Résumé
- Une entreprise devient des centaines de fiches quand des imports ou des outils créent une entreprise par contact.
- Variantes de nom, domaines nationaux et migrations ajoutent des fiches pour la même entreprise.
- Rapprocher sur le domaine principal de l'entreprise trouve d'abord la plupart de ces doublons.
- Les entreprises sans site web demandent une seconde recherche sur le nom avec un autre champ.
- Dedupely trouve les entreprises en double par domaine et par nom, et retient les très grandes correspondances.
Une entreprise apparaît souvent des centaines de fois parce que quelque chose a créé une nouvelle fiche entreprise au lieu de trouver l'existante. Un import de liste, une intégration ou une migration peut le faire en un seul après-midi.
Vous le voyez quand vous cherchez un compte et obtenez des pages du même nom. Chaque fiche contient un contact ou une transaction, et personne ne sait laquelle est la vraie.
Dans cet article, vous verrez à quoi ressemble le problème, comment il survient et pourquoi il coûte plus qu'il n'y paraît. Vous verrez aussi comment ramener chaque entreprise à une seule fiche et l'y maintenir.
À quoi cela ressemble quand une entreprise a des centaines de fiches
Les signes apparaissent dans le travail quotidien avant que quiconque compte les doublons. Un commercial cherche un client et obtient une longue liste de noms presque identiques. Un autre consigne un appel sur une fiche, et un collègue en ouvre une autre le lendemain.
D'autres signes passent facilement inaperçus :
- La plupart des fiches d'une entreprise ne contiennent qu'un contact et aucune transaction.
- Le nombre d'entreprises dans votre CRM est bien plus élevé que le nombre d'entreprises avec lesquelles vous travaillez.
- Les rapports sur les nouvelles entreprises créées ce mois-ci semblent trop beaux pour être vrais.
- Les propriétaires diffèrent d'une fiche à l'autre, et personne ne sait qui détient le compte.
Comment une entreprise devient des centaines de fiches
Les causes dépendent du cas, vérifiez donc lesquelles s'appliquent à votre CRM. La plupart créent des fiches discrètement, une ligne ou une synchronisation à la fois.
Les imports qui créent une entreprise pour chaque contact
Certains réglages et outils d'import créent une entreprise à partir du nom d'entreprise ou du domaine e-mail de chaque contact. S'ils ne trouvent pas d'abord l'entreprise existante, chaque ligne en ajoute une. Cent contacts d'une même entreprise peuvent donner cent fiches entreprise.
Noms écrits différemment
« Acme », « Acme Inc. » et « ACME Group » sont une seule entreprise pour une personne et trois pour une correspondance exacte. Les listes de sources différentes écrivent rarement un nom de la même façon, chaque nouvelle liste peut donc ajouter une version de plus. Notre article sur comment les formes juridiques comme Inc. et LLC masquent les doublons traite de ces noms.
Des domaines qui ne concordent pas
Domaines nationaux, un « www » devant, un changement de marque ou un site produit séparé font passer une entreprise pour plusieurs. Les entreprises sans site enregistré ne peuvent pas du tout être rapprochées par domaine.
Migrations et synchronisations
Une migration peut transporter tous les doublons existants dans le nouveau CRM et en ajouter si des fiches sont mappées deux fois. Les synchronisations des outils de prospection et d'enrichissement fonctionnent de la même façon, une entreprise à la fois.
Pourquoi cela coûte plus qu'il n'y paraît
Une entreprise répartie sur des centaines de fiches divise tout ce qui y est rattaché. Contacts, transactions, notes et appels se trouvent sur la fiche que quelqu'un a ouverte ce jour-là.
Les commerciaux perdent l'historique du compte, et deux d'entre eux peuvent le travailler en même temps. Un client peut aussi ressembler à un prospect, comme expliqué dans pourquoi les ventes continuent de démarcher à froid des clients existants.
Les rapports en pâtissent aussi. Les comptages d'entreprises, de comptes par propriétaire et de pipeline par compte dépendent tous d'une fiche par entreprise. Notre article sur comment savoir si les doublons faussent vos rapports montre où regarder.
Ramener chaque entreprise à une seule fiche
Décider ce qui compte comme une seule entreprise
Ce qui compte comme doublon se juge au cas par cas, et ce qu'une équipe tient pour un doublon, une autre non. Agences, filiales et bureaux par pays peuvent être un compte ou plusieurs. Fixez la règle avant toute fusion. Notre article sur comment traiter les fiches liées qui ressemblent à des doublons traite des cas à garder séparés.
