TL;DR
- Grafias com e sem acento, como José e Jose, podem dividir uma pessoa em dois registos.
- Os nomes com dois apelidos são divididos nos campos de primeiro e último nome de formas diferentes.
- O mesmo número de telefone pode estar guardado com ou sem indicativo do país.
- Os formatos de morada variam por país, por isso as moradas funcionam melhor como prova complementar numa correspondência.
- O Dedupely encontra possíveis duplicados em diferentes formatos de nome e telefone, com pré-visualização antes da fusão.
Um cliente em Madrid preenche um formulário como "José García López". Um comercial do seu escritório nos EUA regista-o como "Jose Garcia". A sua ferramenta de faturação envia "GARCIA LOPEZ, JOSE" com o número em formato internacional. Para si, é uma só pessoa. Para uma correspondência exata, são três.
Os dados internacionais trazem variações para as quais muitas configurações de correspondência não foram concebidas. Os caracteres mudam nas exportações, os nomes seguem convenções diferentes e os números de telefone trazem por vezes indicativos de país.
Neste artigo, verá quatro fontes de variação em nove países: acentos, ordem dos nomes, números de telefone e moradas. Verá também como corresponder registos sem fundir pessoas que apenas parecem semelhantes.
Porque deixam de corresponder os registos internacionais
Os registos provêm de formulários, importações, comerciais, enriquecimento e outras ferramentas ligadas. Cada fonte escreve nomes, números e moradas à sua maneira, e os dados internacionais aumentam as formas de divergirem.
- Caracteres: os acentos e letras como ñ, ü, ß ou å são digitados, omitidos ou substituídos.
- Ordem do nome: dois apelidos e nomes próprios compostos são divididos em campos de forma diferente.
- Números de telefone: o mesmo número aparece em formato nacional e internacional.
- Moradas: o número da porta, o código postal e a localidade aparecem em ordem diferente em cada país.
Saber se dois destes registos são duplicados depende de cada caso. O que uma equipa considera duplicado, outra pode não considerar, por isso defina o que conta como uma pessoa ou empresa antes de fundir.
Acentos e caracteres especiais
Uma pessoa escreve o seu próprio nome com acentos. Um comercial com um teclado americano muitas vezes deixa-os de fora. Um correspondência exata compara carácter a carácter, por isso "José" e "Jose" são dois valores diferentes.
Letras que se perdem ou são substituídas
Cada idioma acrescenta o seu próprio conjunto de letras. Estas são as que aparecem nos nove países analisados neste artigo:
- Espanhol: á, é, í, ó, ú e ñ, como em José ou Muñoz.
- Português: ã, õ e ç, como em João ou Gonçalves.
- Alemão: ä, ö, ü e ß, como em Müller ou Strauß.
- Sueco: å, ä e ö, como em Åsa ou Björk.
- Italiano: à, è e ò, por vezes escritos com apóstrofo depois da vogal.
Diferentes formas de escrever a mesma letra
Retirar o acento não é a única alteração. Em alemão, quando não há ü ou ß, a convenção é escrever ue e ss. "Müller" pode então aparecer como Müller, Mueller ou Muller em três registos.
As exportações também podem danificar caracteres. Quando um ficheiro é guardado com uma codificação e aberto com outra, "José" pode voltar como "José." Esses registos não correspondem a nada até alguém os corrigir.
Ordem do nome e dois apelidos
Os CRM costumam guardar um primeiro nome e um apelido. Muitos nomes não encaixam bem nessa divisão, e cada fonte divide-os à sua maneira.
Nomes em espanhol
Os nomes espanhóis têm normalmente dois apelidos, o primeiro apelido do pai seguido do da mãe. No dia a dia, muitas pessoas usam apenas o primeiro. "José García López" pode ser guardado com "García López" como apelido, ou apenas "García."
Portugal e Brasil
Os nomes portugueses e brasileiros podem conter vários apelidos, e a sua ordem e uso quotidiano variam. "Ana Costa Ferreira" pode aparecer abreviado noutro registo. Não deduza identidade ou relações familiares apenas pela ordem dos apelidos.
