TL;DR
- Eine Firma wird zu Hunderten Datensätzen, wenn Importe oder Tools pro Kontakt eine Firma anlegen.
- Namensvarianten, Länderdomains und Migrationen fügen weitere Datensätze für dieselbe Firma hinzu.
- Ein Abgleich über die Kerndomain der Firma findet die meisten dieser Duplikate zuerst.
- Firmen ohne Website brauchen eine zweite Suche über den Namen mit einem weiteren Feld.
- Dedupely findet doppelte Firmen über Domain und Namen und hält sehr große Treffer zurück.
Eine Firma taucht meist Hunderte Male auf, weil etwas einen neuen Firmendatensatz angelegt hat, statt den bestehenden zu finden. Ein Listenimport, eine Integration oder eine Migration schafft das an einem einzigen Nachmittag.
Sie merken es, wenn Sie nach einem Account suchen und seitenweise denselben Namen erhalten. Jeder Datensatz hält einen Kontakt oder einen Deal, und niemand weiß, welcher der echte ist.
In diesem Beitrag sehen Sie, wie das Problem aussieht, wie es entsteht und warum es mehr kostet, als es scheint. Außerdem, wie Sie jede Firma wieder auf einen Datensatz bringen und dabei bleiben.
Wie es aussieht, wenn eine Firma Hunderte Datensätze hat
Die Anzeichen zeigen sich im Arbeitsalltag, bevor jemand die Duplikate zählt. Ein Vertriebler sucht einen Kunden und bekommt eine lange Liste fast gleicher Namen. Ein anderer protokolliert einen Anruf auf einem Datensatz, und ein Kollege öffnet am nächsten Tag einen anderen.
Andere Anzeichen übersieht man leicht:
- Die meisten Datensätze einer Firma haben einen einzigen Kontakt und keine Deals.
- Die Zahl der Firmen in Ihrem CRM ist viel höher als die Zahl der Firmen, mit denen Sie arbeiten.
- Berichte über neue Firmen in diesem Monat sehen zu gut aus, um wahr zu sein.
- Die Owner wechseln von Datensatz zu Datensatz, daher weiß niemand, wem der Account gehört.
Wie aus einer Firma Hunderte Datensätze werden
Die Ursachen sind Einzelfallsache, prüfen Sie also, welche davon auf Ihr CRM zutreffen. Die meisten legen Datensätze unbemerkt an, Zeile für Zeile oder Sync für Sync.
Importe, die für jeden Kontakt eine Firma anlegen
Manche Importeinstellungen und Tools legen aus dem Firmennamen oder der E-Mail-Domain jedes Kontakts eine Firma an. Finden sie die bestehende Firma nicht zuerst, kommt mit jeder Zeile eine weitere dazu. Hundert Kontakte einer Firma können hundert Firmendatensätze bedeuten.
Unterschiedlich geschriebene Namen
„Acme“, „Acme Inc.“ und „ACME Group“ sind für einen Menschen eine Firma und für einen exakten Abgleich drei. Listen aus verschiedenen Quellen schreiben einen Namen selten gleich, also kann jede neue Liste eine weitere Version hinzufügen. Unser Beitrag über wie Firmenzusätze wie Inc. und LLC Duplikate verbergen behandelt diese Namen.
Domains, die nicht zusammenpassen
Länderdomains, ein „www“ davor, ein Rebranding oder eine eigene Produktseite lassen eine Firma wie mehrere aussehen. Firmen ohne hinterlegte Website lassen sich gar nicht über die Domain abgleichen.
Migrationen und Synchronisierungen
Eine Migration kann alle bestehenden Duplikate ins neue CRM tragen und weitere hinzufügen, wenn Datensätze doppelt zugeordnet werden. Synchronisierungen aus Prospecting- und Anreicherungstools wirken genauso, Firma für Firma.
Warum es mehr kostet, als es aussieht
Eine Firma, die über Hunderte Datensätze verteilt ist, verteilt alles, was an ihr hängt. Kontakte, Deals, Notizen und Anrufe liegen auf dem Datensatz, den jemand an dem Tag geöffnet hat.
Vertriebler verlieren die Historie des Accounts, und zwei von ihnen bearbeiten ihn vielleicht gleichzeitig. Ein Kunde kann auch wie ein Interessent aussehen, wie beschrieben in warum der Vertrieb weiter bestehende Kunden kalt anruft.
Auch Berichte leiden. Zahlen zu Firmen, Accounts pro Owner und Pipeline pro Account hängen alle an einem Datensatz pro Firma. Unser Beitrag dazu, woran Sie erkennen, ob Duplikate Ihre Berichte verzerren zeigt, wo Sie nachsehen sollten.
So bringen Sie jede Firma auf einen Datensatz zurück
Festlegen, was als eine Firma zählt
Was als Duplikat zählt, ist Einzelfall, und was ein Team als Duplikat sieht, sieht ein anderes vielleicht nicht. Filialen, Töchter und Länderbüros können ein Account sein oder mehrere. Einigen Sie sich auf die Regel, bevor etwas verschmilzt. Unser Beitrag zu wie Sie mit verwandten Datensätzen umgehen, die wie Duplikate aussehen behandelt die Fälle, die getrennt bleiben sollten.
