TL;DR
- Subsidiárias, filiais e franchisings compartilham muitas vezes nome ou domínio e mesmo assim são clientes separados.
- Caixas compartilhadas como info@ podem vincular várias pessoas a um mesmo endereço de email.
- Familiares que compartilham um email podem ser um cliente ou vários, conforme o negócio.
- Antes de mesclar ou rejeitar registros relacionados, defina porque não são duplicados para a sua equipe.
- O Dedupely permite rejeitar registros relacionados como correspondências falsas, para ficarem fora de pesquisas futuras.
Alguns registros coincidem em todos os campos da pesquisa e mesmo assim não são duplicados.
Dois escritórios da mesma empresa compartilham um domínio. Três comerciais escrevem a partir de sales@. Um casal compra com um só endereço de email.
Se os mesclar por engano, dois clientes passam a ser um só registro, com um responsável e um conjunto de contratos e atividade. Se os deixar, voltam em cada pesquisa de duplicados e escondem os duplicados reais.
Neste artigo, vai ver tipos comuns de registros relacionados e porque parecem duplicados. Vai ver também como os tratar para deixarem de atrapalhar.
Porque é que os registros relacionados parecem duplicados
As pesquisas de duplicados comparam os campos que os registros compartilham: nome, email, domínio, telefone e endereço. Registros relacionados compartilham muitos desses mesmos campos, porque pertencem ao mesmo grupo, local ou família.
A diferença está fora dos dados. Duas contas de filial podem ter o mesmo domínio e um nome parecido, mas responsáveis, contratos e endereços de faturamento diferentes. Nada nos campos comparados indica isso.
É por isso que a linha entre relacionado e duplicado depende de cada caso: o que uma equipe considera duplicado, outra pode não considerar.
Uma equipe que vende um contrato a um grupo inteiro pode querer um só registro. Uma equipe que vende a cada filial precisa deles separados.
Casos comuns de registros relacionados
Subsidiárias
Uma empresa-mãe e as suas subsidiárias compartilham muitas vezes uma marca, um domínio ou um formato de email. Em muitos CRM são registros de empresa separados, com os seus próprios contatos, negócios e responsáveis.
Algumas equipes vendem ao grupo e tratam as subsidiárias como uma só conta. Outras vendem a cada subsidiária à parte e têm que as manter separadas.
Filiais regionais
As filiais e os escritórios de cada país compartilham muitas vezes o nome da empresa e por vezes o domínio. Podem diferir apenas na cidade, no país, num domínio de país como example.de e example.fr, ou um sufixo legal como GmbH.
Se a sua equipe encaminha contas por região, mesclar duas filiais põe o histórico de uma região sob o responsável de outra.
Franchisings
Os locais de um franchising compartilham o nome da marca e às vezes um domínio central, mas cada local é muitas vezes um negócio próprio com o seu dono. Para um fornecedor, cada franchisado pode ser um cliente à parte com faturas à parte.
Contas-mãe e filiais
Algumas equipes vinculam de propósito uma conta-mãe às contas filhas. As filhas repetem muitas vezes o nome, o setor e o domínio da mãe, por isso coincidem entre si e com a mãe.
Essas ligações existem para mostrar a estrutura, então mesclá-las anula o propósito delas. Alguns CRMs oferecem rótulos de empresa-mãe e filial justamente para isso.
Caixas compartilhadas
Endereços como info@, sales@ ou support@ pertencem a uma equipe. Várias pessoas podem preencher um formulário com o mesmo endereço compartilhado, então uma pesquisa por email as junta.
Para algumas equipes, a caixa compartilhada é o contato. Para outras, cada pessoa por trás dela é um contato distinto que apenas usou o endereço da equipe.
Familiares que compartilham um email
Nos negócios de consumo, uma família costuma compartilhar um email. Cônjuges, pais e filhos podem ser, cada um, um cliente ou paciente diferente.
Um negócio que fatura ao agregado familiar pode querer um só registro. Uma clínica ou escola que atende cada pessoa precisa de registros separados, mesmo com o mesmo email e telefone.
Registros relacionados num relance
| Maiúsculas | O que compartilham | Porque é que as equipes os mantêm separados |
|---|---|---|
| Subsidiárias | Marca, domínio, formato de email | Contratos, responsáveis e faturamento separados |
| Filiais regionais | O nome, por vezes o domínio | Territórios e responsáveis regionais |
| Franchisings | Nome da marca, por vezes um domínio central | Cada local é um negócio próprio |
| Contas-mãe e filiais | Nome, setor, domínio | A ligação mostra a estrutura de propósito |
| Caixas compartilhadas | Endereço de email | Várias pessoas atrás de um endereço |
| Familiares | Email, telefone, endereço | Cada pessoa pode ser um cliente diferente |
Primeiro, defina porque não são duplicados
Antes de decidir o que fazer com um grupo de registros relacionados, registre porque não são duplicados para a sua equipe. Um motivo claro facilita a decisão seguinte e ajuda a próxima pessoa que encontre o mesmo grupo.
