um cliente pede para ver os seus dados, ou para ser removido, cada duplicado é mais um registro que alguém tem que encontrar.
O mesmo vale para o consentimento de email. Se um registro cancelou a assinatura e o duplicado não, o cliente pode continuar a receber emails que pediu para deixar de receber.
O que fazer: Se a sua empresa tiver uma equipe de conformidade ou jurídica, pergunte o que precisam do CRM. Os requisitos deles podem pesar mais do que qualquer estimativa de custos.
Quando a direção se preocupa com o risco
O que vejo: Às vezes a direção concorda com o problema e mesmo assim diz não, porque mesclar parece arriscado. Em muitos CRMs as mesclagens não podem ser desfeitas, e ninguém quer ser quem perdeu o histórico de uma conta-chave.
O que fazer: Mostre como você vai controlar o risco. Comece pelas correspondências exatas e visualize a prévia das mesclagens antes que aconteçam. Mantenha um registro dos valores originais, e envie as correspondências duvidosas para revisão de uma pessoa.
Um plano com passos claros é muitas vezes o que transforma um "talvez mais tarde" num sim.
O que levar à reunião
Seja breve. Um argumento de uma página faz muitas vezes mais do que uma apresentação longa:
- Sua definição de duplicado, em uma ou duas frases.
- O número de duplicados de cada objeto, a começar pelos duplicados óbvios.
- A estimativa manual em horas, e o custo se tiver um valor por hora.
- Dois ou três exemplos reais de problemas causados por duplicados.
- Como vai controlar o risco, e o que vai mesclar primeiro.
- O que impede a entrada de novos duplicados depois de o acumulado estar limpo.
Como o Dedupely ajuda a dimensionar e executar a limpeza
A primeira análise do Dedupely mostra quantos duplicados ele encontra nos seus contatos, empresas e leads, sem configurações de correspondência. Para o número que você leva à liderança, crie pesquisas de duplicados que sigam a sua própria definição. Depois defina regras sobre qual valor vence e visualize a prévia de cada mesclagem.
Um caso que a direção pode verificar
O argumento mais forte para uma limpeza é um que a liderança possa verificar. Isso significa uma definição acordada de duplicado, uma contagem baseada nela e uma fórmula que qualquer pessoa possa rodar de novo.
A partir daí, o que ganha a decisão depende da empresa: horas poupadas, problemas evitados, conformidade ou um plano que faça a mesclagem parecer segura. Comece pelo que mais importa à sua liderança.
Perguntas frequentes
Como convenço a liderança a investir na limpeza dos dados do CRM?
Descubra primeiro o que importa para a sua liderança: custo, problemas evitados, conformidade ou risco. Depois leve uma contagem de duplicados com base numa definição acordada e uma estimativa do tempo de limpeza manual. Junte dois ou três exemplos reais de problemas causados por duplicados e um plano para controlar o risco de mesclar.
Quanto tempo demora a mesclar duplicados manualmente?
Pela minha experiência, cerca de 4 minutos por duplicado é uma estimativa razoável. Cada um implica comparar registros, decidir que valores manter, mesclar e verificar o resultado. A esse ritmo, 5.000 duplicados levam cerca de 333 horas de trabalho, e 240.000 duplicados levam 16.000 horas.
Como se calcula o ROI da deduplicação do CRM?
Comece pelo custo de o fazer à mão. Multiplique o número de duplicados pelos minutos por duplicado, divida por 60 e multiplique por um custo por hora. Depois some o que a limpeza evita, como relatórios com contagens duplas e contas em disputa.
Quais são os riscos de uma limpeza do CRM?
O principal risco é mesclar registros que não são duplicados, ou perder valores importantes, já que em muitos CRMs as mesclagens não podem ser desfeitas. Você pode reduzi-lo começando por correspondências exatas e vendo a prévia das mesclagens. Guardar os valores originais e revisar à mão as correspondências duvidosas também ajuda.
Preciso de saber quantos duplicados tenho antes de pedir orçamento?
Ajuda muito, porque um número torna o caso mais fácil de verificar. Combine primeiro o que conta como duplicado no CRM e depois conte os óbvios, como correspondências exatas de email ou domínio. Esse número é um mínimo: critérios mais largos costumam encontrar mais, mas ninguém vai discutir o mínimo.
Ou cadastre-se com o Google
HubSpot Marketplace 
