TL;DR
- Come gestire gli uffici di un'azienda globale è una decisione di business prima che un compito del CRM.
- Alcune aziende trattano gli uffici regionali come clienti indipendenti; altre come un unico account.
- Aggiungere città o paese come corrispondenza esatta tiene separati gli uffici di un'azienda.
- Concordate quale responsabile sopravvive prima di unire account seguiti da regioni diverse.
- Dedupely abbina, unisce o tiene separati gli account globali, secondo la decisione presa dalla tua azienda.
Un cliente globale raramente vive in un solo record del CRM. C'è un record per la sede centrale, uno per ogni ufficio regionale, alcuni per le controllate locali e altri che nessuno ricorda di aver creato.
Condividono un nome e spesso un dominio, quindi ogni ricerca di duplicati li mette insieme. Unirli o no dipende da una domanda a cui il CRM non sa rispondere. La tua azienda tratta quegli uffici come clienti separati o come uno solo?
In questo articolo vedrai perché quella decisione viene prima e chi dovrebbe prenderla. Vedrai anche come tenere separati gli uffici o riunirli, e come gestire i responsabili di ogni record.
Perché è difficile tenere in ordine gli account globali
Un'azienda globale entra nel CRM da molte porte. Il team di ogni regione crea gli account su cui lavora. Moduli e strumenti di arricchimento ne aggiungono altri, e un'acquisizione può portare un intero secondo insieme.
I record finiscono per somigliarsi nei campi usati dalle ricerche:
- Nomi con suffissi legali locali, come GmbH, Ltd. o S.A.
- Domini su varianti nazionali, come example.de ed example.fr.
- Proprietari in regioni diverse, ognuna con le proprie trattative.
- Indirizzi in paesi diversi, o l'indirizzo della sede su ogni record.
Il nostro articolo su come i dati internazionali generano duplicati nascosti tratta la parte di formattazione. Questo articolo riguarda la decisione che c'è dietro.
Decidi prima: uffici indipendenti o un'unica azienda globale?
Come gestire un account globale è una decisione più grande del CRM. Riguarda chi gestisce la relazione, come funzionano contratti e fatturazione, e come si riportano i ricavi per regione.
Quindi, prima che qualcuno crei una ricerca, stabilisci come la tua azienda tratta gli uffici di un cliente globale. Entrambe le risposte sono comuni. Alcune aziende devono tenere separato ogni ufficio, altre hanno bisogno che diventino un unico account.
| Segnale | Punta ad account separati | Indica un unico account globale |
|---|---|---|
| Contratti | Ogni ufficio firma il proprio | Un unico accordo globale |
| Fatturazione | Ogni ufficio paga le proprie fatture | La sede centrale paga per tutti |
| Proprietari | Ogni regione ha il suo commerciale | Un unico account manager globale |
| Reportistica | I ricavi vengono riportati per regione | Il fatturato viene riportato per cliente |
| Acquisti | Gli uffici acquistano per conto proprio | Gli acquisti passano da un team centrale |
Chi deve decidere
Devono mettersi d'accordo la direzione vendite, i responsabili regionali e chi gestisce il CRM, spesso RevOps. Anche la contabilità ha spesso una sua opinione, perché la fatturazione segue l'account.
Scrivi la risposta per tipo di azienda invece che per record. "Le controllate con contratto proprio restano separate" risolve centinaia di gruppi in una volta.
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Gli stessi due uffici possono essere un account per la tua azienda e due per un'altra.
Se gli uffici restano indipendenti, tienili separati
Quando gli uffici regionali sono clienti separati, i duplicati esistono comunque dentro ogni ufficio. L'obiettivo è unirli tenendo gli uffici separati tra loro.
- Aggiungi un campo di posizione come corrispondenza esatta. Città o paese, con corrispondenza esatta, impedisce a una ricerca di abbinare l'ufficio di Parigi a quello di Berlino.
- Confronta sul dominio completo. Un confronto che ignora le varianti nazionali abbina example.de a example.fr, quindi usalo solo dove gli uffici possono essere uniti.
- Rifiuta i gruppi di cui sei certo. Una volta confermato che due uffici sono separati, rifiuta la corrispondenza così non torna più.
- Collega invece gli uffici. Un collegamento padre–figlio mostra la struttura del gruppo senza unire nulla.
Il nostro articolo su deduplicazione per aziende con più sedi illustra altri modi per tenere separate le sedi.
Se è un'unica azienda globale, riunisci i record
Quando la tua azienda vende al gruppo nel suo insieme, record separati per ufficio spezzano lo storico di un cliente. Contatti, trattative e attività stanno sotto account diversi, e nessuno vede il rapporto completo.
