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TL;DR

  • Registros duplicados inflacionam métricas como clientes, novos leads e pipeline em aberto.
  • Os registros duplicados podem fazer baixar taxas como a taxa de conversão e a taxa de vitória.
  • Uma contagem de clientes no CRM maior do que a do faturamento pode ser sinal de duplicados.
  • Antes de um relatório chegar à direção, compare o número de registros com os emails ou domínios únicos.
  • O Dedupely mostra quantos duplicados estão por trás de um relatório e os mescla para que os números se sustentem.

Um relatório chega à direção, e alguém pergunta porque é que o número de clientes não coincide com o da finança. Ninguém consegue responder na hora, e o resto da reunião passa a ser sobre os dados em vez do negócio.

Os duplicados são uma das causas habituais. Um cliente em dois registros conta duas vezes, e o erro propaga-se a todos os totais, taxas e gráficos construídos sobre ele. O mais difícil é que um relatório enviesado parece exatamente igual a um correto.

Neste artigo vai ver como os duplicados alteram relatórios comuns e os sinais que os denunciam. Também recebe uma verificação rápida a fazer antes de um relatório ser enviado.

Como os duplicados alteram os números

Um duplicado acrescenta uma segunda linha para um cliente que você já tem. O efeito num relatório depende de o relatório contar registros ou compará-los.

As contagens sobem

Qualquer relatório que conte registros também conta os duplicados. Os totais de clientes, os novos contatos, os novos leads e os negócios em aberto crescem a cada duplicado, mesmo quando não chegou nenhuma pessoa ou empresa nova.

As taxas descem ou estagnam

As taxas dividem uma contagem por outra, e os duplicados costumam afetar apenas um dos lados. Uma pessoa convertida num registro e por converter noutro baixa a taxa de conversão. Um negócio duplicado deixado em aberto, ou fechado como perdido, baixa a taxa de vitórias.

O efeito nem sempre é para baixo. Negócios duplicados que fecham ambos como ganhos podem aumentar a receita e a taxa de ganho ao mesmo tempo. Por isso, a distorção é difícil de detectar apenas pelo número.

O crédito vai parar no lugar errado

Relatórios que atribuem resultados, como origem, campanha ou responsável, dividem o histórico de uma pessoa entre vários registros. A conversão é atribuída ao que o registro mais recente indicar, e a origem original perde o crédito.

Relatórios comuns e o efeito dos duplicados neles

Relatório O que faz um duplicado Um sinal a observar
Número de clientes Conta um cliente duas vezes Maior do que a contagem do faturamento ou do financeiro
Novos contatos ou leads Contabiliza como novas as pessoas que regressam Um aumento súbito após uma importação, evento ou nova integração
Taxa de conversão Acrescenta registros não convertidos para pessoas que foram convertidas A taxa desce enquanto a atividade comercial se mantém estável
Taxa de ganho Inclui negócios em aberto ou perdidos que repetem um ganho Vários negócios com a mesma empresa, valor e data de fecho
Valor do pipeline Conta uma oportunidade mais do que uma vez O pipeline cresce mais depressa do que o número de contas ativas
Atribuição de origem ou de campanha Atribui o crédito ao canal que trouxe o cliente de volta Crédito de novo contato para pessoas que já eram clientes
Receita por conta Divide a receita de uma conta por vários registros Grandes clientes a aparecer menores do que o esperado

Os negócios duplicados merecem um olhar próprio, porque também afetam previsões e comissões. Abordamos isso em como os negócios duplicados inflacionam o seu pipeline.

Sinais de que um relatório está enviesado por duplicados

Nenhum destes sinais prova, por si só, a existência de duplicados. Cada um é motivo para uma análise mais atenta antes de o relatório sair.

O CRM não coincide com outro sistema

O faturamento, as finanças ou uma base de dados de produtos costumam saber quantos clientes você tem. Quando o número do CRM é maior, os duplicados são uma das primeiras coisas a descartar. Pequenas diferenças podem ter outras causas, como o momento ou a forma como um cliente é definido.

Os números disparam após um evento de dados

Importações, migrações, novas integrações e listas de eventos acrescentam registros em rajadas. Se um número subir logo após uma destas, verifique se os novos registros são pessoas novas ou pessoas que já tinha.

As taxas mudam sem motivo de negócio

Uma taxa de conversão que desce enquanto o pipeline e a atividade se mantêm estáveis pode ser um problema de denominador. Veja o que mudou nos registros antes de ver o que mudou no mercado.

Dois relatórios não coincidem

A contagem de leads do marketing e a das vendas raramente coincidem exatamente. Quando a diferença aumenta, um relatório pode estar contando registros e o outro pessoas, ou empresas.

O mesmo nome aparece duas vezes numa vista detalhada

Abra os registros por trás de um número e ordene-os por nome, email ou empresa. Repetições na primeira página são um sinal rápido e honesto.

Uma verificação rápida antes de um relatório seguir para a direção

Você não precisa de uma limpeza completa para saber se um relatório está distorcido. Uma verificação rápida diz se o número se sustenta e, mais ou menos, quanto ele está errado.

