TL;DR
- Os duplicados deixados num CRM invalidam relatórios e originam disputas entre equipas.
- Registos duplicados aumentam custos do CRM quando contam para limites de contactos ou registos.
- O maior custo é a confiança: as pessoas deixam de confiar no CRM e mantêm folhas de cálculo paralelas.
- Esperar não torna uma limpeza impossível, apenas maior.
- Dedupely limpa os duplicados que já tem e funde os novos automaticamente depois.
A maioria das equipas sabe que o CRM tem duplicados muito antes de fazerem algo a respeito. A limpeza entra na lista para o próximo trimestre, após o lançamento ou após a época de contratações. Entretanto, os duplicados continuam a custar, principalmente de formas que não aparecem numa linha orçamental. Os dados dos relatórios desviam-se, as equipas discutem sobre propriedade de registos, e as pessoas deixam de confiar no CRM. Nesta publicação, você verá o que o atraso custa, por que nunca é tarde demais para começar, e a ordem em que eu limparia.
Cada semana que espera acrescenta mais para limpar
Os duplicados não esperam por si estar pronto. Formulários, importações, integrações e representantes continuam criando registos todos os dias, e alguns desses registos já existem.
Por isso, a limpeza que adia fica maior, o backlog que deixa este ano é maior no próximo, com mais histórico e mais negócios ligados em cada registo.
O que vejo: Equipas que adiam uma limpeza durante um ano raramente encontram o mesmo problema que deixaram. Encontram mais duplicados, mais antigos, e mais pessoas que criaram hábitos à sua volta.
O que fazer: Conte os duplicados agora num objecto, como HubSpot Contacts, Salesforce Accounts ou Pipedrive People. Verifique o número novamente num mês para saber como surgem rapidamente.
Os números dos relatórios deixam de bater
Os relatórios são frequentemente um dos primeiros locais onde as duplicatas surgem. Um cliente em dois registos conta como dois clientes, dois leads ou duas oportunidades abertas.
As taxas de conversão, os totais do pipeline e os resultados das campanhas herdam o erro. A liderança toma então decisões com base em números um pouco incorretos, e ninguém consegue dizer por quanto.
O que vejo: Alguém repara num relatório que não corresponde a outro. Depois horas são gastas reconciliando os dois manualmente, e a correção dura até ao próximo relatório.
O que fazer: Escolha um relatório em que a sua equipa confia todas as semanas. Rastreie alguns dos seus registos até ao CRM e verifique quantos deles têm uma duplicata.
As equipas começam a discutir sobre os registos
Os duplicados criam disputas entre pessoas. Quando a mesma conta existe em dois registos, dois representantes podem possuí-la, e ambos podem reivindicar o negócio.
Disputas de comissões são a versão mais visível. Vendas e marketing também discordam sobre qual campanha trouxe um contacto, quando a mesma pessoa chegou duas vezes por fontes diferentes.
O que vejo: Estas questões consomem tempo com gestores que não têm forma de as resolver, porque o CRM apresenta duas respostas.
O que fazer: Quando surge uma disputa, consulte os registos por trás dela antes de decidir quem tem razão. Os duplicados são frequentemente parte da história.
Cerca de 20% das equipas disseram que os duplicados causaram problemas comerciais: uma fatura CRM mais elevada, disputas de território entre representantes ou um lançamento de software bloqueado.
Paga por registos que não precisa
Alguns CRMs cobram por contactos ou registos. Cada duplicado conta para esse limite, como um cliente real.
Com o tempo, duplicados podem empurrá-lo para um escalão superior ou para custos extras de contactos de marketing. É um custo que consegue medir, o que facilita apresentar a quem aprova o orçamento.
O que vejo: As equipas costumam iniciar uma limpeza quando estão perto de um limite. Até lá, pagaram por esses registos extra durante meses.
O que fazer: Verifique como o seu CRM e ferramentas de marketing contam registos para faturação. Compare esse número com quantos desses registos são duplicados.
O maior custo: as pessoas deixam de confiar no CRM
De todos os custos, a perda de confiança é aquela com que me preocuparia mais. Assim que as pessoas deixam de confiar no CRM, mantêm as suas próprias folhas de cálculo.
Cada folha de cálculo torna-se outra versão da verdade. As atualizações vão para lá primeiro, ou só para lá, e o CRM fica cada vez mais atrasado.
Recuperar essa confiança demora mais do que a limpeza em si.
O que vejo: Quando os representantes dizem "não confio no que o CRM diz", normalmente já estão a contorná-lo há algum tempo.
O que fazer: Pergunte à sua equipa onde mantêm informações fora da CRM. Se a resposta for uma folha de cálculo, pergunte o que tem nela que a CRM não possui.
| O que a espera custa | Onde aparece | Quem sente o impacto |
|---|---|---|
| Relatórios imprecisos | Números de pipeline, conversão e campanha | Liderança, marketing, operações |
| Disputas entre equipas | Comissões, territórios, atribuição de leads | Representantes, gestores de vendas, marketing |
| Custos de CRM superiores | Limites de contactos ou registos e escalões de plano | Quem detém o orçamento |
| Confiança perdida | Folhas de cálculo privadas, atualizações de CRM ignoradas | Todos os que utilizam o CRM |
Nunca é tarde demais para começar
Pode começar uma limpeza a qualquer altura. Esperar apenas significa mais trabalho: mais duplicados para revisar, mais histórico para mesclar e mais excepções para decidir.
