Configurare Dedupely per il Team IT e Sicurezza

Quando IT o la sicurezza esaminano Dedupely, di solito chiedono le stesse cose: come si accede, chi può vedere e modificare cosa, quali regole di accesso si applicano, cosa viene registrato e dove risiedono i dati. Questo playbook illustra ciascuno di questi punti in Dedupely, nell'ordine in cui la maggior parte dei team IT li configura, con le impostazioni da scegliere e cosa condividere con il team di sicurezza. Single sign-on (SSO), provisioning utenti (SCIM) e sincronizzazione con Google Workspace sono inclusi in ogni piano a pagamento.

La checklist

Passaggio 1: collegare l'identity provider

In Company Settings → Accesso e provisioning:

1. Single sign-on: fai clic su Configura nella scheda Single sign-on e collega il tuo provider di identità: Microsoft Entra, Google Workspace, Okta, Auth0, OneLogin, PingOne, JumpCloud, Cisco Duo, Amazon Cognito, IBM Verify, SAP Cloud Identity o CyberArk Identity. Dedupely usa OpenID Connect: nel tuo provider di identità crea un'applicazione web con il flusso authorization code e il redirect URI mostrato in Dedupely (https://auth.dedupe.ly/redirect/sso-login). Poi inserisci in Dedupely il suo Issuer URL, il Client ID e il Client secret, quindi fai clic su Salva connessione e Completato.
2. Verifichi i propri domini: confermare i domini aziendali con un record DNS.
3. Scegli come i membri restano sincronizzati:

• Provisioning utenti (SCIM): il suo provider di identità aggiunge, aggiorna, disattiva e rimuove le persone in Dedupely quando entrano, cambiano mansione o lasciano l'azienda. Disponibile con Microsoft Entra, Okta, Auth0, OneLogin, PingOne, JumpCloud, IBM Verify, SAP Cloud Identity e CyberArk Identity.
• Sincronizzazione Google Workspace: da Utenti → Sincronizzazione directory e provisioning.

4. Ruolo predefinito per i nuovi utenti: scegliere il ruolo che ottengono le persone quando la sincronizzazione SCIM o Google Workspace le crea. Gli utenti esistenti mantengono i propri ruoli. Scegliere il ruolo con meno accessi necessario alla maggior parte delle persone, come Utente di sola lettura oppure Data Manager, e concedere più accesso manualmente.

Una volta attivo l'SSO, puoi anche renderlo obbligatorio, così il tuo team accede solo tramite il tuo identity provider. Vedi Single Sign-On e provisioning.

Gli utenti importati dal tuo CRM diventano inattivi quando vengono disattivati nel CRM.

Passo 2: assegna a ciascuno solo gli accessi necessari

Ogni persona ha uno o più ruoli, e ciascun ruolo definisce Nessun accesso, Lettura oppure Lettura e modifica per ogni parte di Dedupely:

• Limiti gli utenti ai propri record: verifica Solo record CRM propri su un ruolo, così i suoi membri vedono solo i record di cui sono proprietari nel tuo CRM.
• Concedi un accesso temporaneo con data di scadenza, per consulenti o revisori. Lasci vuoto per un accesso permanente.
• Verifichi cosa può fare un utente con Visualizza permessi sul Utenti pagina.

Gli utenti sono illimitati in ogni piano, senza costi per utente. Vedi Ruoli e permessi e Utenti.

Passo 3: Imposta le regole di accesso

In Company Settings → Politica di sicurezza:

• Password: imposti una lunghezza minima (12 caratteri per impostazione predefinita), faccia scadere le password ogni 30, 60, 90 o 180 giorni e attivi Prevenzione del riutilizzo delle password.
• Metodi a due fattori consentiti: verifica Imponi la 2FA, e scegliere quali metodi possono usare le persone: App di autenticazione, Chiavi di sicurezza e Codice via email. Se smetti di consentire un metodo che qualcuno usa, al successivo accesso confermerà la propria identità con un metodo che possiede, poi configurerà uno consentito, così nessuno resta escluso. Chi inviti configura il 2FA prima di entrare.
• Sessioni inattive: attiva Chiudi le sessioni in caso di inattività, quindi le postazioni incustodite vengono disconnesse.
• Whitelist IP: aggiungi gli indirizzi IP dell'ufficio o della VPN. Solo le persone su questi indirizzi possono accedere; tutti gli altri sono bloccati.

Clicca Salva impostazioni di sicurezza dopo ogni modifica.

Usare il Login Security Score come checklist

Il Punteggio di sicurezza del login il pannello valuta le tue impostazioni su 100. Controlla cinque protezioni, ciascuna da 20 punti:

1. Imponi la 2FA a tutti gli utenti.
2. Attivare la scadenza delle password.
3. Imposti la scadenza delle password a 90 giorni o meno.
4. Utilizzi password di almeno 12 caratteri.
5. Attiva Chiudi sessioni in caso di inattività.