Conte os registros face aos valores únicos

Pegue nos registros por trás do relatório e conte duas coisas. Primeiro as linhas, depois os valores únicos do campo que identifica cada registro, como o email ou o domínio. A diferença entre os dois é uma primeira estimativa dos seus duplicados.

Essa estimativa não inclui correspondências aproximadas, como um erro de digitação num email ou dois domínios para a mesma empresa. Considere-a um mínimo. Para uma contagem mais completa, veja como descobrir quantos duplicados existem no seu CRM.

Compare com um sistema fora do CRM

Quando outro sistema conta a mesma coisa, compare os dois. Uma contagem de clientes confrontada com o faturamento é o teste mais claro que você tem.

Verifique os registros que influenciam o resultado

Para taxas e pipeline, os registros que mais importam são os grandes e os recentes. Verifique primeiro se há duplicados nos maiores negócios em aberto e nas contas ganhas mais recentes.

Acordar o que conta como duplicado

O que conta como duplicado depende de cada caso, e o que uma equipe considera duplicado pode não o ser para outra. Duas filiais de uma empresa são um só cliente em alguns relatórios e dois noutros. Defina isso antes de corrigir o número, senão a correção também será contestada.

Corrija os registros e depois o relatório

Filtros e soluções ao nível do relatório podem ocultar duplicados num só relatório. O relatório seguinte, criado com os mesmos registros, herda o problema outra vez.

A mesclagem corrige todos os relatórios de uma vez. Comece pelos duplicados óbvios, como correspondências exatas de email ou domínio. Decida qual valor prevalece nos campos que os seus relatórios leem, como origem, estágio do ciclo de vida, responsável e valor.

Depois da mesclagem, rode o relatório de novo e diga aos seus leitores o que mudou e por quê. Uma queda na contagem de clientes depois de uma limpeza é uma boa notícia, mas só se as pessoas souberem que devem esperá-la. Para acompanhar a tendência ao longo do tempo, monitore a sua taxa de duplicados e outras métricas de precisão do CRM.

Esperar torna isto mais difícil, pois cada novo duplicado aumenta a lacuna. O custo de adiar está explicado em porque não deve deixar a desduplicação do CRM para mais tarde.

Como o Dedupely mostra os duplicados por trás dos seus relatórios

Verifique também outras explicações para uma diferença: entidades de faturamento separadas, clientes inativos e relatórios com filtros de data ou status diferentes. Um domínio compartilhado ou uma contagem menor, por si só, não comprova um duplicado.

Cada pesquisa de duplicados no Dedupely mostra o número de correspondências e os registros que elas incluem, para que você dimensione a lacuna cedo. Você cria pesquisas de duplicados sobre os campos que seus relatórios contam, como email ou domínio, define regras sobre qual valor prevalece e visualiza a prévia de cada mesclagem. Cada mesclagem fica registrada num histórico que você pode exportar, para mostrar o que mudou entre duas versões de um relatório.

Veja quantos duplicados estão por trás dos seus relatórios

Relatórios em que pode confiar

Os duplicados distorcem os relatórios sem se dar por isso. As contagens aumentam, as taxas descem e o crédito passa para a origem errada, enquanto o relatório continua com o mesmo aspecto de sempre.

Alguns sinais os denunciam, como um CRM que não bate com o faturamento ou um salto após uma importação. Uma contagem rápida de registros em relação a valores únicos mostra o tamanho do problema. Mesclar os registros também corrige o próximo relatório, algo que um relatório remendado não consegue fazer.

Perguntas frequentes

Como afetam os duplicados os relatórios do CRM?

Contam um cliente, lead ou negócio mais do que uma vez. Números como clientes, novos leads e pipeline sobem, e taxas como a conversão e a taxa de ganho costumam descer. Os relatórios de atribuição podem atribuir a origem errada, porque o histórico de uma pessoa fica dividido por dois registros.

Por que a contagem de clientes do meu CRM não bate com o faturamento?

Os duplicados são uma causa comum: um cliente guardado em dois registros de empresa conta duas vezes no CRM e uma vez no faturamento. Outras causas incluem o momento do registro, contas encerradas e definições diferentes de cliente. Conte os domínios únicos na lista do CRM e compare com o faturamento para ver quanto os duplicados explicam.

Como posso verificar rapidamente um relatório em busca de duplicados?

Conte os registros do relatório e os valores únicos do campo que identifica cada um, como email ou domínio. A diferença é uma primeira estimativa de duplicados. Depois compare com um sistema externo, como o faturamento, e verifique os registros mais antigos e mais recentes em busca de repetições.

Os duplicados baixam as taxas de conversão?

Podem: uma pessoa que foi convertida num registro pode continuar não convertida noutro, o que aumenta o total sem acrescentar uma conversão. A taxa de conversão parece então mais baixa do que é. Mesclar os registros devolve a conversão e a pessoa a um só registro.

Devo corrigir os duplicados no relatório ou no CRM?

No CRM: os filtros dos relatórios e os ajustes manuais corrigem um relatório de cada vez. Mesclar os duplicados corrige todos os relatórios construídos sobre esses registros de uma só vez. Diga aos leitores dos relatórios o que mudou, para que uma contagem mais baixa não seja confundida com uma perda.