TL;DR
- Las grafías con y sin tilde, como José y Jose, pueden dividir a una persona en dos registros.
- Los nombres con dos apellidos se dividen de distinta forma en los campos de nombre y apellido.
- Un mismo número de teléfono puede guardarse con o sin el prefijo internacional.
- Los formatos de dirección varían según el país, así que las direcciones funcionan mejor como prueba complementaria de una coincidencia.
- Dedupely detecta posibles duplicados en distintos formatos de nombre y teléfono, con una vista previa antes de fusionar.
Un cliente de Madrid rellena un formulario como "José García López." Un comercial de su oficina en EE. UU. lo añade como "Jose Garcia." Su herramienta de facturación envía "GARCIA LOPEZ, JOSE" con su número en formato internacional. Para usted es una sola persona. Para una coincidencia exacta, son tres.
Los datos internacionales traen variaciones para las que muchas configuraciones de emparejamiento no fueron diseñadas. Los caracteres cambian en las exportaciones, los nombres siguen convenciones distintas y los números de teléfono llevan a veces prefijo de país.
En este artículo verá cuatro fuentes de variación en nueve países: acentos, orden de los nombres, números de teléfono y direcciones. También verá cómo cruzar registros sin fusionar a personas que solo se parecen.
Por qué los registros internacionales dejan de coincidir
Los registros llegan desde formularios, importaciones, comerciales, enriquecimiento y otras herramientas conectadas. Cada fuente escribe nombres, números y direcciones a su manera, y los datos internacionales multiplican las formas de diferir.
- Caracteres: los acentos y letras como ñ, ü, ß o å se escriben mal, se eliminan o se sustituyen.
- Orden del nombre: los dos apellidos y los nombres compuestos se separan en campos de forma distinta.
- Números de teléfono: el mismo número aparece en formato nacional e internacional.
- Direcciones: el número de portal, el código postal y la ciudad aparecen en un orden distinto en cada país.
Que dos de estos registros sean duplicados depende de cada caso. Lo que para un equipo es un duplicado, para otro puede no serlo, así que defina qué cuenta como una misma persona o empresa antes de fusionar.
Tildes y caracteres especiales
Una persona escribe su nombre con tildes. Un comercial con teclado estadounidense suele omitirlas. Un coincidencia exacta compara carácter por carácter, así que "José" y "Jose" son dos valores distintos.
Cartas que se pierden o se sustituyen
Cada idioma añade su propio conjunto de letras. Estas son las que aparecen en los nueve países que sigue esta entrada:
- Español: á, é, í, ó, ú y ñ, como en José o Muñoz.
- Portugués: ã, õ y ç, como en João o Gonçalves.
- Alemán: ä, ö, ü y ß, como en Müller o Strauß.
- Sueco: å, ä y ö, como en Åsa o Björk.
- Italiano: à, è y ò, a veces escritas con apóstrofo tras la vocal.
Distintas formas de escribir lo mismo
Quitar los acentos no es el único cambio. En alemán, cuando no se dispone de ü o ß, la convención es escribir ue y ss. "Müller" puede aparecer entonces como Müller, Mueller o Muller en tres registros.
Las exportaciones también pueden dañar caracteres. Cuando un archivo se guarda con una codificación y se abre con otra, "José" puede aparecer como "José." Esos registros no coincidirán con nada hasta que alguien los corrija.
Orden del nombre y dos apellidos
Los CRM suelen guardar un nombre y un apellido. Muchos nombres no encajan bien en esa división, y cada fuente la hace a su manera.
Nombres en español
Los nombres españoles suelen tener dos apellidos: el primero del padre seguido del de la madre. En el uso diario, muchas personas usan solo el primero. "José García López" puede guardarse con "García López" como apellidos, o solo "García."
Portugal y Brasil
Los nombres portugueses y brasileños pueden tener varios apellidos, y su orden y uso cotidiano varían. «Ana Costa Ferreira» puede aparecer en forma abreviada en otro registro. No deducir identidad ni relaciones familiares solo por el orden de los apellidos.
