Résumé
- Le dédoublonnage cale souvent après le premier coup d'œil, car la première fusion semble risquée.
- Un nettoyage avance plus vite quand une personne en est responsable et a une première étape par défaut.
- Savoir ce qu'est un doublon dans votre CRM et ce que la fiche fusionnée doit garder.
- Fusionnez d'abord les doublons dont vous êtes sûr, et examinez les ensembles flous avant de décider.
- Dedupely Intelligence affiche vos doublons sans configuration, pour prévisualiser chaque fusion d'abord.
Beaucoup d'équipes connectent leur CRM, regardent les doublons, puis s'arrêtent. La liste est longue, la première fusion semble risquée et personne ne sait par où commencer.
Cette hésitation est courante, et compréhensible. Personne ne veut abîmer les données ni être celui qui a fusionné les mauvaises fiches.
Les semaines passent, de nouveaux doublons arrivent, et la liste ne fait que s'allonger. La solution : rendre la première étape petite et évidente. Dans cet article, vous verrez pourquoi le dédoublonnage piétine, comment Dedupely Intelligence vous donne une première étape et ce qu'il faut décider avant de fusionner.
Pourquoi le dédoublonnage cale après le premier aperçu
D'après ce que j'ai vu, les équipes s'arrêtent souvent à la première décision. Une fois prise, les suivantes deviennent plus faciles.
La première fusion semble risquée
Dans beaucoup de CRM, les fusions sont définitives. Avant la première, il est naturel de craindre de perdre un numéro, un propriétaire ou l'historique d'une transaction.
Il y a aussi un aspect personnel. Si quelque chose tourne mal, quelqu'un doit l'expliquer, et personne ne veut passer pour un amateur devant les ventes.
Personne ne veut s'en charger
Le dédoublonnage se situe entre les équipes. Les ventes vivent avec les doublons, le marketing en crée une partie, et on demande aux RevOps ou à un administrateur de les corriger.
Quand personne n'est aux commandes, chacun attend qu'un autre prenne la première décision.
Il y a trop d'endroits par où commencer
Faut-il commencer par les contacts ou les entreprises, l'e-mail ou le nom, les correspondances exactes ou approchantes ? Chaque choix semble en exiger un autre d'abord, et le projet reste au stade de la planification.
29 % des équipes ont dit que les nettoyages les exposaient au risque d'écraser des statuts clients, de perdre des fiches liées ou de fusionner les mauvais comptes.
Faites de la première étape une étape par défaut
Le plus simple pour débloquer un démarrage qui cale est de supprimer la première décision. Dedupely Intelligence est cette étape par défaut : vous l'ouvrez et regardez les résultats.
Aucun réglage de correspondance à choisir
Dedupely Intelligence est une correspondance construite avec l'IA qui trouve des schémas de doublons complexes sans aucun réglage de correspondance. Vous ne choisissez ni champs, ni types de correspondance, ni filtres avant de voir quoi que ce soit.
Les analyses tournent automatiquement une fois votre CRM connecté. Pour l'instant, elle couvre contacts, entreprises et leads. Les forfaits annuels l'incluent en totalité ; sur les autres forfaits et pendant l'essai, vous voyez un aperçu de ses résultats.
Les données de votre CRM restent privées
L'IA ne sert qu'à concevoir la logique de correspondance. La correspondance elle-même tourne en code fixe sur l'infrastructure de Dedupely, et les données CRM ne sont jamais envoyées à des modèles d'IA externes.
Les résultats vous montrent à quoi vous avez affaire
Les résultats montrent des ensembles de doublons que vous n'auriez peut-être jamais pensé chercher. Avant même toute fusion, ils vous disent quels types de doublons contient votre CRM.
Que faire des premiers résultats
À partir des résultats, deux voies s'offrent à vous. Beaucoup d'équipes utilisent les deux.
Commencez par fusionner ce dont vous êtes sûr
Commencez par les ensembles que vous fusionneriez sans hésiter. Ce sont souvent les évidents, comme la même personne avec le même e-mail et le même nom.
Prévisualisez chaque fusion avant son exécution. Quelques fusions propres donnent plus de confiance que n'importe quelle planification.
Utilisez les résultats pour inspirer vos propres recherches
Les résultats révèlent aussi des tendances. Peut-être que beaucoup de doublons partagent un numéro de téléphone, ou les noms d'entreprise ne diffèrent que par « Inc. » ou « LLC ».
Ces schémas vous disent quelles recherches de doublons créer, et quelle souplesse ou rigueur donner à chaque champ.
Relisez ce qui est flou, rejetez ce qui n'est pas un doublon
Certains ensembles ne seront pas clairs au départ. Ne les fusionnez pas tant que vous n'avez pas décidé ce qui compte comme doublon dans votre CRM.
D'autres ensembles ne seront pas des doublons pour votre équipe. Si vous en êtes sûr, rejetez la correspondance, elle ne réapparaîtra plus dans vos recherches.
Savoir ce qu'est un doublon et ce que la fusion doit garder
Ce qui constitue un doublon dépend des cas. Ce qu'une équipe considère comme un doublon, une autre peut ne pas le considérer ainsi.
