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TL;DR

  • Uma nova integração pode copiar os duplicados do CRM para todas as ferramentas a que se conecta.
  • As sincronizações que associam registros um a um podem não saber qual o duplicado a escolher.
  • Limpe os objetos e campos que a integração lê antes da primeira sincronização.
  • Após o lançamento, acompanhe os registros que a integração cria nas primeiras semanas.
  • O Dedupely ajuda a mesclar duplicados antes do lançamento e a detectar novos depois da entrada em produção.

Uma nova integração costuma chegar com uma data de lançamento. Uma sincronização com outro CRM, um sistema de faturamento, um data warehouse ou um assistente de IA está pronta para conectar. O CRM costuma ser a última coisa que alguém verifica.

É aí que os duplicados causam problemas. Assim que os registros começam a se mover, cada duplicado segue com eles, e corrigi-lo significa corrigi-lo em dois lugares.

Neste artigo, verá o que acontece quando uma sincronização encontra duplicados e o que limpar antes da primeira sincronização. Verá também como planejar mesclagens com base nos IDs dos registros e o que vigiar quando a integração estiver em funcionamento.

Porque é que os duplicados importam mais quando os registros começam a mover-se

Dentro de um CRM, um duplicado divide o histórico de um cliente. Quando uma integração o transfere, a divisão passa a existir em dois sistemas, e cada um se apoia nela.

Uma mesclagem depois precisa chegar aos dois lados. Se acontecer em apenas um, o outro sistema pode manter o registro antigo ou perder o vínculo com o novo. Nosso post sobre deduplicação entre ferramentas conectadas explica onde limpar cada tipo de dados.

O que acontece quando uma sincronização encontra duplicados

A sincronização escolhe um registro

Muitas sincronizações associam registros um a um, usando um campo-chave como o e-mail ou um ID. Quando dois registros compartilham essa chave, a sincronização tem que escolher.

A HubSpot documenta isto para leads e contatos do Salesforce que compartilham um e-mail. Na primeira correspondência, usa o primeiro registro que o Salesforce devolve, sem ordem garantida. Mais tarde, pode sincronizar com o registro do Salesforce atualizado mais recentemente. Esses registros concorrentes podem substituir repetidamente o contato na HubSpot, o que é uma razão para resolver os duplicados antes do lançamento.

Os duplicados são copiados para o outro lado

As sincronizações que criam registros carregam cada duplicado adiante. Um cliente que existe duas vezes no CRM pode acabar duas vezes no faturamento e duas vezes na ferramenta de email. Os relatórios criados sobre o data warehouse também o contam duas vezes.

Alguns lançamentos ficam parados até os registros serem únicos

Algumas integrações precisam de um registro por cliente antes de poderem funcionar. Outras funcionam, mas as pessoas que delas dependem notam primeiro os erros.

As ferramentas de IA também leem e escrevem registros

Os assistentes de IA e os bots de enriquecimento respondem com base nos registros que encontram e podem criar novos. Abordamos isso em como os registros duplicados afetam as ferramentas de IA do seu CRM.

O que limpar antes da primeira sincronização

Antes do lançamento, concentre-se no que a integração lê, escreve e compara. O resto do CRM pode seguir o seu próprio calendário.

Encontre o campo em que a integração faz a correspondência

Pergunte ao fornecedor ou verifique a configuração: que campo determina que dois registros são o mesmo? Depois confirme que está preenchido e que pertence a um só registro. Registros com o campo-chave em branco são tão arriscados como os duplicados.

Mescle primeiro os duplicados evidentes

Comece pelas correspondências exatas nesse campo-chave, como o mesmo email ou o mesmo domínio. Depois, revise as correspondências aproximadas nos objetos que a integração usa.

O que conta como duplicado depende de cada caso. Um sistema de faturamento pode precisar de dois registros de empresa para duas entidades jurídicas que o time comercial vê como uma só conta.

Decida que valor prevalece nos campos sincronizados

Os campos que uma integração envia merecem mais cuidado numa mesclagem. Responsável, estágio do ciclo de vida, status da assinatura e dados de faturamento são transmitidos ao outro sistema, então o valor vencedor importa duas vezes.

