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TL;DR

  • Os duplicados deixados num CRM invalidam relatórios e originam disputas entre equipes.
  • Registros duplicados aumentam custos do CRM quando contam para limites de contatos ou registros.
  • O maior custo é a confiança: as pessoas deixam de confiar no CRM e mantêm planilhas paralelas.
  • Esperar não torna uma limpeza impossível, apenas maior.
  • Dedupely limpa os duplicados que já tem e mescla os novos automaticamente depois.

A maioria das equipes sabe que o CRM tem duplicados muito antes de fazerem algo a respeito. A limpeza entra na lista para o próximo trimestre, após o lançamento ou após a época de contratações. Entretanto, os duplicados continuam a custar, principalmente de formas que não aparecem numa linha orçamental. Os dados dos relatórios desviam-se, as equipes discutem sobre propriedade de registros, e as pessoas deixam de confiar no CRM. Nesta publicação, você verá o que o atraso custa, por que nunca é tarde demais para começar, e a ordem em que eu limparia.

Cada semana que espera acrescenta mais para limpar

Os duplicados não esperam por si estar pronto. Formulários, importações, integrações e representantes continuam criando registros todos os dias, e alguns desses registros já existem.

Por isso, a limpeza que você adia cresce: o acúmulo que você deixa este ano é maior no ano que vem, com mais histórico e mais negócios vinculados em cada registro.

O que vejo: Equipes que adiam uma limpeza durante um ano raramente encontram o mesmo problema que deixaram. Encontram mais duplicados, mais antigos, e mais pessoas que criaram hábitos à sua volta.

O que fazer: Conte os duplicados agora num objecto, como HubSpot Contacts, Salesforce Accounts ou Pipedrive People. Verifique o número novamente num mês para saber como surgem rapidamente.

Os números dos relatórios deixam de bater

Os relatórios são frequentemente um dos primeiros locais onde as duplicatas surgem. Um cliente em dois registros conta como dois clientes, dois leads ou duas oportunidades abertas.

As taxas de conversão, os totais do pipeline e os resultados das campanhas herdam o erro. A liderança toma então decisões com base em números um pouco incorretos, e ninguém consegue dizer por quanto.

O que vejo: Alguém repara num relatório que não corresponde a outro. Depois horas são gastas reconciliando os dois manualmente, e a correção dura até ao próximo relatório.

O que fazer: Escolha um relatório em que a sua equipe confia todas as semanas. Rastreie alguns dos seus registros até ao CRM e verifique quantos deles têm uma duplicata.

As equipes começam a discutir sobre os registros

Duplicados criam disputas entre pessoas. Quando a mesma conta existe em dois registros, dois vendedores podem ser donos dela, e ambos podem reivindicar o negócio.

Disputas de comissões são a versão mais visível. Vendas e marketing também discordam sobre qual campanha trouxe um contato, quando a mesma pessoa chegou duas vezes por fontes diferentes.

O que vejo: Estas questões consomem tempo com gestores que não têm forma de as resolver, porque o CRM apresenta duas respostas.

O que fazer: Quando surge uma disputa, consulte os registros por trás dela antes de decidir quem tem razão. Os duplicados são frequentemente parte da história.

Cerca de 20% das equipes disseram que os duplicados causaram problemas comerciais: uma fatura CRM mais elevada, disputas de território entre representantes ou um lançamento de software bloqueado.

Fonte: pesquisa de chamadas do Dedupely

Paga por registros que não precisa

Alguns CRMs cobram por contatos ou registros. Cada duplicado conta para esse limite, como um cliente real.

Com o tempo, duplicados podem empurrar você para um nível superior ou para cobranças extras de contatos de marketing. É um custo que você consegue medir, o que facilita apresentá-lo a quem aprova o orçamento.

O que vejo: As equipes costumam iniciar uma limpeza quando estão perto de um limite. Até lá, pagaram por esses registros extra durante meses.

O que fazer: Verifique como o seu CRM e as suas ferramentas de marketing contam registros para o faturamento. Compare esse número com quantos desses registros são duplicados.

O maior custo: as pessoas deixam de confiar no CRM

De todos os custos, a perda de confiança é aquela com que me preocuparia mais. Assim que as pessoas deixam de confiar no CRM, mantêm as suas próprias planilhas.

Cada planilha torna-se outra versão da verdade. As atualizações vão para lá primeiro, ou só para lá, e o CRM fica cada vez mais atrasado.

Recuperar essa confiança demora mais do que a limpeza em si.

O que vejo: Quando os vendedores dizem "não confio no que o CRM diz", normalmente já estão contornando isso há algum tempo.

O que fazer: Pergunte à sua equipe onde mantêm informações fora da CRM. Se a resposta for uma planilha, pergunte o que tem nela que a CRM não possui.

O que a espera custa Onde aparece Quem sente o impacto
Relatórios imprecisos Números de pipeline, conversão e campanha Liderança, marketing, operações
Disputas entre equipes Comissões, territórios, atribuição de leads Representantes, gestores de vendas, marketing
Custos de CRM superiores Limites de contatos ou registros e escalões de plano Quem detém o orçamento
Confiança perdida Planilhas privadas, atualizações de CRM ignoradas Todos os que utilizam o CRM

Nunca é tarde demais para começar

Pode começar uma limpeza a qualquer altura. Esperar apenas significa mais trabalho: mais duplicados para revisar, mais histórico para mesclar e mais excepções para decidir.

