Caso di studio

Come un'azienda di risposta telefonica con IA ha smesso di controllare manualmente Pipedrive e ha unito 20.000+ record duplicati con Dedupely

  • Pipedrive
  • Immissione manuale da parte del team
  • Compilazioni di moduli e iscrizioni
  • SaaS
  • 20,000+ record duplicati uniti
  • 10,000+ Corrispondenze di persone e organizzazioni unite
  • 0 persone duplicate nel controllo duplicati di Pipedrive

Una corrispondenza è un insieme di record duplicati fusi in un unico record. Ogni corrispondenza contiene almeno due record, quindi il numero di record fusi è almeno il doppio del numero di corrispondenze.

Da dove provengono i duplicati

La stessa azienda, scritta in modi diversi

L'azienda vende software di risposta telefonica AI a appaltatori di servizi domestici e gestisce sia il marketing che le vendite da Pipedrive. I record provenivano da immissione manuale del team e da compilazioni di moduli, quindi lo stesso appaltatore o contatto potrebbe trovarsi in Pipedrive più di una volta. Quando la pulizia è iniziata, l'account conteneva circa 22.000 organizzazioni e 19.000 Persone.

Pipedrive non evidenziava i duplicati evidenti a una persona:

  • Varianti del nome. Un appaltatore potrebbe apparire come il solo nome dell'azienda, con Inc. aggiunto, o con un servizio in più nel nome, come HVAC su un record e HVAC e Idraulica su un altro.
  • Record parzialmente compilati. A volte mancava il sito web, a volte il numero di telefono o l'indirizzo, e a volte un record aveva solo il nome dell'azienda.
  • Persone inserite diversamente. Alcuni nomi includevano un secondo nome, e la stessa persona poteva essere Steven in un record e Steve in un altro.

Alcuni simili dovevano restare

Molti dei loro clienti sono gruppi con vari rami. In Pipedrive, questi rami sono collegati a un'azienda madre, e alcuni condividono lo stesso sito web. Sembrano duplicati ma non lo sono, e i link tra loro dovevano rimanere esattamente come erano.

Un tecnico dei servizi domestici al lavoro

Cosa hanno rotto i duplicati

Esamina, unisci, ripeti

Senza un modo per deduplicare in blocco, il direttore senior del marketing trovava i duplicati da sola, li esaminava e li univa uno alla volta. Ha detto che ci voleva un'eternità. Lo stesso giorno, poco prima, aveva unito quattro organizzazioni duplicate manualmente.

Crescita su dati di scarsa qualità

L'azienda stava espandendo il team e il business, e lei ha detto che non poteva continuare con dati scadenti. Niente segnalava nemmeno i nuovi duplicati, quindi il lavoro manuale continuava a ripresentarsi.

Come sono stati risolti i duplicati

  1. 1. Proteggi le aziende madre prima di unire qualsiasi cosa

    Con il team di customer success di Dedupely, hanno sincronizzato Organizzazioni e ha portato il campo della società madre di Pipedrive nella ricerca. Un filtro, Società madre è vuota, mantiene fuori dalla ricerca ogni filiale che ha un genitore impostato, così che una filiale non possa essere unita nel suo genitore o in un'altra filiale. Ciò ha lasciato la maggior parte del database nella ricerca. Le poche dozzine di filiali vengono verificate manualmente.

    Ricerca Organizations di Dedupely con il filtro Società madre è vuota

  2. 2. Associa organizzazioni per nome e città

    La corrispondenza solo sul nome ha trovato circa 7.000 corrispondenze, troppo ampie per fidarsi: due aziende di idraulica con nomi quasi identici, una con una città aggiunta, possono essere due attività diverse. Aggiungendo la città, le corrispondenze erano affidabili. Il nome utilizza la corrispondenza Similar, che cattura errori di battitura e piccole differenze, e ha controllato un risultato in Pipedrive prima di unire. Nome con sito web e nome con telefono erano pianificati come i prossimi passaggi.

  3. 3. Pulisci le persone in passate, ciascuna cattura un nuovo gruppo

    Hanno iniziato con una corrispondenza email esatta, poi un'unione in blocco. Per trovare i duplicati rimasti, hanno provato nuove coppie di campi:

    • Cognome ed email, che ha detto di non aver mai pensato di provare.
    • Cognome e telefono, che ha catturato persone come Steven e Steve.
    • Nome e telefono, con First Name impostato su Similar Words solo sulla prima parola, in modo che un nome di mezzo non blocchi un abbinamento.

    Le corrispondenze rimanenti vengono revisionate una per una, perché una coppia che condivide un numero di telefono potrebbe essere due persone diverse.

    Ricerca Dedupely People con Similar Words sul nome

Cosa è cambiato con la deduplicazione

Zero persone duplicate, confermate da Pipedrive

L'azienda ha fusionato più di 10.000 corrispondenze su Persone e Organizzazioni, combinando almeno 20.000 record duplicati. Dopo i passaggi finali, il controllo dei duplicati di Pipedrive non ha mostrato persone duplicate e due organizzazioni.

Nuovi modi per analizzare i dati

Ha detto che le analisi le hanno mostrato modi di guardare i dati che non aveva considerato, e ha intenzione di continuare a verificare con nuove combinazioni per assicurarsi che non le sfugga nulla.

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