TL;DR
- Uma nova integração pode copiar os duplicados do CRM para todas as ferramentas a que se liga.
- As sincronizações que associam registos um a um podem não saber qual o duplicado a escolher.
- Limpe os objetos e campos que a integração lê antes da primeira sincronização.
- Após o lançamento, acompanhe os registos que a integração cria nas primeiras semanas.
- O Dedupely ajuda a fundir duplicados antes do lançamento e a detetar novos depois da entrada em produção.
Uma nova integração costuma chegar com uma data de lançamento. Uma sincronização com outro CRM, um sistema de faturação, um data warehouse ou um assistente de IA está pronta para ligar. O CRM é muitas vezes a última coisa que alguém verifica.
É aí que os duplicados causam problemas. Assim que os registos começam a mover-se, cada duplicado segue com eles, e corrigi-lo significa corrigi-lo em dois sítios.
Neste artigo, verá o que acontece quando uma sincronização encontra duplicados e o que limpar antes da primeira sincronização. Verá também como planear fusões com base nos IDs dos registos e o que vigiar quando a integração estiver em funcionamento.
Porque é que os duplicados importam mais quando os registos começam a mover-se
Dentro de um CRM, um duplicado divide o historial de um cliente. Quando uma integração o transfere, a divisão passa a existir em dois sistemas, e cada um assenta nela.
Uma fusão mais tarde tem de chegar aos dois lados. Se acontecer apenas num, o outro sistema pode manter o registo antigo ou perder a ligação ao novo. A nossa publicação sobre deduplicação entre ferramentas ligadas explica onde limpar cada tipo de dados.
O que acontece quando uma sincronização encontra duplicados
A sincronização escolhe um registo
Muitas sincronizações associam registos um a um, usando um campo-chave como o e-mail ou um ID. Quando dois registos partilham essa chave, a sincronização tem de escolher.
A HubSpot documenta isto para leads e contactos do Salesforce que partilham um e-mail. Na primeira correspondência, usa o primeiro registo que o Salesforce devolve, sem ordem garantida. Mais tarde, pode sincronizar com o registo do Salesforce atualizado mais recentemente. Esses registos concorrentes podem substituir repetidamente o contacto na HubSpot, o que é uma razão para resolver os duplicados antes do lançamento.
Os duplicados são copiados para o outro lado
As sincronizações que criam registos transferem cada duplicado. Um cliente que existe duas vezes no CRM pode acabar duas vezes na faturação e duas vezes na ferramenta de email. Os relatórios criados sobre o data warehouse também o contam duas vezes.
Alguns lançamentos ficam parados até os registos serem únicos
Algumas integrações precisam de um registo por cliente antes de poderem funcionar. Outras funcionam, mas as pessoas que delas dependem notam primeiro os erros.
As ferramentas de IA também leem e escrevem registos
Os assistentes de IA e os bots de enriquecimento respondem com base nos registos que encontram e podem criar novos. Abordamos isso em como os registos duplicados afetam as ferramentas de IA do seu CRM.
O que limpar antes da primeira sincronização
Antes do lançamento, concentre-se no que a integração lê, escreve e compara. O resto do CRM pode seguir o seu próprio calendário.
Encontre o campo em que a integração faz a correspondência
Pergunte ao fornecedor ou verifique a configuração: que campo determina que dois registos são o mesmo? Depois confirme que está preenchido e que pertence a um só registo. Registos com o campo-chave em branco são tão arriscados como os duplicados.
Funda primeiro os duplicados evidentes
Comece pelas correspondências exatas nesse campo-chave, como o mesmo email ou o mesmo domínio. Depois, reveja as correspondências aproximadas nos objetos que a integração utiliza.
O que conta como duplicado depende de cada caso. Um sistema de faturação pode precisar de dois registos de empresa para duas entidades legais que as vendas veem como uma só conta.