Rapprocher d'abord sur le domaine principal
Le domaine principal de l'entreprise est le champ le plus solide pour les entreprises. Comparez-le sans « www », l'extension ni la partie pays, pour que example.com et example.co.uk s'alignent. Notre article sur comment trouver les entreprises en double par domaine va plus loin.
Rapprochez ensuite sur les noms, en ignorant les mots de remplissage
Comparez les noms d'entreprise par leurs mots communs. Laissez de côté les mots qui n'identifient pas une entreprise, comme Inc., LLC, Ltd. ou Group. Associez une correspondance sur le nom à un second champ, comme la ville ou le téléphone, avant de vous y fier.
Lancez une seconde recherche pour les entreprises sans site web
Les fiches sans domaine ne correspondent jamais sur le domaine, et la première recherche les ignore. Une recherche à part sur le nom plus le téléphone ou la ville les trouve.
Examiner à la main les très grands groupes
Un groupe de centaines de fiches pour une entreprise mérite un examen avant toute fusion. Ce peut être l'import que vous soupçonnez, ou une valeur factice partagée par des fiches sans lien. Certains CRM limitent aussi le nombre d'associations qu'une fiche peut avoir ou le nombre de fois qu'elle peut être fusionnée.
Définissez ce que conserve l'entreprise retenue
Choisissez quelle fiche est conservée et quelles valeurs l'emportent pour des champs comme le propriétaire, l'étape du cycle de vie et le téléphone. Prévisualisez quelques fusions avant de lancer le reste.
Comment Dedupely ramène chaque entreprise à une seule fiche
Dans Dedupely, vous créez des recherches de doublons qui rapprochent les entreprises sur le domaine lui-même. Elles ignorent tout ce qui précède et suit, comme https, www, les chemins et les extensions nationales. Vous pouvez ajouter une recherche par nom qui ignore les mots de votre choix, comme Inc. ou LLC, et une seconde recherche pour les entreprises sans site web.
Par défaut, les correspondances de plus de 20 fiches sont tenues à l'écart des fusions en masse. Vous prévisualisez chacune de ces fusions et les faites à la main.
Trouvez les entreprises cachées derrière des centaines de fiches
Une entreprise, une fiche
Une entreprise devient rarement des centaines de fiches volontairement. Un import, un outil ou une migration crée une nouvelle fiche chaque fois qu'il ne trouve pas l'existante. Personne ne le voit jusqu'à ce que les recherches et les rapports n'aient plus de sens.
Rapprocher par domaine, puis par nom, puis les entreprises sans site web ramène la plupart à une seule fiche. Trouver la source évite que la prochaine liste ne recommence tout.
Questions fréquentes
Pourquoi mon CRM contient-il autant d'entreprises en double ?
En général parce que des imports, intégrations ou migrations ont créé une nouvelle entreprise au lieu de trouver l'existante. Certains imports créent une entreprise par contact, et les différences de nom ou de domaine empêchent le CRM de les rapprocher. Une seule liste peut ajouter des centaines de fiches pour une entreprise en un après-midi.
Comment trouver toutes les fiches d'une entreprise ?
Commencez par le domaine principal du site ou de l'e-mail de l'entreprise, en ignorant « www », l'extension et les variantes nationales. Cherchez ensuite par nom, en laissant de côté des mots comme Inc. ou LLC, et confirmez avec la ville ou le téléphone. Lancez une recherche à part pour les fiches sans site web, car un domaine vide ne correspond jamais.
Faut-il fusionner des centaines de fiches entreprise d'un coup ?
Revoyez d'abord les très grands groupes. Un groupe énorme peut être une entreprise importée de nombreuses fois, ou des enregistrements sans lien qui partagent une valeur factice. Fusionnez quelques groupes, vérifiez les contacts, deals et propriétaire des enregistrements conservés, puis continuez avec le reste selon les mêmes règles.
Les agences et filiales sont-elles des doublons de la société mère ?
Cela dépend de votre équipe. Certaines équipes veulent une fiche par entreprise, d'autres gardent chaque agence ou filiale séparée parce qu'elle a son propre acheteur ou territoire. Convenez de la règle avant de fusionner, et excluez au besoin ces fiches de vos fusions d'entreprises.
Comment empêcher les imports de créer des entreprises en double ?
Nettoyez la liste avant l'import, en la rapprochant de vos entreprises existantes par domaine et nom. Vérifiez comment vos réglages d'import créent des entreprises à partir des contacts. Limiter qui peut importer des entreprises aide aussi quand une liste a déjà créé des centaines de fiches.
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