Cas client

Comment un détaillant a empêché son équipe commerciale de deviner le compte à utiliser dans Salesforce avec Dedupely

  • Salesforce
  • Entrée manuelle par l'équipe
  • Après une importation de liste
  • Vente au détail
  • 200+ correspondances de comptes fusionnées par mois, en moyenne
  • 75+ correspondances de contacts fusionnées par mois, en moyenne
  • 280,000+ comptes et contacts maîtrisés

Une correspondance est un ensemble d'enregistrements en double fusionnés en un seul enregistrement. Chaque correspondance de compte contenait entre deux et cinq enregistrements, et chaque correspondance de contact en contenait deux, donc le nombre d'enregistrements fusionnés est au moins le double du nombre de correspondances.

D'où venaient les doublons

Des centaines d'écoles au même nom

L'entreprise est un revendeur qui vend à des districts scolaires et à des écoles individuelles à travers les États-Unis, et gère ses ventes dans Salesforce. Son plus grand problème de données est inhérent au marché : des centaines d'écoles différentes portent les mêmes noms courants, donc de nombreux comptes qui semblent être des doublons sont en réalité des écoles distinctes. Un district et l'une de ses écoles peuvent également apparaître comme deux comptes séparés, même s'ils devraient être liés.

Le responsable commercial qui gère Salesforce a identifié deux sources de vrais doublons :

  • Comptes créés sans vérification. Certains employés créaient des comptes sans vérifier si l'établissement existait déjà. Personne ne s'en est rendu compte avant environ un an.
  • Une importation jamais vérifiée. L'importation a apporté une vaste base de données existante en sus des données déjà présentes dans Salesforce, sans vérifier les doublons.
Un bâtiment scolaire

Problèmes causés par les doublons

Les commerciaux se demandant quel compte utiliser

Le problème est devenu évident quand toute l'équipe a commencé à travailler dans Salesforce. Ses commerciaux lui demandaient quel compte utiliser pour une école. Un compte en doublon commence sans historique, donc une commande enregistrée sur une fiche était invisible depuis l'autre, et avec les écoles, cet historique compte.

Pourquoi la correction manuelle s'est arrêtée

Les gens avaient travaillé sur les doublons manuellement par intermittence, fusionnant sur le nom seul, et cela prenait trop longtemps. Chaque paire devait être ouverte et vérifiée pour l'historique avant fusion, et il en restait environ 10 000 comptes à traiter, puis les contacts. Le nettoyage bloquait deux autres projets, notamment l'intégration suivante qu'il devait lancer.

Comment les doublons ont été résolus

  1. 1. Testez d'abord le champ évident

    Avec l'équipe de succès client de Dedupely, il a commencé par apparier les comptes sur le numéro d'identité de l'école. La recherche n'a rien trouvé, notamment parce que de nombreux comptes n'avaient pas ce numéro rempli. Le nom seul n'était pas fiable non plus, car beaucoup d'écoles partagent le même nom. Ils avaient besoin d'un deuxième champ pour l'appariement.

  2. 2. Ajoutez le site web comme deuxième champ

    Le site web était un bon candidat, mais il ne figurait pas encore dans Dedupely. L'équipe de réussite client l'a ajouté via le gestionnaire de champs supplémentaires, et une fois synchronisé, la recherche a fait correspondre les comptes selon le nom et le site web.

  3. 3. Commencez par les comptes sans commandes

    Pour sécuriser les fusions, ils ont filtré les comptes sans commandes. Un doublon sans historique de commandes n'a rien à perdre. La recherche par nom et site Web a trouvé 2 319 correspondances. Il a exporté les résultats en CSV comme sauvegarde avant la fusion.

    Recherche de doublons Dedupely avec filtre pour comptes sans commandes

  4. 4. Vérifiez un exemple, effectuez une sauvegarde, puis fusionnez en bloc

    Une deuxième recherche basée sur le nom seul, pour les comptes sans commandes uniquement, a trouvé 7 046 correspondances, certaines contenant cinq ou six fiches. Le succès client a suggéré d'en fusionner cinq ou six d'abord pour vérifier le résultat. Il a exporté une autre sauvegarde, ajouté un filtre sur le propriétaire du compte pour se concentrer sur les fiches auxquelles lui et deux collègues avaient travaillé, et a lancé la fusion en masse, qui s'exécute en arrière-plan. Il a choisi de ne pas activer Auto Merge jusqu'à ce qu'il ait vérifié les résultats.

    Un modèle nécessite attention : les écoles du même district partagent souvent un site web. Pour celles-ci, le nom et le site web ne suffisent pas, ils restent en dehors des fusions en masse et reçoivent un examen manuel.

Ce que la déduplication a changé

Des vérifications manuelles aux fusions en masse

Ce qui avait été un travail lent compte par compte est devenu quelques recherches et des fusions en masse qui s'exécutent en arrière-plan. La fusion propre à Salesforce s'arrête à trois fiches à la fois, tandis que Dedupely fusionne des milliers de fiches en une seule action. En moyenne, l'équipe fusionne maintenant plus de 200 correspondances de comptes et 75 correspondances de contacts par mois, avec une sauvegarde CSV de chaque fusion en masse.

Une vue plus claire de l'origine des doublons

L'examen des recherches lui a aussi montré où venaient les doublons: des comptes créés sans vérification et une importation non contrôlée. Connaître les origines lui a donné un point de départ pour arrêter les nouveaux doublons, pas seulement pour nettoyer les anciens.

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