Decida que valor prevalece nos campos sincronizados
Os campos que uma integração envia merecem mais cuidado numa fusão. Responsável, fase do ciclo de vida, estado da subscrição e dados de faturação passam para o outro sistema, por isso o valor vencedor importa duas vezes.
| Integração | O que verificar antes do lançamento |
|---|---|
| Sincronização CRM para CRM | Duplicados dos dois lados e o campo que os liga |
| Email ou ferramenta de marketing | Contactos que partilham um email e o estado da subscrição de cada um |
| Sistema de faturação ou financeiro | Empresas e contactos de faturação, e IDs que o outro sistema vai armazenar |
| Armazém de dados | IDs de registos, já que os relatórios se vão basear neles |
| Assistente de IA ou ferramenta de enriquecimento | Contactos e empresas que lê e o campo que usa para os encontrar |
Planeie as fusões em torno dos IDs de registo
Muitas integrações guardam o ID de registo do CRM. Em alguns CRM, uma fusão altera esse ID. O HubSpot, por exemplo, cria por defeito um novo ID de registo para o registo fundido.
Fundir antes da primeira sincronização significa que a integração guarda os IDs sobreviventes desde o início. Fundir depois do lançamento pode deixar o outro sistema a apontar para um ID antigo.
Após o lançamento, observe o que a integração cria
Mesmo um lançamento limpo pode criar duplicados mais tarde. Uma integração que não encontra um registo com um email ligeiramente diferente pode criar um novo.
Nas primeiras semanas, analise os novos registos por origem e verifique se a integração está a adicionar pessoas ou empresas que já tinha. Se estiver, corrija o mapeamento ou o campo-chave. O nosso artigo sobre duplicados recorrentes de integrações de CRM aborda o que fazer quando voltam a aparecer.
As migrações funcionam da mesma forma, numa escala maior, o que o nosso guia sobre deduplicar antes, durante e depois de uma migração de CRM cobre.
Como o Dedupely prepara o seu CRM para uma nova integração
Antes do lançamento, use a Dedupely para encontrar duplicados confirmados nos objetos suportados que a sua integração lê. Defina os valores a manter e pré-visualize um lote pequeno. Para um par HubSpot–Salesforce configurado, suportado e sincronizado, verifique a configuração de fusão emparelhada antes de fundir nos dois lados. Após o lançamento, reveja os registos que a integração cria e confirme como segue os IDs fundidos.
Limpe uma vez, antes de os registos começarem a circular
Uma integração espalha os duplicados que já existem no seu CRM. Cada um torna-se um problema em dois sistemas, e alguns lançamentos não podem começar enquanto não for corrigido.
Limpar o que a integração lê antes da primeira sincronização mantém esse trabalho pequeno. Acompanhar as primeiras semanas após o lançamento deteta o que a integração acrescenta por si só.
Referências: HubSpot: Resolver registos duplicados do Salesforce sincronizados com o HubSpot.
Perguntas frequentes
Deve limpar os dados do CRM antes de integrar uma nova ferramenta?
Sim, pelo menos os objetos e campos que a integração lê e usa para correspondência. Os duplicados são copiados para a nova ferramenta, e uma sincronização pode associar o registo errado quando dois partilham um campo-chave. Limpar primeiro também significa que a integração guarda desde o início os IDs dos registos que sobrevivem.
Porque é que a minha integração cria registos duplicados?
Muitas vezes porque não encontra um registo existente. Se o campo-chave pelo qual faz a correspondência estiver vazio, com formato diferente ou com grafia diferente, a integração cria um novo registo. Verifique que campo usa, corrija o mapeamento e analise os novos registos por fonte nas primeiras semanas.
O que acontece aos duplicados quando dois CRM se sincronizam?
A sincronização pode ligar apenas um deles. Na integração entre HubSpot e Salesforce, por exemplo, o HubSpot sincroniza com o primeiro registo correspondente que o Salesforce devolve, sem ordem definida. O outro duplicado fica sem ligação, e fundir apenas de um lado pode quebrar a ligação entre os dois sistemas.
A fusão de registos altera o ID deles?
Em alguns CRM, sim. Por predefinição, o HubSpot cria um novo ID de registo para o registo fundido, o que pode deixar uma integração a apontar para um ID antigo. Funda antes da primeira sincronização, sempre que possível, e verifique quais as ferramentas ligadas que guardam IDs de registo antes de uma fusão grande.
Como testar uma integração quanto a duplicados?
Faça um teste de sincronização com um pequeno conjunto de registos, de preferência num ambiente de teste. Inclua pessoas e empresas que já existem no CRM e verifique se a integração as associa ou cria novos registos. Corrija o campo-chave ou o mapeamento antes do lançamento completo.
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