TL;DR
- Uma empresa torna-se centenas de registros quando importações ou ferramentas criam uma empresa por contato.
- Variantes de nome, domínios de país e migrações acrescentam mais registros para a mesma empresa.
- Fazer corresponder pelo domínio principal da empresa encontra primeiro a maioria destes duplicados.
- As empresas sem site precisam de uma segunda pesquisa por nome com outro campo.
- O Dedupely encontra empresas duplicadas pelo domínio e pelo nome e retém as correspondências muito grandes.
Uma empresa costuma aparecer centenas de vezes porque algo criou um novo registro de empresa em vez de encontrar o existente. Uma importação de lista, uma integração ou uma migração podem fazer isso numa única tarde.
Nota-se quando procura uma conta e aparecem páginas com o mesmo nome. Cada registro tem um contato ou um negócio, e ninguém sabe qual é o registro verdadeiro.
Neste artigo, você vai ver como é o problema, como ele acontece e por que custa mais do que parece. Você também vai ver como voltar a ter cada empresa num só registro e mantê-la assim.
Como é quando uma empresa tem centenas de registros
Os sinais aparecem no trabalho diário antes de alguém contar os duplicados. Um comercial procura um cliente e recebe uma longa lista de nomes quase idênticos. Outro registra uma chamada num registro, e no dia seguinte um colega abre outro.
Outros sinais passam facilmente despercebidos:
- A maioria dos registros de uma empresa tem um único contato e nenhum negócio.
- O número de empresas no CRM é muito maior do que o número de empresas com que trabalha.
- Os relatórios de empresas novas criadas este mês parecem bons demais para ser verdade.
- Os responsáveis variam de registro para registro, por isso ninguém sabe quem é responsável pela conta.
Como uma empresa se transforma em centenas de registros
As causas dependem do caso, por isso verifique quais se aplicam ao seu CRM. A maioria cria registros sem dar nas vistas, uma linha ou uma sincronização de cada vez.
Importações que criam uma empresa para cada contato
Algumas configurações e ferramentas de importação criam uma empresa a partir do nome da empresa ou do domínio de email de cada contato. Se não encontrarem primeiro a empresa existente, cada linha acrescenta mais uma. Cem contatos de uma mesma empresa podem significar cem registros de empresa.
Nomes escritos de forma diferente
"Acme", "Acme Inc." e "ACME Group" são uma empresa para uma pessoa e três para uma correspondência exata. Listas de origens diferentes raramente escrevem um nome da mesma forma, por isso cada nova lista pode acrescentar outra versão. O nosso artigo sobre como os sufixos de empresa como Inc. e LLC ocultam duplicados aborda estes nomes.
Domínios que não batem certo
Domínios de país, um "www" à frente, uma mudança de marca ou um site de produto separado fazem uma empresa parecer várias. As empresas sem site registrado não podem corresponder pelo domínio.
Migrações e sincronizações
Uma migração pode levar todos os duplicados existentes para o novo CRM e acrescentar mais se os registros forem mapeados duas vezes. As sincronizações de ferramentas de prospeção e enriquecimento funcionam da mesma forma, uma empresa de cada vez.
Porque custa mais do que parece
Uma empresa dividida em centenas de registros divide tudo o que está ligado a ela. Contatos, negócios, notas e ligações ficam no registro que alguém abriu naquele dia.
Os vendedores perdem o histórico da conta, e dois deles podem trabalhá-la ao mesmo tempo. Um cliente também pode parecer um prospect, como explicado em porque é que as vendas continuam a fazer chamadas a frio a clientes existentes.
Os relatórios também sofrem. As contagens de empresas, contas por responsável e pipeline por conta dependem de um registro por empresa. O nosso artigo sobre como perceber se os duplicados estão distorcendo os seus relatórios mostra onde procurar.
Como reduzir cada empresa a um só registro
Decida o que conta como uma só empresa
O que conta como duplicado depende do caso, e o que uma equipe considera duplicado outra pode não considerar. Filiais, subsidiárias e escritórios por país podem ser uma conta ou várias. Combinem a regra antes de mesclar seja o que for. O nosso artigo sobre como tratar registros relacionados que parecem duplicados aborda os casos a manter separados.
