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TL;DR

  • Mescle os duplicados confirmados antes do enriquecimento; verifique as identidades incertas antes de mesclar.
  • Deduplicar primeiro evita enriquecer duas vezes o mesmo cliente e ficar com valores contraditórios em cada registro.
  • Campos enriquecidos, como os domínios de websites, podem revelar duplicados que a correspondência anterior não detectou.
  • As ferramentas de enriquecimento podem criar novos registros para pessoas ou empresas que já estão no CRM.
  • O Dedupely encontra e mescla duplicados antes e depois do enriquecimento, com regras sobre o valor a prevalecer.

O enriquecimento preenche as lacunas nos registros do CRM. Uma ferramenta acrescenta cargos, dimensão das empresas, setores, sites e números de telefone, para que os comerciais e o marketing tenham mais informação.

A deduplicação garante que cada pessoa ou empresa tem um só registro. Ambas melhoram os seus dados, e as equipes que planejam um projeto de dados perguntam muitas vezes qual deve vir primeiro.

A resposta é ambas, por uma ordem específica: deduplicar, enriquecer e voltar a deduplicar. Neste artigo, verá por que razão os duplicados tornam o enriquecimento menos útil e por que razão o enriquecimento revela e cria novos duplicados. Verá também que valores devem prevalecer quando os registros enriquecidos são mesclados.

O que fazem a deduplicação e o enriquecimento

Deduplicação

A deduplicação encontra registros que representam a mesma pessoa ou empresa e os mescla num só. O que conta como duplicado depende de cada caso. Cada equipe decide quais campos precisam coincidir e quais valores o registro mesclado mantém.

Enriquecimento de dados

O enriquecimento acrescenta dados a registros existentes a partir de uma fonte externa. Normalmente parte de algo que o registro já tem, como um email, um nome ou um site, e procura mais informação a partir daí.

Se os dados em falta impedirem confirmar a identidade, enriqueça primeiro esse grupo limitado ou peça ao responsável pelo registro que o verifique. Mescle os duplicados confirmados antes do enriquecimento alargado e depois faça uma segunda pesquisa com os campos adicionados.

Ambos dependem de os registros estarem corretos. O enriquecimento procura os registros que você fornecer, e a deduplicação só consegue corresponder com base nos campos que os registros contêm.

Porque deduplicar antes de enriquecer

Enriquecer primeiro significa enriquecer todos os duplicados. Os problemas que isso causa surgem mais tarde, quando os duplicados são finalmente mesclados.

Enriquece o mesmo cliente mais do que uma vez

Se uma pessoa tem três registros, o enriquecimento a consulta três vezes. Quando uma ferramenta de enriquecimento cobra por registro ou por crédito, os duplicados aumentam o custo sem acrescentar informação.

Deduplicar primeiro significa que cada pesquisa vai para uma pessoa ou empresa diferente. Os dados enriquecidos ficam então no registro que a sua equipe usa.

Os duplicados ficam com valores em conflito

O enriquecimento nem sempre devolve a mesma resposta para cada duplicado. Um registro tem um e-mail pessoal e não recebe nada, enquanto outro tem um e-mail profissional e recebe um perfil completo. Dois registros da mesma empresa podem receber setores ou dimensões diferentes em pesquisas distintas.

Quando esses registros forem mesclados mais tarde, terá que decidir qual o valor enriquecido correto. Mesclar primeiro evita grande parte dessa decisão.

O enriquecimento espalha-se pelos registros errados

Os workflows, as pontuações e os segmentos podem começar a rodar assim que os campos enriquecidos chegarem. Se esses campos caírem em duplicados, as sequências e os segmentos pegam registros que deveriam ter sido mesclados.

Porque deduplicar de novo depois de enriquecer

A primeira passagem encontra os duplicados visíveis. O enriquecimento muda o que é visível, por isso uma segunda passagem encontra o que a primeira não conseguiu.

Os campos enriquecidos revelam duplicados ocultos

Antes do enriquecimento, dois registros de empresas podem ter em comum apenas um nome parecido. Depois do enriquecimento, ambos têm o mesmo domínio de website, e a correspondência torna-se óbvia.

O mesmo acontece com as pessoas. O enriquecimento pode acrescentar um email ou número de telefone de trabalho a um registro que só tem email pessoal, vinculando-o a um registro existente. A correspondência pelos campos que o enriquecimento preenche os encontra, e em que campos fazer a correspondência depende do que os seus registros contêm agora.

O enriquecimento cria novos registros

Algumas ferramentas de enriquecimento adicionam registros, além de campos. Uma ferramenta pode adicionar uma empresa a partir do domínio do email de um contato, ou adicionar contatos numa conta-alvo. Se não encontrar o registro que já existe, cria um segundo.

Isto pode criar empresas duplicadas, tal como o guia sobre encontrar empresas duplicadas pelo domínio explica.

O enriquecimento muda a forma como os nomes aparecem

O enriquecimento pode acrescentar a denominação social completa de uma empresa, com um sufixo como LLC ou GmbH. Um registro escrito como "Fernhill" e outro enriquecido como "Fernhill Logistics LLC" deixam de coincidir num nome exato. Após o enriquecimento, faça a correspondência de nomes ignorando sufixos de empresa como LLC e GmbH.

