TL;DR
- Una empresa se convierte en cientos de registros cuando las importaciones o las herramientas crean una empresa por contacto.
- Las variantes de nombre, los dominios de país y las migraciones añaden más registros de la misma empresa.
- Comparar por el dominio principal de la empresa encuentra primero la mayoría de estos duplicados.
- Las empresas sin web necesitan una segunda búsqueda por nombre con otro campo.
- Dedupely encuentra empresas duplicadas por dominio y nombre, y retiene las coincidencias muy grandes.
Una empresa suele aparecer cientos de veces porque algo creó un registro de empresa nuevo en lugar de encontrar el existente. Una importación de lista, una integración o una migración pueden hacerlo en una sola tarde.
Lo notas cuando buscas una cuenta y salen páginas con el mismo nombre. Cada registro tiene un contacto o un negocio, y nadie sabe cuál es el registro real.
En este artículo verás cómo se ve el problema, cómo ocurre y por qué cuesta más de lo que parece. También cómo devolver cada empresa a un solo registro y mantenerla así.
Cómo se ve que una empresa tenga cientos de registros
Las señales aparecen en el trabajo diario antes de que nadie cuente los duplicados. Un comercial busca a un cliente y obtiene una larga lista de nombres casi idénticos. Otro registra una llamada en un registro, y al día siguiente un compañero abre otro distinto.
Otras señales son fáciles de pasar por alto:
- La mayoría de los registros de una empresa tienen un solo contacto y ningún negocio.
- El número de empresas de tu CRM es mucho mayor que el de empresas con las que trabajas.
- Los informes de empresas nuevas creadas este mes parecen demasiado buenos para ser verdad.
- Los propietarios cambian de un registro a otro, así que nadie sabe quién lleva la cuenta.
Cómo una empresa se convierte en cientos de registros
Las causas dependen de cada caso, así que comprueba cuáles se aplican a tu CRM. La mayoría crean registros en silencio, de fila en fila o de sincronización en sincronización.
Importaciones que crean una empresa por cada contacto
Algunos ajustes y herramientas de importación crean una empresa a partir del nombre de empresa o el dominio de correo de cada contacto. Si no encuentran antes la empresa existente, cada fila añade una más. Cien contactos de una empresa pueden suponer cien registros de empresa.
Nombres escritos de forma distinta
"Acme", "Acme Inc." y "ACME Group" son una empresa para una persona y tres para una coincidencia exacta. Las listas de distintas fuentes rara vez escriben un nombre igual, así que cada lista nueva puede añadir otra versión. Nuestro artículo sobre cómo los sufijos de empresa como Inc. y LLC ocultan los duplicados trata estos nombres.
Dominios que no coinciden
Los dominios de país, un "www" delante, un cambio de marca o una web de producto aparte hacen que una empresa parezca varias. Las empresas sin web registrada no se pueden emparejar por dominio.
Migraciones y sincronizaciones
Una migración puede llevar todos los duplicados existentes al CRM nuevo y añadir más si los registros se mapean dos veces. Las sincronizaciones de herramientas de prospección y enriquecimiento funcionan igual, empresa a empresa.
Por qué cuesta más de lo que parece
Una empresa dividida en cientos de registros divide todo lo que tiene asociado. Los contactos, negocios, notas y llamadas quedan en el registro que alguien abrió ese día.
Los comerciales pierden el historial de la cuenta, y dos de ellos pueden trabajarla a la vez. Un cliente también puede parecer un prospecto, como se explica en por qué ventas sigue haciendo llamadas en frío a clientes existentes.
Los informes también lo sufren. Los recuentos de empresas, cuentas por propietario y pipeline por cuenta dependen de un registro por empresa. Nuestro artículo sobre cómo saber si los duplicados distorsionan tus informes muestra dónde mirar.
Cómo devolver cada empresa a un solo registro
Decide qué cuenta como una sola empresa
Qué cuenta como duplicado depende del caso, y lo que un equipo considera duplicado otro puede no hacerlo. Sucursales, filiales y oficinas por país pueden ser una cuenta o varias. Acordad la regla antes de fusionar nada. Nuestro artículo sobre cómo gestionar registros relacionados que parecen duplicados trata los casos que conviene mantener separados.
