Caso de sucesso

Como uma Empresa de Recrutamento Executivo Reduziu a Sua Lista de Pessoas do Pipedrive em Um Terço Após uma Importação Duplicar Quase Todos, com Dedupely

  • Pipedrive
  • Após uma importação de lista
  • Entrada manual pela equipa
  • Recrutamento
  • 9,092 correspondências de pessoas fusionadas
  • 5,667 correspondências de organizações mescladas
  • 31% menos registos de pessoas após mesclagem

Uma correspondência é um conjunto de registos duplicados fundidos num único registo. Estas correspondências continham aproximadamente dois registos cada, pelo que o número de registos fundidos é aproximadamente o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

Uma limpeza que duplicou toda a gente

O sócio-gerente da empresa faz quase todo o trabalho no Pipedrive. Ao longo de alguns anos, as pessoas entravam e saíam, todos inseriam os seus próprios dados e o CRM tornou-se confuso.

Para corrigir, seguiu o conselho que lhe tinha sido dado: exportar as pessoas, limpá-las numa folha de cálculo e num serviço de validação de email, depois importá-las de volta. A importação adicionou novos registos junto aos existentes. Conforme compreendeu, as pessoas chegaram sem uma organização correspondente, portanto o Pipedrive criou novas pessoas e novas organizações para as acompanhar.

  • Pessoas: cerca de 29.000 registos, onde esperava cerca de 11.000 seus e 18.000 em toda a empresa.
  • Organizações: cerca de 21.000, onde estimou o número real em 8.000 a 10.000. Cerca de 8.800 não tinham endereço nenhum.
Uma pequena equipa a trabalhar à secretária

O que os duplicados prejudicaram

Contagens de registos em que ninguém confiava

Com milhares de registos a mais do que deveria ter, as contagens no Pipedrive não significavam nada. A verificação de duplicados do Pipedrive encontrou apenas algumas centenas de contactos e organizações, uma pequena fração dos milhares de registos extra, o que o preocupava ainda mais. Ligar contactos à organização correta também era difícil, porque as empresas com que trabalha têm escritórios em várias cidades.

Por que apagar ou unificar manualmente não era uma opção

Não podia simplesmente apagar um registo de cada par, pois os registos contêm histórico de atividade, e apagar o errado o perderia. Mesclar no Pipedrive exigia abrir uma pré-visualização e mesclar pares um a um, e já tinha passado duas semanas a tentar limpar tudo.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Faça merge de pessoas por email primeiro

    Começou a partir do pré-definido Duplicate Searches que o Dedupely cria para cada conta. A primeira fase em pessoas correspondeu a um email exato, com telefone definido para Similar para que diferenças de formatação não importassem, e ele fusionou-os em massa. A equipa de sucesso de clientes do Dedupely recomendou começar com correspondências exatas e verificar as primeiras páginas antes de fazer fusões em massa.

  2. 2. Fundir organizações pelo nome

    A seguir, fundiu organizações com o mesmo nome. Após a passagem de contactos, a verificação de duplicados do Pipedrive mostrou 49 contactos restantes, e após a passagem de organizações, não mostrou nenhuma organização duplicada. No Pipedrive, uma fusão move atividades, notas, negócios e organizações ligadas para o registo sobrevivente.

    Pesquisa de Duplicatas Dedupely: organizações por nome

  3. 3. Ampliar a busca de pessoas

    Uma segunda pesquisa de pessoas correspondeu ao nome, apelido, e-mail e organização similar, encontrando 1.937 correspondências. Para organizações, duas pesquisas adicionais verificaram o que restava: website em Domain Root mais nome similar não encontrou nada (já tinham sido fundidas), e website em Domain Root mais as primeiras três palavras do nome encontrou 45 correspondências possíveis para rever. Lição aprendida: após alterar uma pesquisa, clique em Scan, ou os resultados não se atualizam.

  4. 4. Trate os complicados, depois automatize

    Numa chamada de acompanhamento, a equipa de sucesso de clientes do Dedupely verificou a conta. A busca de duplicados óbvios (nome exato, apelido, email e proprietário) não encontrou correspondências restantes. Muitas das correspondências restantes eram falsos positivos: pessoas diferentes com o mesmo nome ou pessoas que partilhavam o número de telefone principal do escritório. Para estas, criaram uma busca de pessoas com o mesmo nome onde um registo não tem email, e ele passou pelas 14 correspondências uma a uma, escolhendo os valores vencedores manualmente quando necessário. Organizações e várias localizações também ficaram fora de fusões em massa, porque cada localização é um registo separado que precisa de manter.

    Por fim, ativaram Auto Merge para a pesquisa de nome, apelido e email, configure para ser executada o mais breve possível, para que os novos duplicados desse tipo se fundam automaticamente. Continua em execução.

O que a desduplicação mudou

Um CRM limpo, mantido limpo

No total, fundiu 9.092 correspondências de pessoas e 5.667 correspondências de organizações, aproximadamente dois registos cada. Isso reduziu a lista de pessoas de cerca de 29.000 registos para menos de 20.000 e as organizações de cerca de 20.500 para menos de 15.000. As duplicatas óbvias desapareceram, a verificação de duplicatas do próprio Pipedrive não mostra nenhuma organização duplicada e uma pesquisa continua a fundir automaticamente novas duplicatas exatas.

Novas regras na entrada

A experiência também mudou a forma como os dados entram em Pipedrive. Com demasiadas pessoas a adicionar os seus próprios registos, ele tornou-se o guardião: por enquanto, os uploads passam por ele. Um Relatório de Duplicatas semanal de Dedupely diz-lhe quantas correspondências possíveis faltam rever.

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