Muitas equipas esperam por um prazo para forçar a decisão, como uma migração, uma nova ferramenta em produção ou uma renovação de contrato. Um prazo dá-lhe uma data, mas também menos tempo para rever antes de unificar.
O que vejo: Equipas que limpam sob prazo tendem a encurtar a revisão. Equipas que começam mais cedo conseguem verificar correspondências calmamente e decidir cada caso limite.
O que fazer: Se sabe que um projeto chega, comece a limpeza antes. Reserve tempo para analisar uma amostra de correspondências antes de qualquer fusão.
Limpe primeiro o que tem, depois corrija as fontes
Começaria com os duplicados que já estão no seu CRM. Uma base de dados limpa torna fácil detetar novos duplicados, e cada um novo aponta de volta para a ferramenta ou processo que o criou.
Depois, trabalhe através dessas fontes uma a uma e automatize os merges para os padrões sobre os quais tem a certeza. O nosso guia sobre planeamento de um projeto de deduplicação CRM divide-o em três fases: dados legados, dados atuais e dados futuros.
O que vejo: Equipas que tentam corrigir todas as fontes antes de limpar esperam meses pelos dados melhorarem. Relatórios e representantes continuam a trabalhar com registos confusos entretanto.
O que fazer: Limpe um objeto primeiro. Depois de estar limpo, liste as ferramentas que criam registos nele e decida quais corrigir.
Planeie mais do que uma limpeza
As limpezas raramente são um projeto único e definitivo. Enquanto a sua equipa adicionar registos de formulários, importações e integrações, novos duplicados chegarão.
Essa é mais uma razão para começar mais cedo. A primeira limpeza é a maior, e todas as que vêm depois são menores se manter uma rotina.
O que vejo: Equipas que se mantêm limpas designam um proprietário e agendam revisões de duplicatas, como qualquer outra tarefa operacional recorrente.
O que fazer: Depois da primeira limpeza, decida quem revê duplicados novos e com que frequência. Escreva qual valor deve prevalecer, para que cada revisão siga as mesmas regras.
Como o Dedupely o ajuda a limpar os duplicados acumulados e mantê-los afastados
O Dedupely limpa as duplicatas já existentes no seu CRM, usando regras que define para qual valor vence numa mesclagem. Você antevê o resultado de cada mesclagem antes de ser executada, e as novas duplicatas que correspondem aos padrões de que tem certeza mesclam automaticamente. O nosso artigo sobre como automatizar desduplicação de CRM sem perder dados explica como configurar isso com segurança.
Inicie a limpeza este mês
Os duplicados custam mais quanto mais tempo permanecem. Relatórios desviam-se, disputas entre equipas aumentam e a confiança no CRM diminui cada mês. Esperar nunca torna uma limpeza impossível, apenas maior.
Limpar o que já existe no CRM primeiro torna fácil rastrear novos duplicados até às ferramentas que os criam. Com um responsável e uma rotina em vigor, cada limpeza após a primeira é mais pequena.
Perguntas frequentes
Quando deve deduplicar o seu CRM?
Deduplicar o CRM assim que souber que tem duplicados, depois manter uma revisão regular. A cada semana que espera, formulários, importações e integrações acrescentam mais. Começar antes de uma migração, de uma nova ferramenta ou de uma renovação de contrato também lhe dá tempo para rever correspondências sem pressa.
Compensa limpar duplicados do CRM agora?
Sim, os custos crescem enquanto espera. Duplicados distorcem relatórios, causam disputas sobre comissões e crédito de leads, contam para os limites de contactos ou registos que definem a fatura do CRM. Acima de tudo, corroem a confiança: as pessoas deixam de trabalhar no CRM e movem tudo para folhas de cálculo privadas.
É alguma vez demasiado tarde para limpar duplicados do CRM?
Não, pode começar uma limpeza em qualquer momento. Aguardar torna o trabalho mais pesado, já que há mais duplicados a rever, mais histórico associado a cada registo e mais exceções a decidir. Começar com um objeto mantém a primeira limpeza controlável, mesmo numa base de dados grande e antiga.
Uma única limpeza CRM é suficiente?
Raramente, porque continuam a aparecer duplicados novos através de formulários, importações e integrações após o fim da limpeza. Uma limpeza única resolve o atraso. Para manter tudo limpo, designe um responsável pelas revisões, estabeleça um calendário, defina quais valores prevalecem e automatize os padrões que conhece bem.
Devo corrigir as fontes de duplicados antes de limpar os duplicados existentes?
Na maioria dos casos, limpe os duplicados existentes primeiro e depois corrija as fontes. Uma base de dados limpa torna os novos duplicados fáceis de identificar e rastrear até à ferramenta que os criou. Se uma integração está a criar um pico repentino, corrija-a o quanto antes, em paralelo com a limpeza.
Ou registe-se com o Google
Salesforce AppExchange 
