TL;DR
- Cómo tratar las oficinas de una empresa global es una decisión de negocio antes que una tarea del CRM.
- Algunas empresas tratan las oficinas regionales como clientes independientes; otras, como una sola cuenta.
- Añadir ciudad o país como coincidencia exacta mantiene separadas las oficinas de una empresa.
- Acordad qué propietario sobrevive antes de fusionar cuentas que trabajan regiones distintas.
- Dedupely empareja, fusiona o mantiene separadas las cuentas globales, según la decisión que tome tu empresa.
Un cliente global rara vez vive en un solo registro del CRM. Hay un registro para la sede central, uno para cada oficina regional, algunos para filiales locales y otros que nadie recuerda haber creado.
Comparten nombre y a menudo dominio, así que todas las búsquedas de duplicados las juntan. Fusionarlas o no depende de una pregunta que el CRM no puede responder. ¿Tu empresa trata esas oficinas como clientes separados o como uno solo?
En este artículo verás por qué esa decisión va primero y quién debería tomarla. También verás cómo mantener separadas las oficinas o unificarlas, y cómo gestionar los propietarios de cada registro.
Por qué las cuentas globales son difíciles de mantener en orden
Una empresa global llega a tu CRM por muchas puertas. El equipo de cada región crea las cuentas con las que trabaja. Los formularios y las herramientas de enriquecimiento añaden más, y una adquisición puede traer todo un segundo conjunto.
Los registros acaban pareciéndose en los campos que usan las búsquedas:
- Nombres con sufijos legales locales, como GmbH, Ltd. o S.A.
- Dominios con variantes de país, como example.de y example.fr.
- Propietarios en distintas regiones, cada una con sus propios negocios.
- Direcciones en distintos países, o la dirección de la sede en todos los registros.
Nuestro artículo sobre cómo los datos internacionales crean duplicados ocultos trata la parte del formato. Este artículo trata de la decisión que hay detrás.
Decide primero: ¿oficinas independientes o una empresa global?
Cómo tratar una cuenta global es una decisión mayor que el CRM. Afecta a quién lleva la relación, cómo funcionan los contratos y la facturación, y cómo se reportan los ingresos por región.
Así que, antes de que nadie cree una búsqueda, define cómo trata tu empresa las oficinas de un cliente global. Ambas respuestas son habituales. Algunas empresas deben mantener separada cada oficina, y otras necesitan que se conviertan en una sola cuenta.
| Señal | Apunta a cuentas distintas | Apunta a una cuenta global |
|---|---|---|
| Contratos | Cada oficina firma el suyo | Un acuerdo global |
| Facturación | Cada oficina paga sus propias facturas | La sede central paga por todos |
| Propietarios | Cada región tiene su propio comercial | Un único gestor de cuentas global |
| Informes | Los ingresos se reportan por región | Los ingresos se reportan por cliente |
| Compras | Las oficinas compran por su cuenta | Las compras pasan por un equipo central |
Quién debe decidir
Tienen que ponerse de acuerdo la dirección comercial, los responsables regionales y quien gestiona el CRM, a menudo RevOps. Finanzas también suele opinar, porque la facturación sigue a la cuenta.
Anota la respuesta por tipo de empresa en vez de por registro. "Las filiales con contrato propio se quedan separadas" resuelve cientos de conjuntos de una vez.
Qué cuenta como duplicado depende de cada caso. Las mismas dos oficinas pueden ser una cuenta para tu empresa y dos para otra.
Si las oficinas siguen siendo independientes, mantenlas separadas
Cuando las oficinas regionales son clientes separados, sigue habiendo duplicados dentro de cada oficina. El objetivo es fusionarlos manteniendo las oficinas separadas entre sí.
- Añade un campo de ubicación como coincidencia exacta. La ciudad o el país, con coincidencia exacta, evita que una búsqueda empareje la oficina de París con la de Berlín.
- Compara por el dominio completo. Una comparación que ignora las variantes de país empareja example.de con example.fr, así que úsala solo donde las oficinas puedan fusionarse.
- Rechaza los conjuntos de los que estés seguro. Una vez confirmado que dos oficinas son distintas, rechaza la coincidencia para que deje de volver.
- Vincula las oficinas en su lugar. Un vínculo matriz–filial muestra la estructura del grupo sin fusionar nada.
Nuestro artículo sobre la deduplicación para empresas con varias sedes explica más formas de mantener separadas las sedes.
Si es una sola empresa global, junta los registros
Cuando tu empresa vende al grupo en su conjunto, los registros por oficina dividen el historial de un cliente. Contactos, negocios y actividad quedan en cuentas distintas, y nadie ve la relación completa.
- Compara por el dominio principal. Una comparación que ignora las variantes de país y "www" agrupa example.de, example.fr y example.com.