Zuerst über die Kerndomain abgleichen
Die Kerndomain der Firma ist das stärkste Feld für Firmen. Vergleichen Sie sie ohne „www“, Endung oder Länderteil, damit example.com und example.co.uk zusammenpassen. Unser Beitrag über wie Sie doppelte Unternehmen anhand der Domain finden geht tiefer darauf ein.
Dann über Namen abgleichen, Füllwörter ignorieren
Vergleichen Sie Firmennamen über ihre gemeinsamen Wörter. Lassen Sie Wörter weg, die keine Firma identifizieren, etwa Inc., LLC, Ltd. oder Group. Kombinieren Sie einen Namenstreffer mit einem zweiten Feld wie Ort oder Telefon, bevor Sie ihm trauen.
Eine zweite Suche für Firmen ohne Website ausführen
Datensätze ohne Domain passen nie über die Domain, daher überspringt die erste Suche sie. Eine eigene Suche über Name plus Telefon oder Stadt findet sie.
Die sehr großen Gruppen von Hand prüfen
Eine Gruppe von Hunderten Datensätzen für eine Firma verdient vor jedem Merge einen genaueren Blick. Es kann der vermutete Import sein oder ein Platzhalterwert, den unverbundene Datensätze teilen. Manche CRMs begrenzen auch, wie viele Verknüpfungen ein Datensatz haben oder wie oft er zusammengeführt werden kann.
Festlegen, was der verbleibende Firmendatensatz behält
Wählen Sie, welcher Datensatz bleibt und welche Werte in Feldern wie Owner, Lifecycle-Phase und Telefon gewinnen. Sehen Sie sich einige Merges in der Vorschau an, bevor Sie den Rest ausführen.
Wie Dedupely jede Firma auf einen Datensatz zurückführt
In Dedupely bauen Sie Duplikatsuchen, die Firmen über die Domain selbst abgleichen. Sie ignorieren alles davor und danach, etwa https, www, Pfade und Länderendungen. Sie können eine Namenssuche hinzufügen, die Wörter Ihrer Wahl ignoriert, etwa Inc. oder LLC, und eine zweite Suche für Firmen ohne Website.
Standardmäßig werden Treffer mit mehr als 20 Datensätzen von Bulk-Merges zurückgehalten. Sie sehen jeden dieser Merges vorab und führen sie von Hand zusammen.
Eine Firma, ein Datensatz
Eine Firma wird selten absichtlich zu Hunderten Datensätzen. Ein Import, ein Tool oder eine Migration legt jedes Mal einen neuen an, wenn es den bestehenden nicht findet. Niemand bemerkt es, bis Suchen und Berichte keinen Sinn mehr ergeben.
Ein Abgleich nach Domain, dann nach Namen, dann der Firmen ohne Website führt die meisten auf einen Datensatz zurück. Wer die Quelle findet, verhindert, dass die nächste Liste alles von vorn beginnt.
Häufige Fragen
Warum hat mein CRM so viele doppelte Firmen?
Meist, weil Importe, Integrationen oder Migrationen eine neue Firma angelegt haben, statt die bestehende zu finden. Manche Importe legen für jeden Kontakt eine Firma an, und Unterschiede bei Name oder Domain verhindern, dass das CRM sie zuordnet. Eine einzige Liste kann an einem Nachmittag Hunderte Datensätze für eine Firma hinzufügen.
Wie finde ich alle Datensätze einer Firma?
Beginnen Sie mit der Kerndomain der Website oder E-Mail der Firma, ohne „www“, Endung und Ländervarianten. Suchen Sie dann nach dem Namen, ohne Wörter wie Inc. oder LLC, und bestätigen Sie mit Stadt oder Telefon. Führen Sie eine eigene Suche für Datensätze ohne Website aus, denn eine leere Domain passt nie.
Sollte ich Hunderte Firmendatensätze auf einmal zusammenführen?
Prüfen Sie zuerst die sehr großen Gruppen. Eine riesige Gruppe kann eine vielfach importierte Firma sein oder nicht zusammengehörige Datensätze mit einem gemeinsamen Platzhalterwert. Führen Sie einige Gruppen zusammen, prüfen Sie bei den verbleibenden Datensätzen Kontakte, Deals und Owner, und machen Sie dann mit denselben Regeln weiter.
Sind Niederlassungen und Tochterfirmen Duplikate der Muttergesellschaft?
Das hängt von Ihrem Team ab. Manche Teams wollen einen Datensatz pro Firma, andere halten jede Niederlassung oder Tochter getrennt, weil sie eigene Käufer oder ein eigenes Gebiet hat. Einigen Sie sich vor dem Merge auf die Regel und halten Sie diese Datensätze bei Bedarf aus Ihren Firmen-Merges heraus.
Wie verhindere ich, dass Importe doppelte Firmen erzeugen?
Bereinigen Sie die Liste vor dem Import und gleichen Sie sie über Domain und Name mit Ihren bestehenden Firmen ab. Prüfen Sie, wie Ihre Importeinstellungen Firmen aus Kontakten anlegen. Einzuschränken, wer Firmen importieren darf, hilft auch, wenn eine Liste schon Hunderte Datensätze angelegt hat.
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