Nomes próprios compostos
Os nomes próprios compostos, como "José Luis" ou "Maria Fernanda," podem acabar parcialmente no campo do apelido. Um formulário com um único campo "Nome completo" torna isto mais provável, já que alguma coisa tem de decidir onde separar.
Comparar as palavras que dois nomes partilham, em qualquer ordem, apanha muitos destes casos. Funciona melhor com um segundo campo, como email ou telefone, porque os apelidos partilhados são comuns.
Números de telefone e indicativos de país
Os números de telefone são um bom campo de correspondência para registos internacionais, uma vez que não têm acentos nem ordem de nomes. O problema é o formato. O mesmo número pode aparecer com indicativo de país, sem ele, com espaços, traços ou parênteses.
O formato internacional começa com o sinal de mais e o indicativo do país, seguido do número nacional. O zero inicial também varia: no Reino Unido, é retirado após +44. Em Itália, os números fixos mantêm-no, por isso um número de Roma começa por +39 06.
O que ter em conta em nove países
| País | Indicativo | Nomes | Notas de telefone e morada |
|---|---|---|---|
| Estados Unidos | +1 | Acentos muitas vezes omitidos na introdução | Número da porta antes do nome da rua |
| Alemanha | +49 | ä, ö, ü e ß, também escritos ae, oe, ue e ss | Rua, depois número de porta; código postal antes da localidade |
| Reino Unido | +44 | Acentos muitas vezes omitidos na introdução | O zero inicial dos números de telefone desapareceu após +44 |
| Itália | +39 | Vogais acentuadas por vezes escritas com um apóstrofo | Os números de telefone fixo mantêm o 0 inicial depois de +39 |
| Portugal | +351 | Vários apelidos; a ordem pode variar | Rua, depois número; código postal de 7 dígitos escrito 0000-000 |
| Brasil | +55 | Vários apelidos; ã, õ e ç removidos ou mantidos | Rua, vírgula, número; código postal escrito 0000-000 |
| Suécia | +46 | å, ä e ö eliminados ou mantidos | Rua, depois número; código postal no formato 1000-001 |
| Espanha | +34 | Dois apelidos; á, é, ñ e outros removidos ou mantidos | Os formatos variam consoante a origem |
| México | +52 | Dois apelidos são comuns | Os formatos variam consoante a origem |
Use a tabela de países como ponto de partida, e não como regra para cada pessoa ou morada. Consulte as orientações nacionais de numeração e códigos postais relevantes ao normalizar os dados. As referências abaixo abrangem planos de numeração, variações de nomes e convenções de moradas nos EUA.
Formatos de morada
Nos EUA, o número da porta vem antes da rua. Na Alemanha, em Portugal, no Brasil e na Suécia, vem depois. Os códigos postais também diferem em comprimento, pontuação e posição.
As abreviaturas acrescentam mais variação. "Rua" e "R.", "Straße" e "Str." ou "Avenida" e "Av." são a mesma palavra, escrita de duas formas. Além disso, muitos registos não têm morada alguma.
É por isso que uma morada funciona melhor como prova de apoio. Um código postal ou uma cidade coincidentes podem aumentar a confiança numa correspondência de nome. Uma morada longa que difere ligeiramente diz pouco.
Nomes de empresas e domínios em vários países
As empresas trazem variações internacionais próprias. Sufixos legais como GmbH, S.r.l. ou S.A. de C.V. variam de país para país, e abordamos o tema em como os sufixos das empresas escondem duplicados.
Os sites nacionais são outra fonte. Uma empresa pode usar example.com, example.de e example.com.br. Remover o caminho ou o prefixo www de um URL não torna iguais domínios diferentes. Use um mapeamento de domínios verificado e os dados da empresa para identificar registos relacionados, e depois decida se as entidades nacionais se mantêm separadas.
Como fazer correspondência de registos internacionais com segurança
Os princípios são os mesmos de qualquer limpeza. Os dados internacionais apenas tornam o segundo e o terceiro passos mais importantes.
Comece pelos duplicados óbvios
Os e-mails e domínios exatos são pesquisas de candidatos úteis em vários formatos de nomes. Verifique as caixas partilhadas e separe as entidades de países diferentes antes de fundir, e depois reveja as correspondências mais difíceis, baseadas em nomes, com dados independentes.
