TL;DR
- Deduplizierung stockt oft nach dem ersten Blick, weil sich der erste Merge riskant anfühlt.
- Eine Bereinigung geht schneller voran, wenn eine Person sie verantwortet und einen festen ersten Schritt hat.
- Wissen, was in Ihrem CRM ein Duplikat ist und was der zusammengeführte Datensatz behalten soll.
- Führen Sie zuerst die Duplikate zusammen, bei denen Sie sicher sind, und prüfen Sie unklare Gruppen, bevor Sie entscheiden.
- Dedupely Intelligence zeigt Ihre Duplikate ohne Einrichtung, damit Sie jeden Merge vorab sehen.
Viele Teams verbinden ihr CRM, sehen sich die Duplikate an und hören dann auf. Die Liste ist lang, der erste Merge fühlt sich riskant an, und niemand weiß, wo er anfangen soll.
Dieses Zögern ist verbreitet und verständlich. Niemand will die Daten durcheinanderbringen oder die Person sein, die die falschen Datensätze zusammengeführt hat.
Wochen vergehen, neue Duplikate kommen, und die Liste wird nur länger. Der Ausweg ist, den ersten Schritt klein und offensichtlich zu machen. In diesem Beitrag sehen Sie, warum Deduplizierung ins Stocken gerät, wie Dedupely Intelligence Ihnen einen ersten Schritt gibt und was vor dem Merge zu entscheiden ist.
Warum Deduplizierung nach dem ersten Blick ins Stocken gerät
Nach meiner Erfahrung bleiben Teams oft bei der ersten Entscheidung stehen. Ist sie gefallen, werden die nächsten leichter.
Der erste Merge fühlt sich riskant an
In vielen CRMs sind Merges endgültig. Vor dem ersten ist es normal, sich Sorgen zu machen, eine Telefonnummer, einen Owner oder eine Deal-Historie zu verlieren.
Es gibt auch eine persönliche Seite. Geht etwas schief, muss jemand es erklären, und niemand will vor dem Vertrieb schlecht dastehen.
Niemand will zuständig sein
Deduplizierung liegt zwischen den Teams. Der Vertrieb lebt mit den Duplikaten, das Marketing erzeugt einige davon, und RevOps oder ein Admin soll sie beheben.
Wenn niemand zuständig ist, warten alle darauf, dass jemand anderes den ersten Schritt macht.
Es gibt zu viele mögliche Startpunkte
Mit Kontakten oder Firmen beginnen, mit E-Mail oder Name, mit exakten oder ähnlichen Treffern? Jede Entscheidung scheint zuerst eine andere zu brauchen, also bleibt das Projekt in der Planungsphase.
29 % der Teams sagten, Bereinigungen brächten das Risiko, Kundenstatus zu überschreiben, verknüpfte Datensätze zu verlieren oder die falschen Accounts zusammenzuführen.
Machen Sie den ersten Schritt zum Standard
Der einfachste Weg aus einem festgefahrenen Start ist, die erste Entscheidung wegzunehmen. Dedupely Intelligence ist dieser Standardschritt: Sie öffnen es und sehen sich die Ergebnisse an.
Keine Abgleichseinstellungen zu wählen
Dedupely Intelligence ist mit KI gebauter Abgleich, der komplexe Duplikatmuster ohne Abgleichseinstellungen findet. Sie wählen weder Felder noch Abgleichstypen noch Filter, bevor Sie etwas sehen.
Scans laufen automatisch, sobald Ihr CRM verbunden ist. Derzeit deckt es Kontakte, Firmen und Leads ab. Jahrespläne enthalten es vollständig; in anderen Plänen und im Test sehen Sie eine Vorschau der Ergebnisse.
Ihre CRM-Daten bleiben privat
KI wird nur genutzt, um die Abgleichslogik zu entwerfen. Der Abgleich selbst läuft als fester Code auf der Infrastruktur von Dedupely, und CRM-Daten gehen nie an externe KI-Modelle.
