Caso de sucesso

Como uma Empresa de Recrutamento Executivo Reduziu a Sua Lista de Pessoas do Pipedrive em Um Terço Após uma Importação Duplicar Quase Todos, com Dedupely

  • Pipedrive
  • Após uma importação de lista
  • Entrada manual pela equipe
  • Recrutamento
  • 9,092 correspondências de pessoas mescladas
  • 5,667 correspondências de organizações mescladas
  • 31% menos registros de pessoas após mesclagem

Uma correspondência é um conjunto de registros duplicados mesclados num único registro. Estas correspondências continham aproximadamente dois registros cada, pelo que o número de registros mesclados é aproximadamente o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

Uma limpeza que duplicou toda a gente

O sócio-gerente da empresa faz quase todo o trabalho no Pipedrive. Ao longo de alguns anos, as pessoas entravam e saíam, todos inseriam os seus próprios dados e o CRM tornou-se confuso.

Para corrigir, ele seguiu o conselho que tinha recebido: exportar as pessoas, limpá-las numa planilha e num serviço de validação de email, e depois importá-las de volta. A importação adicionou novos registros ao lado dos existentes. Pelo que entendeu, as pessoas chegaram sem uma organização correspondente, então o Pipedrive criou novas pessoas e novas organizações para acompanhá-las.

  • Pessoas: cerca de 29.000 registros, onde esperava cerca de 11.000 seus e 18.000 em toda a empresa.
  • Organizações: cerca de 21.000, onde estimou o número real em 8.000 a 10.000. Cerca de 8.800 não tinham endereço nenhum.
Uma pequena equipe a trabalhar à secretária

O que os duplicados prejudicaram

Contagens de registros em que ninguém confiava

Com milhares de registros a mais do que deveria ter, as contagens no Pipedrive não significavam nada. A verificação de duplicados do próprio Pipedrive encontrou apenas algumas centenas de pessoas e organizações, uma pequena fração dos milhares de registros extras, o que o preocupava ainda mais. Vincular as pessoas à organização certa também era difícil, porque as empresas com que ele trabalha têm escritórios em várias cidades.

Por que apagar ou unificar manualmente não era uma opção

Ele não podia simplesmente excluir um registro de cada par, pois os registros guardam o histórico de atividade, e excluir o errado o perderia. Mesclar no Pipedrive exigia abrir uma prévia e mesclar pares um a um, e ele já tinha passado umas duas semanas tentando limpar tudo.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Faça merge de pessoas por email primeiro

    Começou a partir do pré-definido Duplicate Searches que o Dedupely cria para cada conta. A primeira passada em pessoas correspondeu a um email exato, com o telefone definido como Similar para que diferenças de formatação não importassem, e ele mesmo mesclou esses em massa. A equipe de sucesso do cliente do Dedupely recomendou começar com correspondências exatas e verificar as primeiras páginas antes de mesclar em massa.

  2. 2. Mesclar organizações pelo nome

    Depois, mesclou organizações com o mesmo nome. Após a passagem de pessoas, a verificação de duplicados nativa do Pipedrive mostrou 49 pessoas restantes, e após a passagem de organizações, não mostrou nenhuma organização duplicada. No Pipedrive, uma mesclagem move atividades, notas, negócios e organizações vinculadas para o registro que sobrevive.

    Pesquisa de Duplicatas Dedupely: organizações por nome

  3. 3. Ampliar a busca de pessoas

    Uma segunda pesquisa de pessoas correspondeu a primeiro nome, sobrenome, email e uma organização parecida, e encontrou 1.937 correspondências. Para organizações, duas pesquisas adicionais verificaram o que restava: website em Domain Root mais nome parecido não encontrou nada (já tinham sido mescladas), e website em Domain Root mais as primeiras três palavras do nome encontrou 45 correspondências possíveis para revisar. Uma lição no caminho: depois de alterar uma pesquisa, clique em Scan, ou os resultados não se atualizam.

  4. 4. Trate os complicados, depois automatize

    Numa chamada de acompanhamento, a equipe de sucesso do cliente do Dedupely verificou a conta. A busca por duplicados óbvios (primeiro nome, sobrenome, email e proprietário exatos) não encontrou mais correspondências. Muitas das correspondências restantes eram falsos positivos: pessoas diferentes com o mesmo nome, ou pessoas que compartilhavam o telefone principal do escritório. Para essas, criaram uma busca de pessoas com o mesmo nome em que um registro não tem email, e ele passou pelas 14 correspondências uma a uma, escolhendo os valores vencedores à mão quando necessário. Organizações e várias localizações também ficaram fora de mesclagens em massa, porque cada localização é um registro separado que precisa de manter.

    Por fim, ativaram Auto Merge para a pesquisa de nome, sobrenome e email, configure para rodar o mais breve possível, para que os novos duplicados desse tipo se mesclem sozinhos. Continua rodando.

O que a desduplicação mudou

Um CRM limpo, mantido limpo

No total, mesclou 9.092 correspondências de pessoas e 5.667 correspondências de organizações, aproximadamente dois registros cada. Isso reduziu a lista de pessoas de cerca de 29.000 registros para menos de 20.000 e as organizações de cerca de 20.500 para menos de 15.000. As duplicatas óbvias desapareceram, a verificação de duplicatas do próprio Pipedrive não mostra nenhuma organização duplicada e uma pesquisa continua a mesclar automaticamente novas duplicatas exatas.

Novas regras na entrada

A experiência também mudou a forma como os dados entram no Pipedrive. Com muitas pessoas adicionando seus próprios registros, ele se tornou o guardião: por enquanto, os envios passam por ele. Um Duplicate Report semanal do Dedupely mostra quantas correspondências possíveis ainda faltam revisar.

Relacionadas

Limpe as suas pessoas e organizações do Pipedrive hoje

Experimente grátis Fale com vendas
Avançar para o conteúdo