A ordem: deduplicar, enriquecer, deduplicar novamente

Passo O que faz Porquê
1. Deduplicar Mescle os duplicados óbvios, normalmente correspondências exatas de e-mail para pessoas e de domínio para empresas Cada registro que enriquece representa uma pessoa ou empresa
2. Enriquecer Enriqueça os registros mesclados e decida se o enriquecimento substitui os valores existentes ou preenche apenas os vazios Os novos dados são gravados no registro que a sua equipe usa
3. Voltar a deduplicar Faça a correspondência pelos campos que o enriquecimento acrescentou, como domínio do site, email de trabalho e telefone, e revise as novas correspondências Apanha duplicados que os novos dados revelam ou criam

Em muitas configurações, o enriquecimento continua rodando à medida que novos registros chegam. Então, a segunda passagem se torna uma verificação regular, e com que frequência deduplicar depende do número de registros que as suas fontes adicionam.

Que valor prevalece ao mesclar registros enriquecidos

O enriquecimento acrescenta uma nova questão a cada mesclagem: deve vencer o valor enriquecido ou o valor que a sua equipe inseriu? A resposta depende do campo e da sua equipe.

Campos que a sua equipe gerencia

Alguns campos guardam decisões tomadas pela sua equipe, como responsável, fase do ciclo de vida ou um nível de conta personalizado. O enriquecimento raramente tem melhor resposta para estes, por isso muitas equipes mantêm o valor já existente no CRM.

Campos que o enriquecimento conhece melhor

Campos firmográficos, como setor, dimensão da empresa ou sede, provêm frequentemente de enriquecimento. Para estes, muitas equipes mantêm o valor mais recente. Outras mantêm o mais completo.

Campos em que os vazios importam

Um campo vazio não deve substituir um valor. Se um dos duplicados foi enriquecido e o outro não, o registro mesclado deve manter o valor enriquecido.

Se já enriqueceu os seus duplicados

Muitas equipes descobrem isto depois, e tem solução. Mescle já os duplicados óbvios e decida campo a campo quais os valores enriquecidos a manter.

Depois, veja como a sua ferramenta de enriquecimento encontra os registros existentes antes de criar novos. Se corresponder por um campo que os seus registros muitas vezes não têm, continuará a criar duplicados. A segunda passagem passa então a fazer parte da rotina.

Como a Dedupely trata ambas as passagens de deduplicação

Com o Dedupely, você cria Duplicate Searches para a primeira passagem, começando por correspondências exatas de email ou domínio. Depois do enriquecimento, você varre de novo com pesquisas nos campos que o enriquecimento acrescentou, como o domínio principal de uma empresa. Você define regras para qual valor ganha em cada campo e visualiza a prévia de cada mesclagem, para que os valores enriquecidos e os informados pela equipe fiquem onde você quer.

Execute a primeira passagem de deduplicação antes de enriquecer

O enriquecimento funciona melhor em registros em que pode confiar

A deduplicação e o enriquecimento se beneficiam mutuamente quando rodam na ordem certa. Deduplicar primeiro significa que cada consulta aponta para uma só pessoa ou empresa, e os dados enriquecidos chegam onde a sua equipe trabalha.

O enriquecimento acrescenta então campos que revelam duplicados que não via, e por vezes cria novos. Uma segunda passagem apanha ambos, com opções claras sobre que valores prevalecem.

Perguntas frequentes

Deve deduplicar ou enriquecer primeiro os dados do CRM?

Mescle os duplicados confirmados antes de um enriquecimento amplo e pesquise novamente com os dados acrescentados. Se a identidade não for clara, verifique ou enriqueça esse grupo limitado antes de mesclar. A segunda passagem pode revelar candidatos, como empresas com um website compartilhado, mas estes ainda precisam de confirmação.

O enriquecimento de dados pode criar duplicados?

Sim: algumas ferramentas de enriquecimento acrescentam registros além de campos, como uma empresa a partir do domínio do email de um contato ou contatos de uma conta. Se a ferramenta não encontrar o registro existente, cria um segundo. Os nomes legais enriquecidos com sufixos também podem ocultar correspondências.

Porque deduplicar após o enriquecimento?

Porque o enriquecimento acrescenta campos que podem vincular registros que você não conseguia corresponder antes. Duas empresas com nomes parecidos podem ganhar o mesmo domínio de site, e um contato só com email pessoal pode ganhar um email de trabalho. A correspondência nesses novos campos encontra duplicados que a primeira passada não detectou.

Que valor deve prevalecer quando registros enriquecidos são mesclados?

Depende do campo: os campos que a sua equipe controla, como responsável ou fase do ciclo de vida, normalmente mantêm o valor do CRM. Os campos firmográficos, como setor ou dimensão da empresa, costumam manter o valor mais recente ou mais completo. Em todos os casos, um campo vazio não deve substituir um valor existente.

Enriquecer duplicados custa mais?

Pode, quando uma ferramenta de enriquecimento cobra por registro ou crédito. Cada duplicado é consultado separadamente, pelo que um cliente com três registros pode ser enriquecido três vezes. Deduplicar primeiro significa que cada consulta vai para uma pessoa ou empresa diferente, e os dados ficam no registro que a sua equipe usa.