Nombres compuestos
Los nombres compuestos, como «José Luis» o «Maria Fernanda», pueden acabar en parte en el campo de apellidos. Un formulario con un solo campo «Nombre completo» lo hace más probable, ya que alguien tiene que decidir dónde dividirlo.
Comparar las palabras que comparten dos nombres, en cualquier orden, detecta muchos de estos casos. Funciona mejor con un segundo campo, como el correo o el teléfono, porque los apellidos compartidos son frecuentes.
Números de teléfono y prefijos internacionales
Los números de teléfono son un buen campo de coincidencia para registros internacionales, ya que no llevan acentos ni orden de nombre. El problema es el formato. Un mismo número puede aparecer con código de país, sin él, con espacios, guiones o paréntesis.
El formato internacional empieza por el signo más y el prefijo del país, seguido del número nacional. El 0 inicial también varía: en Reino Unido se omite tras +44. En Italia, los fijos lo conservan, así que un número de Roma empieza por +39 06.
Qué vigilar en nueve países
| País | Prefijo telefónico | Nombres | Notas de teléfono y dirección |
|---|---|---|---|
| Estados Unidos | +1 | Tildes a menudo omitidas al introducir datos | Número de portal antes del nombre de la calle |
| Alemania | +49 | ä, ö, ü y ß, también escritas ae, oe, ue y ss | Calle y, después, número; código postal de 5 dígitos antes de la ciudad |
| Reino Unido | +44 | Tildes a menudo omitidas al introducir datos | Se pierde el 0 inicial de los teléfonos tras +44 |
| Italia | +39 | Vocales acentuadas escritas a veces con apóstrofo | Los fijos conservan el 0 inicial tras el +39 |
| Portugal | +351 | Varios apellidos; el orden puede variar | Calle y luego número; código postal de 7 dígitos escrito 0000-000 |
| Brasil | +55 | Varios apellidos; ã, õ y ç eliminadas o conservadas | Calle, coma, número; código postal de 8 dígitos escrito 00000-000 |
| Suecia | +46 | å, ä y ö eliminadas o conservadas | Calle, luego número; código postal escrito con espacio, como 111 30 |
| España | +34 | Dos apellidos; á, é, ñ y otros caracteres eliminados o conservados | Los formatos varían según la fuente |
| México | +52 | Dos apellidos son habituales | Los formatos varían según la fuente |
Use la tabla de países como punto de partida, no como regla para cada persona o dirección. Consulte la normativa nacional de numeración y postal al normalizar datos. Las referencias siguientes cubren planes de numeración, variaciones de nombres y convenciones de direcciones de EE. UU.
Formatos de dirección
En Estados Unidos, el número de la casa va antes de la calle. En Alemania, Portugal, Brasil y Suecia, va después. Los códigos postales también varían en longitud, puntuación y posición.
Las abreviaturas añaden más variación. "Rua" y "R.", "Straße" y "Str." o "Avenida" y "Av." son la misma palabra escrita de dos formas. Además, muchos registros no tienen dirección.
Por eso una dirección funciona mejor como prueba de apoyo. Un código postal o una ciudad coincidentes pueden aumentar la confianza en una coincidencia de nombre. Una dirección larga que difiere ligeramente aporta poco.
Nombres de empresa y dominios en distintos países
Las empresas tienen sus propias variantes internacionales. Los sufijos legales como GmbH, S.r.l. o S.A. de C.V. cambian según el país, y los tratamos en cómo los sufijos de empresa ocultan duplicados.
Las webs por país son otra fuente. Una empresa puede usar example.com, example.de y example.com.br. Quitar la ruta o el prefijo www de una URL no hace iguales dominios distintos. Usa una asignación de dominios verificada y datos de la empresa para identificar registros relacionados, y luego decide si las entidades de cada país siguen separadas.
