TL;DR
- Funda os duplicados confirmados antes do enriquecimento; verifique as identidades incertas antes de fundir.
- Deduplicar primeiro evita enriquecer duas vezes o mesmo cliente e ficar com valores contraditórios em cada registo.
- Campos enriquecidos, como os domínios de websites, podem revelar duplicados que a correspondência anterior não detetou.
- As ferramentas de enriquecimento podem criar novos registos para pessoas ou empresas que já estão no CRM.
- O Dedupely encontra e funde duplicados antes e depois do enriquecimento, com regras sobre o valor a prevalecer.
O enriquecimento preenche as lacunas nos registos do CRM. Uma ferramenta acrescenta cargos, dimensão das empresas, setores, sites e números de telefone, para que os comerciais e o marketing tenham mais informação.
A deduplicação garante que cada pessoa ou empresa tem um só registo. Ambas melhoram os seus dados, e as equipas que planeiam um projeto de dados perguntam muitas vezes qual deve vir primeiro.
A resposta é ambas, por uma ordem específica: deduplicar, enriquecer e voltar a deduplicar. Neste artigo, verá por que razão os duplicados tornam o enriquecimento menos útil e por que razão o enriquecimento revela e cria novos duplicados. Verá também que valores devem prevalecer quando os registos enriquecidos são fundidos.
O que fazem a deduplicação e o enriquecimento
Deduplicação
A deduplicação encontra registos que representam a mesma pessoa ou empresa e funde-os num só. O que conta como duplicado depende de cada caso. Cada equipa decide que campos têm de coincidir e que valores o registo fundido mantém.
Enriquecimento de dados
O enriquecimento acrescenta dados a registos existentes a partir de uma fonte externa. Normalmente parte de algo que o registo já tem, como um email, um nome ou um site, e procura mais informação a partir daí.
Se os dados em falta impedirem confirmar a identidade, enriqueça primeiro esse grupo limitado ou peça ao responsável pelo registo que o verifique. Funda os duplicados confirmados antes do enriquecimento alargado e depois faça uma segunda pesquisa com os campos adicionados.
Ambos dependem de os registos estarem corretos. O enriquecimento procura os registos que lhe fornecer, e a deduplicação só consegue corresponder com base nos campos que os registos contêm.
Porque deduplicar antes de enriquecer
Enriquecer primeiro significa enriquecer todos os duplicados. Os problemas que isso causa surgem mais tarde, quando os duplicados são finalmente fundidos.
Enriquece o mesmo cliente mais do que uma vez
Se uma pessoa tiver três registos, o enriquecimento procura-a três vezes. Quando uma ferramenta de enriquecimento cobra por registo ou por crédito, os duplicados aumentam o custo sem acrescentar informação.
Deduplicar primeiro significa que cada pesquisa vai para uma pessoa ou empresa diferente. Os dados enriquecidos ficam então no registo que a sua equipa usa.
Os duplicados ficam com valores em conflito
O enriquecimento nem sempre devolve a mesma resposta para cada duplicado. Um registo tem um e-mail pessoal e não recebe nada, enquanto outro tem um e-mail profissional e recebe um perfil completo. Dois registos da mesma empresa podem receber setores ou dimensões diferentes em pesquisas distintas.
Quando esses registos forem fundidos mais tarde, terá de decidir qual o valor enriquecido correto. Fundir primeiro evita grande parte dessa decisão.
O enriquecimento espalha-se pelos registos errados
Os fluxos de trabalho, as pontuações e os segmentos podem começar a correr assim que chegarem os campos enriquecidos. Se esses campos caírem em duplicados, as sequências e os segmentos apanham registos que deviam ter sido fundidos.
Porque deduplicar de novo depois de enriquecer
A primeira passagem encontra os duplicados visíveis. O enriquecimento muda o que é visível, por isso uma segunda passagem encontra o que a primeira não conseguiu.
Os campos enriquecidos revelam duplicados ocultos
Antes do enriquecimento, dois registos de empresas podem ter em comum apenas um nome parecido. Depois do enriquecimento, ambos têm o mesmo domínio de website, e a correspondência torna-se óbvia.
O mesmo acontece com as pessoas. O enriquecimento pode acrescentar um email ou número de telefone profissional a um registo que só tem email pessoal, ligando-o a um registo existente. A correspondência pelos campos que o enriquecimento preenche encontra-os, e em que campos correspondem depende do que os seus registos contêm agora.
O enriquecimento cria novos registos
Algumas ferramentas de enriquecimento adicionam registos, além de campos. Uma ferramenta pode adicionar uma empresa a partir do domínio do email de um contacto, ou adicionar contactos numa conta-alvo. Se não encontrar o registo que já existe, cria um segundo.
Isto pode criar empresas duplicadas, tal como o guia sobre encontrar empresas duplicadas pelo domínio explica.
O enriquecimento muda a forma como os nomes aparecem
O enriquecimento pode acrescentar a denominação social completa de uma empresa, com um sufixo como LLC ou GmbH. Um registo escrito como "Fernhill" e outro enriquecido como "Fernhill Logistics LLC" deixam de coincidir num nome exato. Após o enriquecimento, faça a correspondência de nomes ignorando sufixos de empresa como LLC e GmbH.