Passa con il mouse o seleziona un elemento per trovare la sua impostazione. Un punteggio di 100 significa che tutte e cinque sono attive. Vedi Politica di sicurezza.

Più CRM collegati? Ogni CRM collegato ha una propria politica di sicurezza, i propri utenti e un proprio Audit Log, quindi va configurato in ciascuno. Vedi Più CRM in un account Dedupely.

Passo 4: Sappia dove viene registrata l'attività

• Audit Log: ogni azione nell'account, comprese unioni, scansioni, modifiche alle Duplicate Searches, inviti utenti, cambi di ruolo, accessi, disconnessioni, tentativi 2FA e modifiche alle impostazioni di sicurezza, con utente e orario. Le voci sono conservate senza scadenza e si possono filtrare per data. Per consultarlo serve l'accesso all'Audit log. Vedi Audit Log.
• Merge History: ogni unione, con chi l'ha eseguita, i record originali e i valori che hanno prevalso. Consultare Merge History.

Passo 5: Condivida i documenti di cui il suo team di sicurezza ha bisogno

• Certificazioni: Dedupely ha la certificazione ISO 27001:2022, incluse ISO 27017 e ISO 27018.
• Hosting: AWS e Google Cloud, North Virginia (USA).
• AI: i record del CRM non vengono mai inviati a modelli di IA di terze parti, né elaborati o usati per addestrarli da questi, inclusa Dedupely Intelligence.
• Connessione CRM: HubSpot, Salesforce e Pipedrive si collegano tramite OAuth, con token di accesso ruotati in modo continuo. Collegare e sincronizzare non modifica mai nulla nel tuo CRM.
• Disconnessione: Dedupely revoca il proprio accesso dove il CRM lo consente e interrompe la sincronizzazione.
• Dopo l'annullamento: i suoi dati vengono eliminati automaticamente.
• Dove trovare i documenti: la Trust Center (audit, report, sub-responsabili), Sicurezza e Accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Vedi Sicurezza e privacy dei tuoi dati.

Configurazione di esempio

Un'azienda da 300 persone con Okta e HubSpot:

1. Accesso: SSO con Okta, dominio verificato, SCIM attivo e SSO obbligatorio. Ruolo predefinito per i nuovi utenti: Utente di sola lettura.
2. Ruoli: due Admin in RevOps, tre Data Manager, un Accountant in Finance e un ruolo personalizzato "Security reviewer" per il responsabile IT.
3. Policy di sicurezza: 2FA obbligatoria solo con app di autenticazione e chiavi di sicurezza, password di 14 caratteri con scadenza ogni 90 giorni, prevenzione del riuso attiva, sessioni chiuse in caso di inattività e VPN dell'ufficio nella whitelist IP. Punteggio di sicurezza del login: 100.
4. Revisione: il responsabile IT controlla l'Audit Log ogni trimestre per le modifiche di ruolo e alle impostazioni di sicurezza.

Errori comuni

• Rendere tutti Admin. Limita il ruolo Admin a 1–2 persone e assegna a tutti gli altri il ruolo di cui hanno bisogno.
• Impostare un ruolo predefinito ampio per i nuovi utenti. Tutti quelli che la sincronizzazione SCIM o Google Workspace aggiunge ricevono il ruolo predefinito. Inizia con l'accesso minimo.
• Imporre la 2FA senza avvisare il team. Le persone lo configurano al prossimo accesso. Informatene prima.
• Aggiungere una whitelist IP senza la tua VPN. Chi lavora da remoto resta bloccato.
• Dimenticare gli altri CRM collegati. Ognuno ha una propria Politica di sicurezza.

FAQ per i team IT e sicurezza

• Dedupely supporta SSO? Sì, in ogni piano a pagamento, tramite OpenID Connect, con 12 provider di identità tra cui Microsoft Entra, Google Workspace e Okta.
• Dedupely supporta SCIM? Sì, in ogni piano a pagamento, con 9 provider di identità. È disponibile anche la sincronizzazione con Google Workspace.
• Possiamo richiedere l'SSO? Sì. Una volta configurato, è possibile richiedere agli utenti di accedere tramite il tuo provider di identità.
• Quali metodi di 2FA sono disponibili? App di autenticazione, chiavi di sicurezza e codice via email, più i codici di backup. Scegli tu quali sono consentiti.
• Per quanto tempo viene conservato l'Audit Log? A tempo indeterminato.
• I dati del nostro CRM vengono usati per addestrare l'AI? No. Non viene mai inviato né usato per addestrare modelli di IA di terze parti.
• Dove sono ospitati i nostri dati? Nelle regioni AWS e Google Cloud North Virginia (USA).