Faça corresponder primeiro pelo domínio principal
O domínio principal da empresa é o campo mais forte para empresas. Compare-o sem "www", a terminação ou a parte do país, para que example.com e example.co.uk coincidam. O nosso artigo sobre como encontrar empresas duplicadas pelo domínio aprofunda o tema.
Depois faça corresponder pelos nomes, ignorando as palavras de enchimento
Compare os nomes das empresas pelas palavras em comum. Deixe de fora as palavras que não identificam uma empresa, como Inc., LLC, Ltd. ou Group. Combine uma correspondência de nome com um segundo campo, como a cidade ou o telefone, antes de confiar nela.
Rode uma segunda pesquisa para as empresas sem site
Registros com domínio em branco nunca correspondem pelo domínio, então a primeira pesquisa os pula. Uma pesquisa separada por nome mais telefone ou cidade os encontra.
Revise à mão os grupos muito grandes
Um grupo de centenas de registros para uma empresa merece uma análise antes de qualquer mesclagem. Pode ser a importação de que suspeita, ou um valor fictício compartilhado por registros sem relação. Alguns CRM também limitam quantas associações um registro pode ter ou quantas vezes pode ser mesclado.
Decida o que a empresa sobrevivente mantém
Escolha qual registro permanece e quais valores ganham em campos como responsável, estágio do ciclo de vida e telefone. Veja a prévia de algumas mesclagens antes de executar as restantes.
Como o Dedupely devolve cada empresa a um só registro
No Dedupely, cria pesquisas de duplicados que comparam empresas pelo próprio domínio. Ignoram tudo o que vem antes e depois, como https, www, caminhos e terminações de país. Pode acrescentar uma pesquisa por nome que ignora as palavras que escolher, como Inc. ou LLC, e uma segunda pesquisa para empresas sem site.
Por padrão, correspondências com mais de 20 registros ficam fora das mesclagens em massa. Você visualiza a prévia de cada uma dessas mesclagens e as mescla manualmente.
Encontre as empresas escondidas atrás de centenas de registros
Uma empresa, um registro
Uma empresa raramente se torna centenas de registros de propósito. Uma importação, uma ferramenta ou uma migração cria um novo registro sempre que não encontra o existente. Ninguém dá por isso até as pesquisas e os relatórios deixarem de fazer sentido.
Fazer corresponder por domínio, depois por nomes e depois as empresas sem website reduz a maioria a um só registro. Encontrar a origem evita que a próxima lista comece tudo de novo.
Perguntas frequentes
Porque é que o meu CRM tem tantas empresas duplicadas?
Normalmente porque importações, integrações ou migrações criaram uma empresa nova em vez de encontrar a existente. Algumas importações criam uma empresa para cada contato, e as diferenças de nome ou domínio impedem o CRM de as emparelhar. Uma só lista pode acrescentar centenas de registros de uma empresa numa tarde.
Como encontro todos os registros de uma empresa?
Comece pelo domínio principal do site ou do email da empresa, ignorando "www", a terminação e as variantes de país. Depois pesquise pelo nome, deixando de fora palavras como Inc. ou LLC, e confirme com a cidade ou o telefone. Faça uma pesquisa à parte para registros sem site, porque um domínio vazio nunca corresponde.
Devo mesclar centenas de registros de empresas de uma vez?
Revise primeiro os grupos muito grandes. Um grupo enorme pode ser uma empresa importada muitas vezes, ou registros sem relação que compartilham um valor de substituição. Mescle alguns grupos, verifique nos registros que sobrevivem os contatos, negócios e o responsável, e continue com o restante usando as mesmas regras.
As filiais e subsidiárias são duplicados da empresa-mãe?
Depende da sua equipe. Algumas equipes querem um registro por empresa, enquanto outras mantêm cada filial ou subsidiária separada porque tem o seu próprio comprador ou território. Acordem a regra antes de mesclar e, se preciso, deixem esses registros fora das mesclagens de empresas.
Como impeço que as importações criem empresas duplicadas?
Limpe a lista antes de importá-la, comparando-a com as empresas existentes por domínio e nome. Verifique como as configurações de importação criam empresas a partir de contatos. Limitar quem pode importar empresas também ajuda quando uma lista já criou centenas de registros.
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