Die Ergebnisse zeigen, womit Sie es zu tun haben
Die Ergebnisse zeigen Duplikatgruppen, nach denen Sie vielleicht nie gesucht hätten. Schon bevor Sie etwas zusammenführen, zeigen sie Ihnen, welche Arten von Duplikaten Ihr CRM enthält.
Was Sie mit den ersten Ergebnissen tun
Aus den Ergebnissen ergeben sich zwei Wege. Viele Teams nutzen beide.
Beginnen Sie mit dem, was sicher ist
Beginnen Sie mit den Gruppen, die Sie ohne Zögern zusammenführen würden. Oft sind das die offensichtlichen, etwa dieselbe Person mit derselben E-Mail und demselben Namen.
Sehen Sie sich jeden Merge vorab an. Ein paar saubere Merges schaffen mehr Vertrauen als jede Planung.
Die Ergebnisse als Inspiration für eigene Suchen nutzen
Die Ergebnisse zeigen Ihnen auch Muster. Vielleicht teilen viele Duplikate eine Telefonnummer, oder Firmennamen unterscheiden sich nur durch „Inc.“ oder „LLC“.
Diese Muster zeigen Ihnen, welche Duplikatsuchen Sie bauen sollten und wie locker oder streng jedes Feld sein sollte.
Unklares prüfen, Nicht-Duplikate ablehnen
Manche Gruppen sind anfangs nicht klar. Lassen Sie sie ungemergt, bis Sie entschieden haben, was in Ihrem CRM als Duplikat gilt.
Andere Gruppen sind für Ihr Team keine Duplikate. Wenn Sie sicher sind, lehnen Sie den Treffer ab, und er erscheint nicht wieder in Ihren Suchen.
Wissen, was ein Duplikat ist und was der Merge behalten soll
Was als Dublette gilt, hängt vom Einzelfall ab. Was ein Team als Dublette betrachtet, sieht ein anderes möglicherweise nicht so.
Das Duplikat definieren
Sehen Sie sich an, was zwei Datensätze in Ihrem CRM gleich macht und wo sich Datensätze überschneiden. Zwei Firmen auf einer Domain können ein Account sein, oder zwei Filialen, die Sie getrennt halten.
Wissen Sie das, können Sie festlegen, wie streng jedes Feld abgleichen soll.
Das Merge-Ergebnis definieren
Legen Sie fest, wie der verbleibende Datensatz aussehen soll. Welcher ist der primäre Datensatz: der älteste, der neueste oder der mit den meisten Daten?
Legen Sie dann Feld für Feld fest, welcher Wert gewinnt. Owner, Lifecycle-Phase und E-Mail-Abmeldung verdienen meist die meiste Aufmerksamkeit.
Eingebaute Sicherheit für den ersten Merge
Dedupely Intelligence ist darauf ausgelegt, einen ersten Merge klein und sichtbar zu halten.
| Die Sorge | Was bereitsteht |
|---|---|
| Versehentlich Tausende Datensätze zusammenführen | Kein automatisches Zusammenführen und kein datenbankweites „Select All“ |
| Datensätze zusammenführen, die ähnlich aussehen, aber nicht gleich sind | Riskante Treffer wie sehr große Gruppen oder Beispieldaten wie test@test.com werden aus den Hauptergebnissen herausgehalten |
| Die richtigen Werte verlieren | Ihre Wahl, welcher Datensatz bleibt und welcher Wert gewinnt, gilt, und Sie sehen jeden Merge vorab |
| Verlorene Historie | Aktivitäten und Verknüpfungen wandern auf den verbleibenden Datensatz |
| Einen Merge später prüfen müssen | Jeder Merge wird in einer Historie festgehalten, die Sie als CSV exportieren können |
Merges lassen sich nicht rückgängig machen: Sie passieren direkt in Ihrem CRM, und die meisten CRMs können sie ebenfalls nicht rückgängig machen. Die meisten Dedupely-Merges lassen sich 30 Tage lang rückgängig machen, aber behandeln Sie jeden Merge als endgültig. Der exportierte Verlauf bewahrt die Originalwerte, sodass Datensätze bei Bedarf neu erstellt werden können. Siehe wie man einen Merge rückgängig macht.
