TL;DR
- Conte os registros duplicados em cada objeto do CRM antes de limpar o que quer que seja.
- Uma contagem nativa de duplicados usa correspondências que não consegue ver, por isso o número pode sair baixo.
- As pesquisas de duplicados que cria mostram onde os registros se sobrepõem nos seus próprios dados.
- O que conta como duplicado varia de equipe para equipe, então defina isso antes de contar.
- O Dedupely encontra duplicados em contatos, empresas e leads sem configuração, para poder medir primeiro.
Muitas equipes sabem que têm duplicados muito antes de saberem quantos. Um comercial encontra dois registros de um cliente, ou um relatório conta uma empresa duas vezes. Às vezes uma pessoa recebe o mesmo email três vezes.
A pergunta seguinte é a gravidade. Alguns CRM mostram uma contagem de duplicados, e é tentador ficar por aí. Esse número assenta em correspondências que não vê, por isso pode não coincidir com o que a sua equipe considera um duplicado.
Sem um número por objeto, você não consegue dimensionar a limpeza, explicá-la a ninguém nem saber se deu certo. Neste artigo, você vai ver por que a contagem do CRM pode estar baixa, como medir os duplicados você mesmo e como ler os resultados.
Porque deve medir os duplicados antes de limpar
Medir primeiro diz a você o tamanho do problema e onde ele está. Começar a mesclar sem essa imagem significa muitas vezes corrigir os duplicados que por acaso viu e deixar escapar o resto.
Meça cada objeto em separado
Contatos, empresas, leads e negócios duplicam-se por razões diferentes e a ritmos diferentes. Uma base de dados pode ter empresas limpas e contatos desarrumados, ou o contrário.
Conte os registros duplicados por objeto. Um total para todo o CRM esconde onde está o trabalho.
Saiba para que serve o número
Uma contagem dá a você um ponto de partida. Diz se a limpeza é coisa de uma tarde ou um projeto, e por que objeto começar. Mais tarde, mostra se os duplicados estão voltando.
Porque é que a contagem de duplicados do seu CRM pode parecer baixa
Alguns CRMs mostram uma lista ou uma contagem de possíveis duplicados. É um sinal útil, e é tentador tomá-lo como resposta.
Não vê como compara
Uma contagem nativa baseia-se em o algoritmo de correspondência do próprio CRM. Muitas vezes não consegue ver que campos compara, nem quão parecidos dois valores têm que ser para contar como correspondência.
Fica com um número sem saber o que mede. Dois CRM com os mesmos dados podem mostrar contagens muito diferentes.
A correspondência estrita deixa escapar variações
A correspondência nativa pode ser apertada e rígida. Se exigir um email exato, não vai considerar "Jon Smith" e "Jonathan Smith" na mesma empresa com emails diferentes.
O mesmo acontece com "Acme Inc." e "Acme" ou com um telefone escrito em dois formatos. Para muitas equipes cada um destes é um duplicado, e nenhum aparece numa contagem rigorosa.
Algumas contagens param num limite
Algumas ferramentas nativas só listam possíveis duplicados até um certo número de pares, ou só para contatos e empresas. Noutras, analisar toda a base de dados à procura de duplicados existentes está limitado a edições superiores.
Verifique o que a contagem do seu CRM inclui antes de a tratar como o total.
Decida o que conta como duplicado no seu CRM
Antes de contar, decida o que está contando. O que conta como duplicado depende de cada caso: o que uma equipe considera duplicado, outra pode não considerar.
- Para muitas equipes, dois contatos com o mesmo email são duplicados. Para uma empresa em que as famílias compartilham uma caixa de correio, podem ser duas pessoas.
- Duas empresas com o mesmo domínio são uma conta para algumas equipes. Para outras, as filiais regionais de um domínio têm que ficar separadas.
- Dois negócios do mesmo cliente podem ser um duplicado ou uma renovação que a sua equipe registra de propósito.
Comece por perceber o que faz um registro ser duplicado nos seus dados, e onde os registros se sobrepõem. Isso decide que pesquisas cria e quão abrangente ou estrito deve ser cada campo.
Crie as suas próprias pesquisas para ver os problemas reais
Criar as pesquisas de duplicados você mesmo mostra exatamente o que cada contagem significa. Escolhe os campos e o rigor de cada correspondência, por isso sabe o que está vendo.
Comece pelos duplicados óbvios
Comece com correspondências exatas nos campos-chave: email para contatos e leads, domínio do site para empresas. São os duplicados que as equipes menos discutem, e dão a você uma primeira contagem confiável.
Depois alargue um campo de cada vez
A seguir, experimente combinações como primeiro nome e sobrenome com empresa, ou nome com país. Depois permita pequenos erros de digitação, apelidos ou sufixos de empresa num campo.