Os duplicados reais também podem diferir no responsável ou no consentimento, por isso esses dados não decidem. Estas perguntas vão mais ao ponto:
- Os registros são a mesma entidade jurídica ou entidades diferentes?
- É o mesmo local, ou são escritórios, lojas ou filiais diferentes?
- São a mesma pessoa, ou pessoas diferentes atrás de um endereço?
- Vende, fatura ou atende cada um separadamente?
Se os registros são entidades, locais ou pessoas diferentes a quem você vende ou atende separadamente, são registros relacionados. Se são a mesma entidade, local ou pessoa digitada duas vezes, são duplicados, e mesclá-los é provavelmente a decisão certa.
Como tratar registros relacionados
Rejeite a correspondência quando tiver a certeza
Quando tiver a certeza de que um conjunto de registros não é um duplicado, rejeite a correspondência. Uma correspondência rejeitada não volta a aparecer nas pesquisas, por isso decide uma vez em vez de sempre que pesquisa.
Pergunte quando não tiver a certeza
Alguns grupos não são claros: duas filiais que podem ser o mesmo escritório, ou uma caixa compartilhada que pode ser uma pessoa. Envie-os a alguém que conheça as contas, como o responsável ou o gerente de conta, antes de alguém mesclá-los.
Restrinja a pesquisa
Se um tipo inteiro de registro relacionado continua a corresponder, mude a pesquisa em vez de rejeitar conjuntos um a um. Acrescente o país ou a cidade a uma correspondência pelo domínio para que as filiais deixem de emparelhar. Deixe endereços compartilhados como info@ fora das correspondências por email.
Vincule-os em vez de mesclar
Registros relacionados ainda podem ficar conectados. Um vínculo mãe–filial ou uma associação entre empresas mostra a relação sem perder o que torna cada registro distinto.
Como o Dedupely mantém os registros relacionados fora das suas mesclagens
No Dedupely, você rejeita as correspondências falsas, e um conjunto rejeitado fica de fora das suas pesquisas de duplicados atuais e futuras. Você pode enviar conjuntos pouco claros para revisão. Por padrão, o Dedupely também exclui correspondências arriscadas, como conjuntos com mais de 20 registros, para que grandes grupos relacionados não sejam mesclados em massa.
Mantenha os registros relacionados separados de propósito
Subsidiárias, filiais, franchisings, contas-mãe e filhas, caixas compartilhadas e famílias compartilham dados em que as pesquisas de duplicados assentam. Se são duplicados depende de como a sua equipe vende, fatura e serve, por isso a resposta pode variar de um CRM para outro.
Quando sabe porque é que um grupo não é um duplicado, o resto fica mais fácil. Rejeita o que tem a certeza, pergunta pelo que não tem e ajusta as pesquisas para que os mesmos registros relacionados deixem de voltar.
Perguntas frequentes
As filiais são duplicados num CRM?
Muitas vezes não, embora dependa de como sua equipe vende. As subsidiárias muitas vezes compartilham marca ou domínio, mas têm contratos, responsáveis e faturamento próprios. Se você vende a cada subsidiária separadamente, elas precisam de registros separados; se só vende ao grupo inteiro, um registro pode bastar.
Como trata contatos que compartilham um endereço de email?
Verifique primeiro se o email é uma caixa compartilhada, como info@, ou um endereço familiar. Se várias pessoas reais o usam, mantenha-as como contatos separados e rejeite a correspondência. Se o email pertence a uma só pessoa digitada duas vezes, mescle os registros como duplicados.
Deve mesclar as filiais regionais de uma empresa?
Depende de como a sua equipe trabalha: se cada filial tem o seu próprio responsável, território ou contrato, mantenha as filiais como registros separados. Se a equipe trata a empresa como uma só conta, mesclar pode ser o certo. Em qualquer caso, decida antes de qualquer mesclagem em massa, porque as filiais compartilham muitas vezes nome e domínio.
Qual é a diferença entre um duplicado e um registro relacionado?
Um duplicado é a mesma pessoa ou empresa digitada mais de uma vez. Um registro relacionado é uma pessoa ou empresa diferente ligada a outra, como uma subsidiária, uma filial ou um familiar. Registros relacionados costumam compartilhar campos, então podem parecer duplicados numa pesquisa.
Como evitar que falsos duplicados voltem a aparecer?
Rejeite a correspondência quando tiver a certeza de que os registros não são duplicados, para não voltar em pesquisas futuras. Se todo um tipo de registro continuar a corresponder, mude antes a pesquisa. Acrescente um campo como o país, ou deixe endereços compartilhados como info@ fora das correspondências de email.
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