Définir le doublon
Regardez ce qui fait que deux fiches sont identiques dans votre CRM, et où les fiches se chevauchent. Deux entreprises sur un même domaine peuvent être un seul compte, ou deux agences que vous gardez séparées.
Une fois cela connu, vous pouvez régler la rigueur de correspondance de chaque champ.
Définir le résultat de la fusion
Décidez à quoi doit ressembler la fiche conservée. Quelle est la fiche principale : la plus ancienne, la plus récente ou la plus complète ?
Décidez ensuite champ par champ quelle valeur l'emporte. Le propriétaire, l'étape du cycle de vie et la désinscription e-mail méritent en général le plus d'attention.
Une sécurité intégrée pour une première fusion
Dedupely Intelligence est conçu pour garder une première fusion petite et visible.
| L'inquiétude | Ce qui est en place |
|---|---|
| Fusionner des milliers de fiches par accident | Pas de fusion automatique ni de « Select All » sur toute la base |
| Fusionner des fiches qui se ressemblent sans être identiques | Les correspondances risquées, comme les très grands groupes ou des données d'exemple telles que test@test.com, sont tenues à l'écart des résultats principaux |
| Perdre les bonnes valeurs | Votre choix de la fiche conservée et de la valeur qui l'emporte s'applique, et vous prévisualisez chaque fusion |
| Perte d'historique | Activités et associations passent sur la fiche conservée |
| Devoir vérifier une fusion plus tard | Chaque fusion est consignée dans un historique exportable en CSV |
Les fusions ne peuvent pas être annulées : elles se font directement dans votre CRM, et la plupart des CRM ne peuvent pas non plus les annuler. La plupart des fusions Dedupely peuvent être annulées pendant 30 jours, mais traitez chaque fusion comme définitive. L'historique exporté conserve les valeurs d'origine, donc les fiches peuvent être recréées si besoin. Voir comment annuler une fusion.
De l'aide par des gens qui font ça tous les jours
Vous n'avez pas à prendre seul les premières décisions. L'équipe Customer Success de Dedupely voit et résout des problèmes de doublons chaque jour.
Le Customer Success est illimité sur chaque forfait et pendant l'essai, par Zoom, chat ou e-mail. Apportez vos premiers résultats et vos doutes, et faites ensemble les premières fusions.
Faire vos premiers pas avec Dedupely Intelligence
Connectez votre CRM, ouvrez Dedupely Intelligence et voyez les doublons qu'il trouve dans les contacts, entreprises et leads, sans configuration. Ensuite, prévisualisez et fusionnez les ensembles dont vous êtes sûr, rejetez les fausses correspondances et servez-vous des schémas pour créer vos propres recherches de doublons.
La première fusion est la plus difficile
Le dédoublonnage cale souvent au départ : la première fusion semble risquée, personne n'en a la charge et chaque choix semble en demander un autre. Un premier pas par défaut enlève l'essentiel de ce poids.
Une fois les résultats sous les yeux, les étapes suivantes se réduisent. Fusionnez ce dont vous êtes sûr, examinez ce qui est flou et rejetez ce qui n'est pas un doublon. Ce que vous apprenez détermine ce qu'est un doublon et ce que chaque fusion doit garder.
Questions fréquentes
Par où commencer le dédoublonnage CRM ?
Commencez par les doublons évidents, en général des correspondances exactes sur des champs comme l'e-mail pour les contacts et le domaine pour les entreprises. Fusionnez un petit lot dont vous êtes sûr et vérifiez les résultats. Décidez ensuite ce qui compte comme doublon dans votre CRM, et servez-vous-en pour créer des recherches plus larges pour le reste.
Pourquoi fusionner des doublons dans un CRM fait-il peur ?
Parce que les fusions sont définitives dans beaucoup de CRM, et qu'une mauvaise fusion peut faire perdre un propriétaire, un numéro ou des fiches liées. Ça se voit aussi : quelqu'un doit l'expliquer. Prévisualiser chaque fusion, commencer petit et garder un export des valeurs d'origine rend les premières fusions bien plus sûres.
Qui doit piloter la déduplication du CRM ?
Une personne doit piloter, en général un administrateur CRM ou quelqu'un des RevOps, avec un ou deux suppléants. Ventes, marketing et support sont tous concernés, alors convenez ensemble de ce qui compte comme doublon. Un seul responsable évite que le projet cale pendant que chacun attend l'autre.
Que dois-je décider avant ma première fusion ?
Définissez ce qui fait de deux fiches des doublons dans votre CRM, et à quoi doit ressembler la fiche fusionnée. Cela implique de choisir la fiche principale, comme la plus ancienne ou la plus complète. Puis choisissez, champ par champ, quelle valeur l'emporte, surtout pour le propriétaire, l'étape du cycle de vie et les désinscriptions.
Que faire d'une correspondance qui n'est pas un doublon ?
Rejetez-la, une fois sûr que les fiches sont distinctes. Si votre outil permet de rejeter une correspondance, faites-le pour qu'elle ne revienne pas. Notez pourquoi ce n'est pas un doublon, comme une boîte partagée ou une agence régionale, pour que la raison soit claire pour l'équipe.
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