Integração O que verificar antes do lançamento
Sincronização CRM para CRM Duplicados dos dois lados e o campo que os liga
Email ou ferramenta de marketing Contatos que compartilham um email e o estado da assinatura de cada um
Sistema de faturamento ou financeiro Empresas e contatos de faturamento, e IDs que o outro sistema vai armazenar
Armazém de dados IDs de registros, já que os relatórios se vão basear neles
Assistente de IA ou ferramenta de enriquecimento Contatos e empresas que lê e o campo que usa para os encontrar

Planeje as mesclagens em torno dos IDs de registro

Muitas integrações guardam o ID de registro do CRM. Em alguns CRM, uma mesclagem altera esse ID. O HubSpot, por exemplo, cria por padrão um novo ID de registro para o registro mesclado.

Mesclar antes da primeira sincronização significa que a integração guarda os IDs sobreviventes desde o início. Mesclar depois do lançamento pode deixar o outro sistema a apontar para um ID antigo.

Após o lançamento, observe o que a integração cria

Mesmo um lançamento limpo pode criar duplicados mais tarde. Uma integração que não encontra um registro com um email ligeiramente diferente pode criar um novo.

Nas primeiras semanas, analise os novos registros por origem e verifique se a integração está adicionando pessoas ou empresas que já tinha. Se estiver, corrija o mapeamento ou o campo-chave. O nosso artigo sobre duplicados recorrentes de integrações de CRM aborda o que fazer quando voltam a aparecer.

As migrações funcionam da mesma forma, numa escala maior, o que o nosso guia sobre deduplicar antes, durante e depois de uma migração de CRM cobre.

Como o Dedupely prepara o seu CRM para uma nova integração

Antes do lançamento, use o Dedupely para encontrar duplicados confirmados nos objetos suportados que sua integração lê. Defina os valores a manter e visualize a prévia de um lote pequeno. Para um par HubSpot–Salesforce configurado, suportado e sincronizado, verifique a configuração de mesclagem pareada antes de mesclar dos dois lados. Após o lançamento, revise os registros que a integração cria e confirme como ela acompanha os IDs mesclados.

Limpe o seu CRM antes do próximo lançamento

Limpe uma vez, antes de os registros começarem a circular

Uma integração espalha os duplicados que já existem no seu CRM. Cada um torna-se um problema em dois sistemas, e alguns lançamentos não podem começar enquanto não for corrigido.

Limpar o que a integração lê antes da primeira sincronização mantém esse trabalho pequeno. Acompanhar as primeiras semanas após o lançamento detecta o que a integração acrescenta por si só.

Referências: HubSpot: Resolver registros duplicados do Salesforce sincronizados com o HubSpot.

Perguntas frequentes

Deve limpar os dados do CRM antes de integrar uma nova ferramenta?

Sim, pelo menos os objetos e campos que a integração lê e usa para correspondência. Os duplicados são copiados para a nova ferramenta, e uma sincronização pode associar o registro errado quando dois compartilham um campo-chave. Limpar primeiro também significa que a integração guarda desde o início os IDs dos registros que sobrevivem.

Porque é que a minha integração cria registros duplicados?

Muitas vezes porque não encontra um registro existente. Se o campo-chave pelo qual faz a correspondência estiver vazio, com formato diferente ou com grafia diferente, a integração cria um novo registro. Verifique que campo usa, corrija o mapeamento e analise os novos registros por fonte nas primeiras semanas.

O que acontece aos duplicados quando dois CRM se sincronizam?

A sincronização pode vincular apenas um deles. Na integração entre HubSpot e Salesforce, por exemplo, o HubSpot sincroniza com o primeiro registro correspondente que o Salesforce retorna, em nenhuma ordem específica. O outro duplicado fica sem vínculo, e mesclar apenas de um lado pode quebrar a conexão entre os dois sistemas.

A mesclagem de registros altera o ID deles?

Em alguns CRMs, sim. Por padrão, o HubSpot cria um novo ID de registro para o registro mesclado, o que pode deixar uma integração apontando para um ID antigo. Mescle antes da primeira sincronização, sempre que possível, e verifique quais ferramentas conectadas guardam IDs de registros antes de uma mesclagem grande.

Como testar uma integração quanto a duplicados?

Faça um teste de sincronização com um pequeno conjunto de registros, de preferência num ambiente de teste. Inclua pessoas e empresas que já existem no CRM e verifique se a integração as associa ou cria novos registros. Corrija o campo-chave ou o mapeamento antes do lançamento completo.