Mude uma coisa de cada vez por pesquisa. Se a contagem disparar, sabe que alteração a causou e pode verificar se as novas correspondências são reais.
Leia uma amostra de cada resultado
Uma contagem só vale o que valem as correspondências por trás dela. Abra uma amostra de cada pesquisa e veja se mesclaria esses registros.
Se muitas parecerem erradas, a pesquisa é demasiado abrangente. Se continua a encontrar duplicados que a pesquisa não apanhou, é demasiado restrita.
Como ler a contagem
Quando suas pesquisas derem resultados, transforme-os em números que você possa comparar e repetir.
Conte os registros a mais em cada grupo
Um conjunto de duplicados é um grupo de registros que pertencem juntos. Um conjunto de três registros significa dois registros a mais, já que um permanece na mesclagem.
Os registros a mais são o número que a limpeza vai remover. O número de grupos diz quantas mesclagens você vai fazer.
Converta-o numa proporção de cada objeto
Divida os registros a mais pelo total de registros desse objeto. Essa proporção é o que compara de uma auditoria para a seguinte.
Não há uma taxa saudável universal para comparar. A comparação útil é o seu próprio número ao longo do tempo, objeto a objeto.
| Passo | O que calcula | Exemplo |
|---|---|---|
| 1. Conjuntos duplicados | Grupos de registros que pertencem juntos | 400 conjuntos |
| 2. Registros nesses conjuntos | Cada registro de cada grupo | 1.000 registros |
| 3. Registros a mais | Registros em conjuntos menos um por conjunto | 1.000 − 400 = 600 |
| 4. Porcentagem do objeto | Registros a mais ÷ total de registros do objeto | 600 ÷ 20.000 contatos = 3% |
Anote de onde vêm os duplicados
Enquanto lê os resultados, repare nas datas de criação, nas origens e nos responsáveis dos registros. Um grupo criado num só dia aponta muitas vezes para uma importação. Um fluxo constante pode apontar para um formulário ou uma integração.
Conhecer as origens diz a você quais duplicados vão voltar depois da limpeza.
Como o Dedupely ajuda a medir os duplicados
A correspondência do Dedupely, criada com IA, analisa os seus contatos, empresas e leads sem configuração. Encontra duplicados que talvez nunca pensasse procurar. Também pode criar pesquisas de duplicados campo a campo e ver cada contagem, e a análise nunca altera os dados do CRM.
Comece com um número em que confia
Um diagnóstico transforma "temos duplicados" numa contagem por objeto, com correspondências que entende. As contagens nativas são um sinal, mas assentam em correspondências que não consegue ver, por isso podem sair baixas.
Suas próprias pesquisas, começando pelas correspondências exatas óbvias, mostram onde os registros se sobrepõem e o que a sua equipe considera duplicado. Esse número dimensiona a limpeza, e as mesmas pesquisas mostram depois se ela se manteve.
Perguntas frequentes
Como sei quantos duplicados há no meu CRM?
Crie pesquisas de duplicados para cada objeto e conte os resultados. Comece com correspondências exatas de email para contatos e de domínio para empresas, e depois alargue um campo de cada vez. Verifique uma amostra de cada resultado e conte os registros a mais em cada grupo, já que numa mesclagem fica um registro por grupo.
Posso confiar no número de duplicados do meu CRM?
Use-o como um sinal, e verifique o que ele cobre antes de tratá-lo como o total. A correspondência nativa costuma ser oculta e pode ser rígida, então correspondências aproximadas com erros de digitação ou apelidos ficam de fora. Algumas ferramentas nativas também param num número fixo de pares ou cobrem apenas alguns objetos.
Qual é uma taxa de duplicados normal num CRM?
Não há uma referência universal, porque o que conta como duplicado varia entre equipes e bases de dados. A comparação mais útil é a sua própria taxa ao longo do tempo. Divida os registros a mais pelo total de registros de cada objeto e repita as mesmas pesquisas em cada auditoria.
Como sei se uma pesquisa de duplicados é demasiado abrangente?
Leia uma amostra dos resultados. Se muitas correspondências forem registros que não mesclaria, como colegas da mesma empresa, a pesquisa é demasiado abrangente. Aperte um campo de cada vez e compare a contagem, para ver que alteração fez a diferença.
Devo medir os duplicados por objeto ou no CRM inteiro?
Por objeto, porque contatos, empresas, leads e negócios se duplicam por motivos diferentes e em ritmos diferentes. Um total único esconde onde está o trabalho. Uma contagem por objeto diz onde começar e quais fontes vigiar depois da limpeza.
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