- Compara nombres sin sufijos legales. Dejar fuera términos como GmbH o Inc. permite que los nombres locales coincidan con el global.
- Elige a propósito el registro que se conserva. La cuenta de la sede central, o la que referencian las integraciones, suele ser la que conviene conservar.
- Guarda el detalle regional en campos. Los campos de región o país en contactos y negocios mantienen funcionando los informes locales tras la fusión.
Muchas empresas se quedan a medio camino. La matriz global es una cuenta, mientras algunas filiales siguen separadas porque compran por su cuenta. Trata cada filial con la regla que dejaste escrita y conserva el vínculo con la matriz.
Decide qué propietario sobrevive
Los propietarios suelen causar la mayoría de las disputas en las cuentas globales. Cuando se fusionan dos registros regionales, solo puede quedar un propietario, y el otro comercial puede perder la visibilidad de sus negocios.
Acordad la regla antes de fusionar:
- Gana el responsable de la cuenta global, si lo hay.
- Gana el propietario del registro de la sede central.
- Gana el propietario con negocios abiertos, y los demás siguen en los negocios que les pertenecen.
Avisa a los propietarios regionales antes de que se fusionen sus cuentas. Nuestro artículo sobre cómo el enrutamiento de leads y las reglas de asignación crean duplicados explica por qué empiezan los conflictos de propietario.
Envía los casos dudosos a alguien que conozca la región
Algunos conjuntos no encajarán en tu regla escrita. Puede que una oficina se haya mudado o que una filial se haya vendido. Envía esos conjuntos a revisión y pide al responsable regional que confirme antes de que nadie los fusione.
Guarda una lista de las decisiones a medida que se toman. La próxima limpieza, o la próxima región, planteará las mismas preguntas.
Cómo te ayuda Dedupely a mantener ordenadas las cuentas globales
En Dedupely, puedes comparar la ciudad o el país de forma exacta para mantener separadas las oficinas, o comparar por el dominio principal para agrupar las variantes de país. Puedes rechazar los conjuntos de los que estés seguro, enviar los casos dudosos a revisión y fijar reglas sobre qué valor gana, incluido el campo de propietario. En Salesforce, una fusión se detiene con cuentas de la misma jerarquía matriz-hija, y las cuentas hijas de una matriz fusionada pasan a la cuenta superviviente.
Decide la estructura y luego limpia los registros
Las cuentas globales se presentan como un problema de coincidencia. Lo difícil es una decisión de negocio. Hasta que tu empresa acuerde si las oficinas regionales son clientes distintos o uno solo, cada resultado de búsqueda es una suposición.
Una vez decidido y por escrito, el trabajo en el CRM sale solo. Mantienes las oficinas separadas con una coincidencia exacta de ubicación o las unes por el dominio raíz. Luego acordáis el propietario antes de fusionar nada.
Preguntas frecuentes
¿Deben ser cuentas separadas en un CRM las oficinas regionales?
Depende de cómo trabaje tu empresa con ellas. Si cada oficina firma su propio contrato, paga sus propias facturas y tiene su propio comercial, mantén cuentas separadas. Si un acuerdo global las cubre y un solo gestor de cuenta lleva la relación, una sola cuenta suele funcionar mejor.
¿Las filiales son duplicados de su empresa matriz?
Normalmente no, si compran y pagan por su cuenta. Una filial suele ser un cliente aparte que comparte marca y dominio con su matriz. Vincúlala a la matriz con una relación matriz-filial en vez de fusionarlas, salvo que tu empresa trate al grupo como una sola cuenta.
¿Cómo evitas que un CRM empareje oficinas distintas de la misma empresa?
Añade un campo de ubicación, como la ciudad o el país, como coincidencia exacta en tu búsqueda de duplicados. Evita comparaciones que ignoren los dominios de país, ya que emparejan example.de con example.fr. Cuando estés seguro de que dos oficinas son distintas, rechaza la coincidencia para que no vuelva.
¿Quién debe ser el propietario de una cuenta global tras una fusión?
Acuerda una regla antes de fusionar. Las opciones habituales son el responsable global de la cuenta, el propietario del registro de la sede o el propietario con deals abiertos. Avisa primero a los propietarios regionales y mantén sus deals asignados a ellos para que no pierdan visibilidad de su trabajo.
¿Quién decide cómo tratar las cuentas globales en un CRM?
La dirección comercial, los responsables regionales y el dueño del CRM, a menudo RevOps, deberían decidir juntos, con finanzas implicada cuando cambia la facturación. Es una decisión sobre cómo vende e informa la empresa. Pon la respuesta por escrito para cada tipo de empresa, así resuelve muchos conjuntos de duplicados de una vez.
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