Caso di studio

Come un rivenditore ha smesso di far indovinare al suo team di vendita quale account usare in Salesforce con Dedupely

  • Salesforce
  • Immissione manuale da parte del team
  • Dopo l'importazione di un elenco
  • Vendita al dettaglio
  • 200+ corrispondenze di account fuse al mese, in media
  • 75+ corrispondenze di contatti unite al mese, in media
  • 280,000+ account e contatti tenuti sotto controllo

Un match è un insieme di record duplicate uniti in un unico record. Ogni match di account conteneva tra due e cinque record, e ogni match di contatto ne conteneva due, quindi il numero di record uniti è almeno il doppio del numero di match.

Da dove provengono i duplicati

Centinaia di scuole con lo stesso nome

L'azienda vende a distretti e singole scuole negli Stati Uniti gestendo le vendite in Salesforce. Il problema più grave è radicato nel mercato: centinaia di scuole diverse hanno nomi comuni, quindi molti account che sembrano duplicati sono in realtà scuole separate. Un distretto e una delle sue scuole possono apparire come due account distinti, anche se appartengono allo stesso insieme.

Il responsabile delle vendite che gestisce Salesforce ha tracciato i duplicati a due fonti:

  • Account creati senza verifica. Alcuni dipendenti hanno creato nuovi account senza verificare se la scuola esisteva già. Nessuno si è accorto che era un problema fino a circa un anno dopo.
  • Un'importazione che nessuno ha verificato. Il primo caricamento ha portato in un grande database esistente sopra i dati già in Salesforce, e nessuno lo ha controllato per duplicati.
Un edificio scolastico

Cosa hanno rotto i duplicati

Venditori che chiedono quale account usare

Il problema è diventato evidente quando l'intero team ha iniziato a lavorare in Salesforce. I suoi venditori gli chiedevano continuamente quale account usare per una scuola. Un account duplicato inizia senza cronologia, quindi un ordine registrato su un record era invisibile dall'altro, e con le scuole, quella cronologia è importante.

Perché la correzione manuale si è fermata

Le persone avevano affrontato i duplicati manualmente da e allora, unendo solo per nome, ed era molto lungo. Ogni coppia doveva essere aperta e controllata per la cronologia prima di unirla, e aveva ancora circa 10.000 account da verificare, con i contatti dopo. La pulizia stava bloccando altri due progetti, inclusa la successiva integrazione che doveva lanciare.

Come sono stati risolti i duplicati

  1. 1. Prova prima il campo più ovvio

    Con il team di customer success di Dedupely, ha iniziato abbinando gli account al numero ID della scuola nazionale. La ricerca non ha trovato nulla, in parte perché molti account non avevano mai il numero compilato. Neanche il nome da solo era sicuro, perché così tante scuole diverse condividono un nome. Avevano bisogno di un secondo campo su cui abbinare.

  2. 2. Importa il sito web come secondo campo

    Il sito web era un buon candidato, ma non era ancora in Dedupely. Il team Customer Success l'ha aggiunto tramite Extra Fields Manager, e una volta sincronizzato, la ricerca ha fatto corrispondere gli account sia per nome che per sito web.

  3. 3. Inizia con gli account che non hanno ordini

    Per rendere i primi merge sicuri, hanno aggiunto un filtro in modo che la ricerca mostrava solo account senza ordini. Un duplicato senza ordini non ha storia degli ordini da perdere. La ricerca per nome, sito web e senza ordini ha trovato 2.319 corrispondenze, circa 5.000 record, e ha concordato che erano gli stessi account quasi ogni volta. Ha esportato i risultati come backup CSV prima dell'unione, in modo da poter sempre verificare cosa è cambiato.

    Dedupely Duplicate Search con un filtro per account senza ordini

  4. 4. Controlla un campione, fai un backup, poi unisci in blocco

    Una seconda ricerca ha trovato corrispondenze solo per nome, sempre solo per account senza ordini, e ha trovato 7.046 corrispondenze, alcuni contenenti cinque o sei record. Customer success ha suggerito di unire prima cinque o sei per controllare il risultato. Ha esportato un altro backup, ha aggiunto un filtro al proprietario dell'account per concentrarsi sui record su cui lui e due colleghi avevano lavorato, e ha avviato l'unione in blocco, che si esegue in background. Ha scelto di non attivare Auto Merge finché non avesse verificato i risultati.

    Un modello richiede attenzione: le scuole dello stesso distretto spesso condividono un sito web. Per quelli, nome e sito web non bastano, quindi rimangono esclusi dalle fusioni in blocco e ricevono un'occhiata manuale.

Cosa è cambiato con la deduplicazione

Dalle verifiche manuali alle fusioni in blocco

Quello che era un lavoro lento account per account è diventato poche ricerche e unioni in blocco in background. Salesforce unisce tre record alla volta, mentre Dedupely unisce in blocco migliaia di record in un'unica azione. In media, il team ora unisce oltre 200 corrispondenze di account e 75 di contatti al mese, con backup CSV di ogni unione.

Una visione più chiara di dove iniziano i duplicati

L'esame delle ricerche gli ha anche mostrato da dove provengono i duplicati: account creati senza verifica e un'importazione che nessuno ha verificato. Conoscere le cause gli ha dato un punto di partenza per prevenire nuovi duplicati, non solo per eliminare quelli vecchi.

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