Gestiona duplicados recurrentes de integraciones en tu CRM

Los equipos que gestionan múltiples marcas o entidades de negocio suelen apoyarse en varias herramientas para mantener datos actualizados. Tableros de marketing, sistemas de ventas, sistemas internos de negocio y fuentes locales están todos conectados al CRM. Estos sistemas envían registros a HubSpot, pero rara vez se alinean en estructura o en lo que consideran completo.

Con el tiempo, esto genera duplicados recurrentes: los registros se agregan a través de integraciones, envíos de formularios, sincronizaciones… lucen diferentes en el CRM, pero en realidad pertenecen a la misma persona o empresa. Los duplicados se acumulan en silencio y después generan ruido en reportes, alcance o soporte.

Esta guía presenta un sistema repetitivo para gestionar estos duplicados, describiendo cómo identificar patrones de integración, configurar lógica de deduplicación según la estructura de los campos y aplicar automatización sin perder control.

Los duplicados de integraciones vienen de diferencias estructurales

Un sistema puede enviar nombre completo y correo personal, otro puede enviar nombre separado y un correo de trabajo, y otro puede registrar un formulario con información nueva que antes no existía. Cada una de estas entradas crea un registro en el CRM sin lógica que las conecte.

Aunque la fuente sea el mismo cliente, el formato de los datos cambia y se brinca la asociación por defecto.

Entender la estructura de cada integración (qué manda, cómo da formato, cómo sincroniza) es el primer paso. La deduplicación no puede ser efectiva si no refleja cómo realmente se comporta cada sistema.

La lógica de asociación debe alinearse con el resultado de cada integración

Usar una sola regla para deduplicar no funciona cuando los registros vienen de diferentes sistemas: por ejemplo, si un CRM suele asociar por correo, pero tu sistema usa correos distintos, teléfonos o nombres en formatos diferentes, ese registro no se detecta como duplicado.

Para crear una lógica efectiva de deduplicación, hay que configurar opciones según el patrón de cada integración. Por ejemplo:

• Usar primer nombre, apellido y teléfono cuando falta el correo.
• Crear lógica separada para dominios de email personales y de trabajo.
• Aplicar lógica específica para plataformas que abrevian o truncan nombres.

En algunos casos necesitarás múltiples pads de búsqueda (Search Pads), cada uno vinculado a una integración distinta. Esto evita sobrecombinar registros y asegura que cada regla refleje el comportamiento de la fuente.

Combinar registros existentes

Una vez que se identifican los duplicados, el siguiente paso es decidir cómo combinarlos. Aquí defines qué tanto control quieres sobre cada combinación y qué tan escalable será tu proceso.

Los diferentes métodos de combinación ofrecen ventajas distintas:

• Combinación manual: control total cuando el contexto importa.
• Combinación personalizada: eliges qué valores conservar en cada campo por registro.
• Combinación en bulk: te permite fusionar cientos o miles de registros de una vez con tu lógica de asociación guardada.
• Combinación automatizada: combina en segundo plano de forma continua, sin intervención manual.
• Cada método puede configurarse con reglas de combinación que definen qué valores conservar, cómo tratar campos vacíos o en conflicto.

Estas reglas te permiten decidir qué valores se priorizan y cuándo ignorar información incompleta. Se pueden aplicar a todos los registros o solo en casos específicos para mantener consistencia.

Automatizar la deduplicación con lógica probada

Una vez que tus búsquedas de duplicados son precisas, puedes automatizar. Así detectas y combinas registros de forma continua conforme entran datos nuevos.

La automatización se ejecuta en un horario: cuando entran registros por integraciones, se comparan con tu lógica configurada y, si cumplen, se combinan automáticamente.

Cada automatización está vinculada a un Search Pad específico, asegurando que solo aplique a patrones que ya validaste. Tú eliges qué búsquedas automatizar y cuáles mantener manuales según qué tan predecible sea la data.

Se recomienda automatizar cuando la lógica es estable y las reglas son consistentes. Esto mantiene el CRM limpio sin depender de revisiones manuales.

Mantener la deduplicación con el tiempo

Las estructuras de datos cambian, entran integraciones nuevas, y los sistemas actualizan cómo formatean los registros. Para mantener la deduplicación efectiva, la lógica debe ajustarse.

Esto requiere auditorías y automatizaciones continuas. Busca cambios en la lógica de asociación, valores inesperados o tipos de duplicados nuevos, y ajusta las reglas para seguir alineado con la estructura de tus inputs.

El objetivo final es mantener la usabilidad del CRM alineando tu lógica con cómo realmente se comportan los datos.

Cómo se ve en la práctica

Para manejar duplicados de integración en un CRM conectado a múltiples sistemas:

• Identifica cómo cada integración estructura y formatea los registros.
• Construye lógica que refleje esas diferencias.
• Ejecuta escaneos y vistas previas antes de combinar.
• Automatiza solo después de confirmar que la lógica funciona.
• Revisa los flujos de deduplicación con frecuencia para adaptarte a cambios en los sistemas.

Este proceso da a los administradores de CRM una forma de adelantarse al problema. Mientras existan formatos inconsistentes, seguirán apareciendo duplicados. La solución no es solo deduplicar, sino ajustar la lógica a la estructura real de tus inputs.

Dedupely soporta esto permitiéndote crear pads de búsqueda flexibles, configurar múltiples opciones de asociación, previsualizar resultados, definir reglas de combinación, automatizar en tus términos. Te da las herramientas para aplicar este sistema a escala y mantener control sobre qué se combina.