- Confronta sul dominio principale. Un confronto che ignora le varianti nazionali e "www" raggruppa example.de, example.fr ed example.com.
- Confronta i nomi senza suffissi legali. Lasciare fuori termini come GmbH o Inc. permette ai nomi locali di corrispondere a quello globale.
- Scegli di proposito il record che resta. L'account della sede centrale, o quello a cui fanno riferimento le integrazioni, di solito è quello giusto da tenere.
- Tieni i dettagli regionali nei campi. I campi regione o paese su contatti e trattative mantengono funzionanti i report locali dopo l'unione.
Molte aziende stanno nel mezzo. La capogruppo globale è un account, mentre alcune controllate restano separate perché acquistano per conto proprio. Tratta ogni controllata con la regola scritta e mantieni il collegamento con la capogruppo.
Decidi quale responsabile resta
Sugli account globali sono spesso i responsabili a causare più dispute. Quando due record regionali vengono uniti, può restare un solo responsabile, e l'altro commerciale può perdere la visibilità sulle sue trattative.
Concordate la regola prima dell'unione:
- Vince il global account manager, se c'è.
- Vince il responsabile del record della sede centrale.
- Vince il responsabile con trattative aperte, e gli altri restano sulle trattative di loro proprietà.
Avvisa i responsabili regionali prima che i loro account vengano uniti. Il nostro articolo su come le regole di instradamento dei lead e di proprietà creano duplicati spiega perché nascono i conflitti di proprietario.
Manda i casi in bilico a chi conosce la regione
Alcuni gruppi non rientreranno nella tua regola scritta. Un ufficio potrebbe essersi trasferito, o una controllata essere stata venduta. Invia quei gruppi in revisione, e chiedi al responsabile regionale di confermare prima che qualcuno li unisca.
Tieni un elenco delle decisioni man mano che vengono prese. La prossima pulizia, o la prossima regione, porrà le stesse domande.
Come Dedupely ti aiuta a tenere in ordine gli account globali
In Dedupely puoi confrontare città o paese in modo esatto per tenere separati gli uffici, o confrontare sul dominio principale per raggruppare le varianti nazionali. Puoi rifiutare i gruppi di cui sei sicuro, mandare in revisione i casi incerti e impostare regole su quale valore vince, anche per il campo responsabile. In Salesforce, un'unione si ferma per gli account nella stessa gerarchia padre-figlio, e gli account figli di un padre assorbito passano all'account superstite.
Decidi la struttura, poi pulisci i record
Gli account globali si presentano come un problema di corrispondenza. La parte difficile è una decisione di business. Finché l'azienda non concorda se gli uffici regionali sono clienti separati o uno solo, ogni risultato di ricerca è un'ipotesi.
Una volta deciso e messo per iscritto, il lavoro nel CRM viene di conseguenza. Tieni separati gli uffici con una corrispondenza esatta della sede o li unisci sul dominio principale. Poi concordate il proprietario prima di unire qualsiasi cosa.
Domande frequenti
Gli uffici regionali devono essere account separati in un CRM?
Dipende da come la tua azienda lavora con loro. Se ogni ufficio firma il proprio contratto, paga le proprie fatture e ha il proprio commerciale, tieni account separati. Se un accordo globale li copre e un solo account manager gestisce il rapporto, di solito funziona meglio un unico account.
Le controllate sono duplicati della loro capogruppo?
Di solito no, se comprano e pagano per conto proprio. Una controllata è spesso un cliente a sé che condivide marchio e dominio con la capogruppo. Collegala alla capogruppo con una relazione padre-figlio invece di unirle, a meno che la tua azienda tratti il gruppo come un unico account.
Come eviti che un CRM abbini uffici diversi della stessa azienda?
Aggiungi un campo di posizione, come città o paese, come corrispondenza esatta nella ricerca di duplicati. Evita confronti che ignorano i domini nazionali, perché abbinano example.de a example.fr. Quando sei sicuro che due uffici sono separati, rifiuta la corrispondenza così non torna.
Chi deve essere il proprietario di un account globale dopo un'unione?
Concorda una regola prima di unire. Le scelte comuni sono il global account manager, il proprietario del record della sede centrale o il proprietario con deal aperti. Avvisa prima i proprietari regionali e lascia loro assegnati i loro deal, così non perdono la visibilità sul proprio lavoro.
Chi decide come gestire gli account globali in un CRM?
Direzione vendite, responsabili regionali e il proprietario del CRM, spesso RevOps, dovrebbero decidere insieme, coinvolgendo l'amministrazione quando cambia la fatturazione. È una decisione su come l'azienda vende e fa reporting. Metti la risposta per iscritto per ogni tipo di azienda, così risolve molti gruppi di duplicati in una volta.
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