Compare nomes de forma flexível, com um segundo campo
Ignore acentos, maiúsculas e ordem das palavras ao comparar nomes. Depois exija que um segundo campo coincida, como telefone, email ou empresa. Leia mais sobre como escolher em que campos correspondem.
Compare os números de telefone pelos seus dígitos
Normalize o formato, mantendo o indicativo de país e a extensão. Comparar os últimos dígitos pode encontrar candidatos em formatos diferentes, mas números sem relação em regiões diferentes podem partilhar o mesmo final. Confirme o número completo e outro campo de identidade antes de fundir.
Adicione o país quando as entidades devem permanecer separadas
Duas pessoas chamadas Maria Silva, em Portugal e no Brasil, são provavelmente pessoas diferentes. Acrescentar o país à correspondência por nome mantém-nas separadas.
Manter os valores originais
Ignore os acentos na correspondência, mas mantenha-os no registo. As pessoas notam quando o nome está mal escrito, e "Muller" numa saudação de e-mail soa a erro ao Sr. Müller.
Como a Dedupely encontra duplicados em dados internacionais
No Dedupely, cria duplicate searches que correspondem nomes com Semelhante, para erros de escrita e diferenças ortográficas, ou Aproximado, para nomes que soam parecido. Letras com e sem acento contam como iguais (José = Jose), e Semelhante compara números de telefone pelos últimos sete dígitos. Define regras sobre qual valor prevalece e pré-visualiza cada fusão antes de algo mudar no seu CRM.
Um cliente, muitas grafias
Registos internacionais ocultam duplicados em pequenas diferenças: um acento em falta, um segundo apelido, um indicativo ou um código postal noutro formato. A correspondência exata vê cada diferença como uma pessoa nova.
Comparar nomes de forma flexível, números de telefone pelos dígitos e moradas como prova complementar encontra muitos destes. Exigir um segundo campo e adicionar o país quando é importante mantém pessoas diferentes separadas.
Referências: W3C: Nomes pessoais em todo o mundo; ITU: Planos Nacionais de Numeração; USPS: Publicação 28; Encontrar empresas duplicadas por domínio.
Perguntas frequentes
Como encontrar contactos duplicados quando os nomes têm acentos?
Compare nomes ignorando acentos e maiúsculas, para que "José" e "Jose" sejam tratados como iguais. Depois, exija que um segundo campo coincida, como email, telefone ou empresa. A correspondência sem acentos pode juntar apelidos diferentes, como Peña e Pena, por isso reveja as correspondências por nome antes de fundir.
Deve remover os acentos dos nomes no seu CRM?
Normalmente não, porque as pessoas reparam quando o seu nome está mal escrito, e os acentos podem distinguir apelidos diferentes. Mantenha a grafia original no registo e ignore os acentos apenas na comparação. Ao fundir duas versões, a que tem acento é muitas vezes a grafia que a própria pessoa escreveu.
Como fazer a correspondência de números de telefone com indicativos de país diferentes?
Normalize o número completo com base no país e mantenha as extensões separadas. Um final de número coincidente pode sugerir um duplicado, mas não o pode confirmar entre países ou indicativos. Verifique o número completo e outro campo de identidade antes de fundir. O zero inicial dos números fixos italianos também exige cuidado ao normalizar.
Como gere dois apelidos num CRM?
Espere que apelidos e nomes próprios compostos sejam separados de forma diferente nos registos. As convenções de nomes variam dentro de cada país e família. Compare as partes do nome e confirme com dados independentes, como um telefone pessoal ou um email, antes de tratar dois registos como sendo a mesma pessoa.
Pode usar moradas para encontrar duplicados em dados internacionais?
Sim, como prova de apoio. Os formatos de morada variam por país na ordem do número de porta, no formato do código postal e nas abreviaturas, por isso as moradas longas raramente coincidem exatamente. Um código postal ou uma localidade iguais podem confirmar uma correspondência de nome ou telefone, mas uma morada ligeiramente diferente, por si só, diz pouco.
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