Perché un'azienda compare centinaia di volte nel mio CRM?

Un'azienda di solito compare centinaia di volte perché qualcosa ha creato un nuovo record aziendale invece di trovare quello esistente. Un'importazione di elenco, un'integrazione o una migrazione possono farlo in un solo pomeriggio.

Te ne accorgi quando cerchi un account e trovi pagine con lo stesso nome. Ogni record ha un contatto o una trattativa, e nessuno sa quale sia quello vero.

In questo articolo vedrai com'è il problema, come nasce e perché costa più di quanto sembri. Vedrai anche come riportare ogni azienda a un solo record e mantenerla così.

Come appare quando un'azienda ha centinaia di record

I segnali compaiono nel lavoro quotidiano prima che qualcuno conti i duplicati. Un commerciale cerca un cliente e ottiene un lungo elenco di nomi quasi identici. Un altro registra una chiamata su un record, e il giorno dopo un collega ne apre un altro.

Altri segnali sono facili da non notare:

• La maggior parte dei record di un'azienda ha un solo contatto e nessuna trattativa.
• Il numero di aziende nel CRM è molto più alto del numero di aziende con cui lavori.
• I report sulle nuove aziende create questo mese sembrano troppo belli per essere veri.
• I responsabili cambiano da record a record, quindi nessuno sa chi è responsabile dell'account.

Come un'azienda diventa centinaia di record

Le cause dipendono dal caso, quindi controlla quali valgono per il tuo CRM. La maggior parte crea record in silenzio, una riga o una sincronizzazione alla volta.

Importazioni che creano un'azienda per ogni contatto

Alcune impostazioni e strumenti di importazione creano un'azienda dal nome aziendale o dal dominio email di ogni contatto. Se prima non trovano l'azienda esistente, ogni riga ne aggiunge un'altra. Cento contatti di un'azienda possono significare cento record aziendali.

Nomi scritti in modo diverso

"Acme", "Acme Inc." e "ACME Group" sono un'azienda per una persona e tre per una corrispondenza esatta. Gli elenchi di fonti diverse raramente scrivono un nome allo stesso modo, quindi ogni nuovo elenco può aggiungere un'altra versione. Il nostro articolo su come i suffissi societari come Inc. e LLC nascondono i duplicati tratta questi nomi.

Domini che non coincidono

Domini nazionali, un "www" davanti, un rebranding o un sito di prodotto separato fanno sembrare un'azienda tante. Le aziende senza sito registrato non si possono abbinare per dominio.

Migrazioni e sincronizzazioni

Una migrazione può portare tutti i duplicati esistenti nel nuovo CRM e aggiungerne altri se i record vengono mappati due volte. Le sincronizzazioni degli strumenti di prospecting e arricchimento funzionano allo stesso modo, un'azienda alla volta.

Perché costa più di quanto sembra

Un'azienda divisa su centinaia di record divide tutto ciò che le è collegato. Contatti, trattative, note e chiamate stanno sul record che qualcuno ha aperto quel giorno.

I commerciali perdono lo storico dell'account, e due di loro possono seguirlo insieme. Un cliente può anche sembrare un prospect, come spiegato in perché le vendite continuano a fare chiamate a freddo ai clienti esistenti.

Ne risentono anche i report. I conteggi delle aziende, degli account per responsabile e della pipeline per account dipendono tutti da un record per azienda. Il nostro articolo su come capire se i duplicati falsano i tuoi report mostra dove guardare.

Come riportare ogni azienda a un solo record

Decidi cosa conta come un'unica azienda

Cosa conta come duplicato si decide caso per caso, e ciò che un team considera duplicato un altro può non farlo. Filiali, controllate e uffici per paese possono essere un account o più. Concordate la regola prima di unire qualsiasi cosa. Il nostro articolo su come gestire i record collegati che sembrano duplicati tratta i casi da tenere separati.

Confronta prima sul dominio principale

Il dominio principale dell'azienda è il campo più solido per le aziende. Confrontalo senza "www", l'estensione o la parte del paese, così example.com ed example.co.uk coincidono. Il nostro articolo su come trovare aziende duplicate per dominio approfondisce.

Poi confronta i nomi, ignorando le parole riempitive

Confronta i nomi delle aziende in base alle parole in comune. Lascia fuori le parole che non identificano un'azienda, come Inc., LLC, Ltd. o Group. Abbina una corrispondenza sul nome a un secondo campo, come città o telefono, prima di fidarti.

Esegui una seconda ricerca per le aziende senza sito web

I record senza dominio non corrispondono mai sul dominio, quindi la prima ricerca li salta. Una ricerca separata su nome più telefono o città li trova.

Rivedi a mano i gruppi molto grandi

Un gruppo di centinaia di record per un'azienda merita uno sguardo attento prima di qualsiasi unione. Può essere l'importazione che sospetti, o un valore segnaposto condiviso da record non collegati. Alcuni CRM limitano anche quante associazioni può avere un record o quante volte può essere unito.

Decidi cosa mantiene l'azienda superstite

Scegli quale record resta e quali valori vincono in campi come responsabile, fase del ciclo di vita e telefono. Guarda l'anteprima di alcune unioni prima di eseguire le altre.

Un'azienda, un record

Raramente un'azienda diventa centinaia di record di proposito. Un'importazione, uno strumento o una migrazione crea un nuovo record ogni volta che non trova quello esistente. Nessuno se ne accorge finché ricerche e report non perdono senso.

Confrontare per dominio, poi per nome, poi le aziende senza sito riporta la maggior parte a un solo record. Trovare la fonte evita che il prossimo elenco ricominci tutto da capo.

Domande frequenti