A ordem: deduplicar, enriquecer, deduplicar novamente
| Passo | O que faz | Porquê |
|---|---|---|
| 1. Deduplicar | Funda os duplicados óbvios, normalmente correspondências exatas de e-mail para pessoas e de domínio para empresas | Cada registo que enriquece representa uma pessoa ou empresa |
| 2. Enriquecer | Enriqueça os registos fundidos e decida se o enriquecimento substitui os valores existentes ou preenche apenas os vazios | Os novos dados são gravados no registo que a sua equipa usa |
| 3. Voltar a deduplicar | Faça a correspondência pelos campos que o enriquecimento acrescentou, como domínio do site, email de trabalho e telefone, e reveja as novas correspondências | Apanha duplicados que os novos dados revelam ou criam |
Em muitas configurações, o enriquecimento continua a correr à medida que chegam novos registos. Então, a segunda passagem torna-se uma verificação regular, e com que frequência deduplicar depende do número de registos que as suas fontes adicionam.
Que valor prevalece ao fundir registos enriquecidos
O enriquecimento acrescenta uma nova questão a cada fusão: deve prevalecer o valor enriquecido ou o valor introduzido pela sua equipa? A resposta depende do campo e da sua equipa.
Campos que a sua equipa gere
Alguns campos guardam decisões tomadas pela sua equipa, como responsável, fase do ciclo de vida ou um nível de conta personalizado. O enriquecimento raramente tem melhor resposta para estes, por isso muitas equipas mantêm o valor já existente no CRM.
Campos que o enriquecimento conhece melhor
Campos firmográficos, como setor, dimensão da empresa ou sede, provêm frequentemente de enriquecimento. Para estes, muitas equipas mantêm o valor mais recente. Outras mantêm o mais completo.
Campos em que os vazios importam
Um campo vazio não deve substituir um valor. Se um dos duplicados foi enriquecido e o outro não, o registo fundido deve manter o valor enriquecido.
Se já enriqueceu os seus duplicados
Muitas equipas descobrem isto depois, e tem solução. Funda já os duplicados óbvios e decida campo a campo quais os valores enriquecidos a manter.
Depois, veja como a sua ferramenta de enriquecimento encontra os registos existentes antes de criar novos. Se corresponder por um campo que os seus registos muitas vezes não têm, continuará a criar duplicados. A segunda passagem passa então a fazer parte da rotina.
Como a Dedupely trata ambas as passagens de deduplicação
Com o Dedupely, cria Duplicate Searches para a primeira passagem, começando pelas correspondências exatas de email ou domínio. Após o enriquecimento, volta a analisar com pesquisas nos campos que o enriquecimento acrescentou, como o domínio principal de uma empresa. Define regras para o valor que prevalece em cada campo e pré-visualiza cada fusão, para que os valores enriquecidos e os introduzidos pela equipa fiquem onde pretende.
Execute a primeira passagem de deduplicação antes de enriquecer
O enriquecimento funciona melhor em registos em que pode confiar
A deduplicação e o enriquecimento melhoram-se mutuamente quando correm na ordem certa. Deduplicar primeiro significa que cada pesquisa aponta para uma só pessoa ou empresa, e os dados enriquecidos chegam onde a sua equipa trabalha.
O enriquecimento acrescenta então campos que revelam duplicados que não via, e por vezes cria novos. Uma segunda passagem apanha ambos, com opções claras sobre que valores prevalecem.
Perguntas frequentes
Deve deduplicar ou enriquecer primeiro os dados do CRM?
Funda os duplicados confirmados antes de um enriquecimento amplo e pesquise novamente com os dados acrescentados. Se a identidade não for clara, verifique ou enriqueça esse grupo limitado antes de fundir. A segunda passagem pode revelar candidatos, como empresas com um website partilhado, mas estes ainda precisam de confirmação.
O enriquecimento de dados pode criar duplicados?
Sim: algumas ferramentas de enriquecimento acrescentam registos além de campos, como uma empresa a partir do domínio do email de um contacto ou contactos de uma conta. Se a ferramenta não encontrar o registo existente, cria um segundo. Os nomes legais enriquecidos com sufixos também podem ocultar correspondências.
Porque deduplicar após o enriquecimento?
Porque o enriquecimento acrescenta campos que podem ligar registos que não conseguia corresponder antes. Duas empresas com nomes semelhantes podem obter o mesmo domínio de site, e um contacto só com e-mail pessoal pode obter um e-mail profissional. A correspondência nesses novos campos encontra duplicados que a primeira passagem não detetou.
Que valor deve prevalecer quando registos enriquecidos são fundidos?
Depende do campo: os campos que a sua equipa controla, como responsável ou fase do ciclo de vida, normalmente mantêm o valor do CRM. Os campos firmográficos, como setor ou dimensão da empresa, costumam manter o valor mais recente ou mais completo. Em todos os casos, um campo vazio não deve substituir um valor existente.
Enriquecer duplicados custa mais?
Pode, quando uma ferramenta de enriquecimento cobra por registo ou crédito. Cada duplicado é consultado separadamente, pelo que um cliente com três registos pode ser enriquecido três vezes. Deduplicar primeiro significa que cada consulta vai para uma pessoa ou empresa diferente, e os dados ficam no registo que a sua equipa usa.
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