Historia de cliente

Cómo una firma de búsqueda ejecutiva redujo su lista de personas en Pipedrive en casi un tercio tras una importación que duplicó a casi todos, con Dedupely

  • Pipedrive
  • Tras importar una lista
  • Entrada manual del equipo
  • Reclutamiento
  • 9,092 coincidencias de personas fusionadas
  • 5,667 coincidencias de organizaciones fusionadas
  • 31% menos registros de personas después de fusionar

Una coincidencia es un conjunto de registros duplicados fusionados en un solo registro. Estas coincidencias contenían aproximadamente dos registros cada una, así que el número de registros fusionados es aproximadamente el doble del número de coincidencias.

De dónde vinieron los duplicados

Una limpieza que duplicó a todos

El socio gerente de la firma realiza casi todo el trabajo en Pipedrive. Durante un par de años, personas se unieron y se fueron, todos introducían sus propios datos, y el CRM se volvió desordenado.

Para solucionarlo, siguió el consejo que le habían dado: exportar las personas, limpiarlas en una hoja de cálculo y un servicio de validación de correos, luego importarlas. La importación añadió nuevos registros junto a los existentes. Según su comprensión, las personas llegaban sin una organización coincidente, así que Pipedrive creó nuevas personas y organizaciones para acompañarlas.

  • Personas: alrededor de 29.000 registros, esperando 11.000 propios y 18.000 en toda la firma.
  • Organizaciones: alrededor de 21.000, donde estimaba que el número real estaba entre 8.000 y 10.000. Alrededor de 8.800 de ellos no tenían dirección alguna.
Un pequeño equipo trabajando en un escritorio

Lo que los duplicados rompieron

Recuentos de registros en los que no se podía confiar

Con miles más de registros de los que debería haber tenido, los conteos en Pipedrive no significaban nada. El control de duplicados propio de Pipedrive solo encontró unos pocos cientos de personas y organizaciones, una pequeña parte de los miles de registros adicionales, lo que le preocupaba aún más. Vincular personas a la organización correcta también era difícil, porque las empresas con las que trabaja tienen oficinas en varias ciudades.

Por qué eliminar o fusionar manualmente no era una opción

No podía eliminar un registro de cada par porque cargaban historial de actividades; borrar el incorrecto lo perdería. Fusionar en Pipedrive era abrir vista previa y fusionar pares uno a uno, y ya había pasado dos semanas tratando de limpiar.

Cómo se solucionaron los duplicados

  1. 1. Fusiona personas primero por correo

    Comenzó con el ajuste preestablecido Duplicate Searches que Dedupely crea para cada cuenta. El primer paso con personas coincidía con un correo exacto, con teléfono configurado en Similar para que las diferencias de formato no importaran, y él mismo fusionó esos en masa. El equipo de éxito del cliente de Dedupely recomendó empezar con coincidencias exactas, revisar las primeras páginas antes de fusionar en masa.

  2. 2. Fusiona organizaciones por su nombre

    Luego fusionó organizaciones con el mismo nombre. Después de la pasada de personas, el control de duplicados propio de Pipedrive mostró 49 personas restantes, y después de la pasada de organizaciones, no mostró ninguna organización duplicada. En Pipedrive, una fusión mueve actividades, notas, oportunidades y organizaciones enlazadas al registro superviviente.

    Búsqueda de duplicados de Dedupely de organizaciones por nombre

  3. 3. Amplíe la búsqueda de personas

    Una segunda búsqueda de personas coincidió en nombre, apellido, correo electrónico y organización similar, encontrando 1.937 coincidencias. Para organizaciones, dos búsquedas más comprobaron qué quedaba: sitio web en Domain Root más un nombre similar no arrojó nada, porque ya habían sido fusionados, y sitio web en Domain Root más las tres primeras palabras del nombre encontró 45 coincidencias posibles para revisar. Una lección importante: después de cambiar una búsqueda, haz clic en Scan, o los resultados no se actualizan.

  4. 4. Gestiona lo complicado, luego automatiza

    En una llamada posterior, el equipo de éxito del cliente de Dedupely revisó la cuenta. La búsqueda de duplicados obvios (nombre, apellido, correo exactos y propietario) no encontró coincidencias restantes. Muchas de las coincidencias restantes eran falsos positivos: personas diferentes con el mismo nombre, o personas que compartían el número de teléfono principal de su oficina. Para esos casos, construyeron una búsqueda de personas con el mismo nombre donde un registro no tiene correo, y él revisó las 14 coincidencias una por una, eligiendo los valores ganadores manualmente cuando fue necesario. Organizaciones con varias ubicaciones también permanecieron fuera de Bulk Merge, porque cada ubicación es un registro separado que necesita mantener.

    Finalmente, activaron Auto Merge para la búsqueda de nombre, apellido y correo electrónico, configurada para ejecutarse lo antes posible, para que los nuevos duplicados de ese tipo se fusionen automáticamente. Sigue ejecutándose.

Cómo cambió la deduplicación

Un CRM limpio, mantenido limpio

En total, fusionó 9.092 coincidencias de personas y 5.667 coincidencias de organizaciones, aproximadamente dos registros cada una. Esto redujo la lista de personas de aproximadamente 29.000 registros a menos de 20.000, y las organizaciones de aproximadamente 20.500 a menos de 15.000. Los duplicados obvios desaparecieron, el comprobador de duplicados de Pipedrive no muestra organizaciones duplicadas, y una búsqueda sigue fusionando nuevos duplicados exactos automáticamente.

Nuevas reglas en la puerta

La experiencia también cambió cómo entran los datos en Pipedrive. Con demasiadas personas añadiendo sus propios registros, se convirtió en el guardián: por ahora, los envíos pasan por él. Un informe semanal de duplicados de Dedupely le dice cuántas coincidencias posibles quedan por revisar.

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