Hilfe von Leuten, die das täglich machen
Sie müssen die ersten Entscheidungen nicht allein treffen. Das Customer-Success-Team von Dedupely sieht und löst jeden Tag Duplikatprobleme.
Customer Success ist in jedem Plan und im Test unbegrenzt, per Zoom-Call, Chat oder E-Mail. Bringen Sie Ihre ersten Ergebnisse und Ihre Zweifel mit und gehen Sie die ersten Merges gemeinsam durch.
So machen Sie den ersten Schritt mit Dedupely Intelligence
Verbinden Sie Ihr CRM, öffnen Sie Dedupely Intelligence und sehen Sie ohne Einrichtung die Duplikate, die es in Kontakten, Firmen und Leads findet. Von dort sehen Sie die sicheren Gruppen vorab und führen sie zusammen, lehnen falsche Treffer ab und bauen aus den Mustern eigene Duplikatsuchen.
Der erste Merge ist der schwerste
Deduplizierung stockt oft am Anfang: Der erste Merge wirkt riskant, niemand ist zuständig, und jede Entscheidung scheint eine andere vorauszusetzen. Ein vorgegebener erster Schritt nimmt das meiste Gewicht weg.
Sobald Sie die Ergebnisse sehen, werden die nächsten Schritte kleiner. Führen Sie zusammen, was sicher ist, prüfen Sie Unklares und lehnen Sie ab, was kein Duplikat ist. Was Sie dabei lernen, bestimmt, was ein Duplikat ist und was jeder Merge behalten soll.
Häufige Fragen
Wo sollte ich mit der CRM-Deduplizierung anfangen?
Beginnen Sie mit den offensichtlichen Duplikaten, meist exakte Treffer bei Feldern wie E-Mail für Kontakte und Domain für Firmen. Führen Sie eine kleine Charge zusammen, bei der Sie sicher sind, und prüfen Sie die Ergebnisse. Legen Sie dann fest, was in Ihrem CRM als Duplikat gilt, und bauen Sie damit lockerere Suchen für den Rest.
Warum macht das Zusammenführen von Duplikaten im CRM Angst?
Weil Merges in vielen CRMs endgültig sind und ein falscher Merge einen Owner, eine Telefonnummer oder verknüpfte Datensätze kosten kann. Er fällt auch auf: Jemand muss ihn erklären. Jeden Merge vorab ansehen, klein anfangen und einen Export der Originalwerte behalten macht die ersten Merges viel sicherer.
Wer verantwortet die CRM-Deduplizierung?
Eine Person sollte es leiten, meist ein CRM-Admin oder jemand aus RevOps, mit ein oder zwei Vertretungen. Vertrieb, Marketing und Support sind alle betroffen, also legen Sie gemeinsam fest, was als Duplikat gilt. Eine einzige verantwortliche Person verhindert, dass das Projekt stockt, weil alle auf jemand anderen warten.
Was sollte ich vor meinem ersten Merge entscheiden?
Legen Sie fest, was zwei Datensätze in Ihrem CRM zu Duplikaten macht und wie der zusammengeführte Datensatz aussehen soll. Dazu wählen Sie den primären Datensatz, etwa den ältesten oder den mit den meisten Daten. Dann wählen Sie Feld für Feld, welcher Wert gewinnt, besonders bei Owner, Lifecycle-Phase und Abmeldungen.
Was mache ich mit einem Treffer, der kein Duplikat ist?
Lehnen Sie ihn ab, sobald Sie sicher sind, dass die Datensätze getrennt sind. Wenn Ihr Tool das Ablehnen erlaubt, tun Sie es, damit der Treffer in späteren Suchen nicht wiederkommt. Notieren Sie, warum es kein Duplikat ist, etwa ein gemeinsames Postfach oder eine Regionalfiliale, damit der Grund für Ihr Team klar ist.
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