TL;DR
- La deduplicazione si blocca spesso dopo il primo sguardo, perché la prima unione sembra rischiosa.
- Una pulizia procede più in fretta quando una persona ne è responsabile e ha un primo passo predefinito.
- Sapere cos'è un duplicato nel tuo CRM e cosa deve mantenere il record unito.
- Unisci prima i duplicati di cui sei sicuro e rivedi i gruppi poco chiari prima di decidere.
- Dedupely Intelligence mostra i tuoi duplicati senza configurazione, così vedi l'anteprima di ogni unione prima.
Molti team collegano il CRM, guardano i duplicati e poi si fermano. La lista è lunga, la prima unione sembra un rischio e nessuno sa da dove partire.
Quella pausa è comune e comprensibile. Nessuno vuole rovinare i dati o essere chi ha unito i record sbagliati.
Passano le settimane, arrivano nuovi duplicati, e l'elenco continua solo ad allungarsi. La via d'uscita è rendere il primo passo piccolo ed evidente. In questo articolo vedrai perché la deduplicazione si blocca, come Dedupely Intelligence ti dà un primo passo e cosa decidere prima di unire.
Perché la deduplicazione si blocca dopo il primo sguardo
Da quello che ho visto, i team spesso si fermano alla prima decisione. Una volta presa, le successive diventano più facili.
La prima unione sembra rischiosa
In molti CRM le unioni sono permanenti. Prima della prima, è naturale temere di perdere un numero di telefono, un responsabile o lo storico di una trattativa.
C'è anche un lato personale. Se qualcosa va storto, qualcuno deve spiegarlo, e nessuno vuole fare brutta figura davanti alle vendite.
Nessuno vuole occuparsene
La deduplicazione sta tra i team. Le vendite convivono con i duplicati, il marketing ne crea alcuni, e si chiede a RevOps o a un amministratore di sistemarli.
Quando nessuno è responsabile, tutti aspettano che sia qualcun altro a decidere per primo.
Ci sono troppi punti da cui partire
Iniziare da contatti o aziende, email o nome, corrispondenze esatte o approssimative? Ogni scelta sembra richiederne prima un'altra, così il progetto resta in fase di pianificazione.
Il 29% dei team ha detto che le pulizie li esponevano al rischio di sovrascrivere gli stati dei clienti, perdere record collegati o unire gli account sbagliati.
Rendi il primo passo un passo predefinito
Il modo più facile per sbloccare un avvio fermo è togliere la prima decisione. Dedupely Intelligence è quel passo predefinito: lo apri e guardi i risultati.
Nessuna impostazione di corrispondenza da scegliere
Dedupely Intelligence è una corrispondenza costruita con l'IA che trova schemi di duplicati complessi senza impostazioni di corrispondenza. Non scegli campi, tipi di corrispondenza né filtri prima di vedere qualcosa.
Le scansioni partono in automatico una volta collegato il CRM. Per ora copre contatti, aziende e lead. I piani annuali lo includono per intero; negli altri piani e nella prova vedi un'anteprima dei risultati.
I dati del tuo CRM restano privati
L'IA si usa solo per progettare la logica di corrispondenza. La corrispondenza vera e propria gira come codice fisso sull'infrastruttura di Dedupely, e i dati del CRM non vengono mai inviati a modelli di IA esterni.
I risultati ti mostrano con cosa hai a che fare
I risultati mostrano gruppi di duplicati che forse non avresti mai pensato di cercare. Ancora prima di unire qualcosa, ti dicono quali tipi di duplicati contiene il tuo CRM.
Cosa fare con i primi risultati
Dai risultati, ci sono due strade. Molti team le usano entrambe.
Inizia unendo ciò di cui sei sicuro
Parti dai gruppi che uniresti senza pensarci due volte. Spesso sono quelli evidenti, come la stessa persona con la stessa email e lo stesso nome.
Guarda l'anteprima di ogni unione prima che venga eseguita. Poche unioni pulite danno più fiducia di qualsiasi pianificazione.
Usa i risultati come ispirazione per le tue ricerche
I risultati ti mostrano anche degli schemi. Magari molti duplicati condividono un numero di telefono, oppure i nomi delle aziende differiscono solo per "Inc." o "LLC".
Questi schemi ti dicono quali ricerche di duplicati creare e quanto ampio o rigido deve essere ogni campo.
Rivedi ciò che è incerto, rifiuta ciò che non è un duplicato
Alcuni gruppi non saranno chiari all'inizio. Lasciali non uniti finché non hai deciso cosa conta come duplicato nel tuo CRM.
Altri gruppi non saranno duplicati per il tuo team. Se ne sei certo, rifiuta la corrispondenza e non comparirà più nelle tue ricerche.
Sapere cos'è un duplicato e cosa deve mantenere l'unione
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non considerarlo tale.