Muitas equipes esperam por um prazo para forçar a decisão, como uma migração, uma nova ferramenta entrando em produção ou uma renovação de contrato. Um prazo dá a você uma data, mas também menos tempo para revisar antes de mesclar.

O que vejo: Equipes que limpam sob prazo tendem a encurtar a revisão. Equipes que começam mais cedo conseguem verificar correspondências calmamente e decidir cada caso limite.

O que fazer: Se sabe que um projeto chega, comece a limpeza antes. Reserve tempo para analisar uma amostra de correspondências antes de qualquer mesclagem.

Limpe primeiro o que tem, depois corrija as fontes

Começaria com os duplicados que já estão no seu CRM. Uma base de dados limpa torna fácil detectar novos duplicados, e cada um novo aponta de volta para a ferramenta ou processo que o criou.

Depois, trabalhe através dessas fontes uma a uma e automatize os merges para os padrões sobre os quais tem a certeza. O nosso guia sobre planejamento de um projeto de deduplicação CRM divide isso em três fases: dados legados, dados atuais e dados futuros.

O que vejo: Equipes que tentam corrigir todas as fontes antes de limpar esperam meses pelos dados melhorarem. Relatórios e representantes continuam a trabalhar com registros confusos entretanto.

O que fazer: Limpe um objeto primeiro. Depois de estar limpo, liste as ferramentas que criam registros nele e decida quais corrigir.

Planeje mais do que uma limpeza

As limpezas raramente são um projeto único e definitivo. Enquanto a sua equipe adicionar registros de formulários, importações e integrações, novos duplicados chegarão.

Essa é mais uma razão para começar mais cedo. A primeira limpeza é a maior, e todas as que vêm depois são menores se manter uma rotina.

O que vejo: Equipes que se mantêm limpas designam um proprietário e agendam revisões de duplicatas, como qualquer outra tarefa operacional recorrente.

O que fazer: Depois da primeira limpeza, decida quem revisa duplicados novos e com que frequência. Registre quais valores devem ganhar numa mesclagem, para que cada revisão siga as mesmas regras.

Como o Dedupely ajuda você a limpar o acúmulo e mantê-lo limpo

O Dedupely limpa as duplicatas já existentes no seu CRM, usando regras que define para qual valor vence numa mesclagem. Você antevê o resultado de cada mesclagem antes de ser executada, e as novas duplicatas que correspondem aos padrões de que tem certeza mesclam automaticamente. O nosso artigo sobre como automatizar desduplicação de CRM sem perder dados explica como configurar isso com segurança.

Conte as duplicatas no seu CRM hoje

Inicie a limpeza este mês

Os duplicados custam mais quanto mais tempo permanecem. Relatórios desviam-se, disputas entre equipes aumentam e a confiança no CRM diminui cada mês. Esperar nunca torna uma limpeza impossível, apenas maior.

Limpar o que já existe no CRM primeiro torna fácil rastrear novos duplicados até às ferramentas que os criam. Com um responsável e uma rotina em vigor, cada limpeza após a primeira é mais pequena.

Perguntas frequentes

Quando deve deduplicar o seu CRM?

Deduplicar o CRM assim que souber que tem duplicados, depois manter uma revisão regular. A cada semana que você espera, formulários, importações e integrações acrescentam mais. Começar antes de uma migração, de uma nova ferramenta ou da renovação de um contrato também dá tempo a você para revisar as correspondências sem pressa.

Compensa limpar duplicados do CRM agora?

Sim, os custos crescem enquanto espera. Duplicados distorcem relatórios, causam disputas sobre comissões e crédito de leads, contam para os limites de contatos ou registros que definem a fatura do CRM. Acima de tudo, corroem a confiança: as pessoas deixam de trabalhar no CRM e movem tudo para planilhas privadas.

É alguma vez demasiado tarde para limpar duplicados do CRM?

Não, você pode começar uma limpeza a qualquer momento. Esperar dá mais trabalho, já que há mais duplicados para revisar, mais histórico associado a cada registro e mais exceções a decidir. Começar com um objeto mantém a primeira limpeza controlável, mesmo numa base de dados grande e antiga.

Uma única limpeza CRM é suficiente?

Raramente, porque continuam a aparecer duplicados novos através de formulários, importações e integrações após o fim da limpeza. Uma limpeza única resolve o atraso. Para manter tudo limpo, designe um responsável pelas revisões, estabeleça um calendário, defina quais valores prevalecem e automatize os padrões que conhece bem.

Devo corrigir as fontes de duplicados antes de limpar os duplicados existentes?

Na maioria dos casos, limpe primeiro os duplicados existentes e depois corrija as fontes. Uma base de dados limpa facilita identificar os novos duplicados e rastreá-los até a ferramenta que os criou. Se uma integração estiver causando um pico repentino, porém, corrija-a o quanto antes, junto com a limpeza.