Compara primero por el dominio principal
El dominio principal de la empresa es el campo más sólido para empresas. Compáralo sin "www", la terminación ni la parte del país, para que example.com y example.co.uk coincidan. Nuestro artículo sobre cómo encontrar empresas duplicadas por dominio profundiza en el tema.
Después compara por nombre, ignorando las palabras de relleno
Compara los nombres de empresa por las palabras que comparten. Deja fuera las palabras que no identifican a una empresa, como Inc., LLC, Ltd. o Group. Combina una coincidencia por nombre con un segundo campo, como la ciudad o el teléfono, antes de fiarte de ella.
Ejecuta una segunda búsqueda para las empresas sin web
Los registros sin dominio nunca coinciden por dominio, así que la primera búsqueda se los salta. Una búsqueda aparte por nombre más teléfono o ciudad los encuentra.
Revisa a mano los grupos muy grandes
Un grupo de cientos de registros para una empresa merece un vistazo antes de cualquier fusión. Puede ser la importación que sospechas, o un valor de relleno compartido por registros sin relación. Algunos CRM también limitan cuántas asociaciones puede tener un registro o cuántas veces se puede fusionar.
Decidir qué conserva la empresa superviviente
Elige qué registro se conserva y qué valores ganan en campos como propietario, etapa del ciclo de vida y teléfono. Revisa algunas fusiones antes de ejecutar el resto.
Cómo devuelve Dedupely cada empresa a un solo registro
En Dedupely, creas búsquedas de duplicados que comparan empresas por el propio dominio. Ignoran todo lo que va antes y después, como https, www, rutas y terminaciones de país. Puedes añadir una búsqueda por nombre que ignore las palabras que elijas, como Inc. o LLC, y una segunda búsqueda para las empresas sin web.
Por defecto, las coincidencias de más de 20 registros se retienen fuera de las fusiones en bloque. Previsualizas cada una de esas fusiones y las fusionas a mano.
Una empresa, un registro
Una empresa rara vez se convierte en cientos de registros a propósito. Una importación, una herramienta o una migración crea un registro nuevo cada vez que no encuentra el existente. Nadie lo ve hasta que las búsquedas y los informes dejan de tener sentido.
Comparar por dominio, luego por nombres y luego las empresas sin web devuelve la mayoría a un solo registro. Encontrar el origen evita que la próxima lista vuelva a empezarlo todo.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi CRM tiene tantas empresas duplicadas?
Normalmente porque las importaciones, integraciones o migraciones crearon una empresa nueva en vez de encontrar la existente. Algunas importaciones crean una empresa por cada contacto, y las diferencias de nombre o dominio impiden que el CRM las empareje. Una sola lista puede añadir cientos de registros de una empresa en una tarde.
¿Cómo encuentro todos los registros de una empresa?
Empieza por el dominio principal de la web o el correo de la empresa, ignorando "www", la terminación y las variantes de país. Después busca por nombre, dejando fuera palabras como Inc. o LLC, y confirma con la ciudad o el teléfono. Haz una búsqueda aparte para los registros sin web, ya que un dominio vacío nunca coincide.
¿Debería fusionar cientos de registros de empresa a la vez?
Revisa primero los grupos muy grandes. Un grupo enorme puede ser una empresa importada muchas veces, o registros sin relación que comparten un valor de relleno. Fusiona algunos grupos, revisa en los registros que sobreviven los contactos, deals y propietario, y sigue con el resto con las mismas reglas.
¿Las sucursales y filiales son duplicados de la empresa matriz?
Depende de tu equipo. Algunos equipos quieren un registro por empresa, mientras que otros mantienen separada cada sucursal o filial porque tiene su propio comprador o territorio. Acordad la regla antes de fusionar y, si hace falta, dejad esos registros fuera de vuestras fusiones de empresas.
¿Cómo evito que las importaciones creen empresas duplicadas?
Limpia la lista antes de importarla, comparándola con tus empresas existentes por dominio y nombre. Revisa cómo crean empresas a partir de contactos tus ajustes de importación. Limitar quién puede importar empresas también ayuda cuando una lista ya ha creado cientos de registros.
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