Definisci il duplicato
Guarda cosa rende uguali due record nel tuo CRM e dove i record si sovrappongono. Due aziende su un dominio possono essere un solo account, oppure due filiali che tieni separate.
Una volta saputo questo, puoi impostare quanto rigida deve essere la corrispondenza di ogni campo.
Definisci il risultato dell'unione
Decidi come deve essere il record superstite. Qual è il record primario: il più vecchio, il più recente o quello con più dati?
Poi decidi campo per campo quale valore vince. Responsabile, fase del ciclo di vita e disiscrizione dalle email di solito meritano più attenzione.
Sicurezza integrata per una prima unione
Dedupely Intelligence è pensato per mantenere una prima unione piccola e visibile.
| La preoccupazione | Cosa c'è già |
|---|---|
| Unire migliaia di record per errore | Nessuna unione automatica e nessun "Select All" su tutto il database |
| Unire record che si somigliano ma non sono uguali | Le corrispondenze rischiose, come gruppi molto grandi o dati di esempio come test@test.com, vengono tenute fuori dai risultati principali |
| Perdere i valori giusti | Vale la tua scelta su quale record resta e quale valore vince, e vedi l'anteprima di ogni unione |
| Perdita dello storico | Attività e associazioni passano al record superstite |
| Dover controllare un'unione in seguito | Ogni unione viene registrata in uno storico che puoi esportare come CSV |
Le unioni non si possono annullare: avvengono direttamente nel tuo CRM, e anche la maggior parte dei CRM non può annullarle. La maggior parte delle unioni di Dedupely si può annullare entro 30 giorni, ma considera ogni unione definitiva. La cronologia esportata conserva i valori originali, quindi i record possono essere ricreati se serve. Vedi come annullare un'unione.
Fatti aiutare da persone che lo fanno ogni giorno
Non devi prendere da solo le prime decisioni. Il team Customer Success di Dedupely vede e risolve problemi di duplicati ogni giorno.
Il Customer Success è illimitato su ogni piano e nella prova, via Zoom, chat o email. Porta i primi risultati e i tuoi dubbi, e affrontate insieme le prime unioni.
Come fare il primo passo con Dedupely Intelligence
Collega il CRM, apri Dedupely Intelligence e guarda i duplicati che trova in contatti, aziende e lead, senza configurazione. Da lì, guarda l'anteprima e unisci i gruppi di cui sei sicuro, rifiuta le false corrispondenze e usa gli schemi per creare le tue ricerche di duplicati.
La prima unione è la più difficile
La deduplicazione spesso si blocca all'inizio: la prima unione sembra rischiosa, nessuno ne è responsabile e ogni scelta sembra richiederne un'altra prima. Un primo passo predefinito toglie gran parte di questo peso.
Una volta visti i risultati, i passi successivi si fanno più piccoli. Unisci ciò di cui sei certo, rivedi ciò che non è chiaro e rifiuta ciò che non è un duplicato. Ciò che impari decide cos'è un duplicato e cosa deve conservare ogni unione.
Domande frequenti
Da dove inizio con la deduplicazione del CRM?
Inizia dai duplicati evidenti, di solito corrispondenze esatte su campi come l'email per i contatti e il dominio per le aziende. Unisci un piccolo lotto di cui sei sicuro e controlla i risultati. Poi decidi cosa conta come duplicato nel tuo CRM e usalo per creare ricerche più ampie per il resto.
Perché unire i duplicati in un CRM fa paura?
Perché in molti CRM le unioni sono permanenti, e un'unione sbagliata può far perdere un responsabile, un numero di telefono o record collegati. Si nota anche: qualcuno deve spiegarla. Visualizzare l'anteprima di ogni unione, partire in piccolo e tenere un'esportazione dei valori originali rende le prime unioni molto più sicure.
Chi deve occuparsi della deduplica del CRM?
Dovrebbe guidarlo una persona, di solito un amministratore del CRM o qualcuno di RevOps, con uno o due sostituti. Vendite, marketing e assistenza sono tutti coinvolti, quindi concordate insieme cosa conta come duplicato. Un unico responsabile evita che il progetto si blocchi mentre tutti aspettano qualcun altro.
Cosa devo decidere prima della mia prima unione?
Decidi cosa rende due record duplicati nel tuo CRM e come deve essere il record unito. Significa scegliere il record principale, come il più vecchio o quello con più dati. Poi scegli, campo per campo, quale valore vince, soprattutto per responsabile, fase del ciclo di vita e disiscrizioni.
Cosa faccio con una corrispondenza che non è un duplicato?
Rifiutala, quando sei certo che i record sono distinti. Se lo strumento permette di rifiutare una corrispondenza, fallo, così non torna nelle ricerche successive. Annota perché non è un duplicato, come una casella condivisa o una filiale regionale, così il motivo è chiaro al team.
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