Cómo emparejar registros internacionales con seguridad
Los principios son los mismos que en cualquier limpieza. Los datos internacionales solo hacen más importantes el segundo y el tercer paso.
Empiece por los duplicados evidentes
Los correos y dominios exactos son útiles como búsquedas de candidatos en distintos formatos de nombre. Revisa buzones compartidos y entidades de distintos países antes de fusionar, y después valida las coincidencias por nombre, más difíciles, con datos independientes.
Compara los nombres de forma flexible, con un segundo campo
Ignora tildes, mayúsculas y orden de palabras al comparar nombres. Después exige que coincida un segundo campo, como teléfono, correo o empresa. Lee más sobre cómo elegir qué campos usar para cotejar.
Compare los números de teléfono por sus dígitos
Normalice el formato conservando la información de país y extensión. Comparar los últimos dígitos puede encontrar candidatos en distintos formatos, pero números sin relación de distintas regiones pueden acabar igual. Confirme el número completo y otro campo de identidad antes de fusionar.
Añada el país cuando las entidades deban mantenerse separadas
Dos personas llamadas María Silva, una en Portugal y otra en Brasil, probablemente sean personas distintas. Añadir el país a la coincidencia por nombre las mantiene separadas.
Conserva los valores originales
Ignora los acentos al comparar, pero consérvalos en el registro. La gente se fija cuando su nombre está mal escrito, y "Muller" en el saludo de un correo parece un error para el Sr. Müller.
Cómo Dedupely encuentra duplicados en datos internacionales
En Dedupely, crea búsquedas de duplicados que comparan nombres con Similar, para erratas y diferencias de ortografía, o con Difuso, para nombres que suenan parecido. Las letras con y sin tilde cuentan como iguales (José = Jose), y Similar compara los teléfonos por sus últimos siete dígitos. Define reglas sobre qué valor prevalece y revisa cada fusión antes de que nada cambie en su CRM.
Un cliente, muchas formas de escribirlo
Los registros internacionales ocultan duplicados en pequeñas diferencias: un acento que falta, un segundo apellido, un prefijo internacional o un código postal en otro lugar. La coincidencia exacta trata cada diferencia como una persona nueva.
Comparar nombres de forma flexible, teléfonos por sus dígitos y direcciones como prueba complementaria detecta muchos de estos casos. Exigir un segundo campo y añadir el país cuando importa evita que personas distintas se unan.
Referencias: W3C: Nombres personales en todo el mundo; UIT: Planes Nacionales de Numeración; USPS: Publication 28; Encontrar empresas duplicadas por dominio.
Preguntas frecuentes
¿Cómo encuentra contactos duplicados cuando los nombres llevan tildes?
Compara nombres ignorando tildes y mayúsculas, para que "José" y "Jose" se traten como iguales. Después exige que coincida un segundo campo, como el email, el teléfono o la empresa. Comparar sin tildes puede emparejar apellidos distintos, como Peña y Pena, así que revisa las coincidencias por nombre antes de fusionarlas.
¿Debe eliminar los acentos de los nombres en su CRM?
Normalmente no, ya que la gente nota cuando su nombre está mal escrito y las tildes pueden distinguir apellidos diferentes. Mantenga la ortografía original en el registro e ignore las tildes solo al emparejar. Al fusionar dos versiones, la que lleva tilde suele ser la escrita por la propia persona.
¿Cómo cruzas números de teléfono con distintos prefijos internacionales?
Normaliza el número completo según el país y mantén las extensiones por separado. Que coincidan las últimas cifras puede sugerir un duplicado, pero no confirmarlo entre países o prefijos. Revisa el número completo y otro campo de identidad antes de fusionar. El cero inicial de los fijos de Italia también requiere cuidado al normalizar.
¿Cómo gestiona dos apellidos en un CRM?
Espera que los apellidos y los nombres compuestos se dividan de forma distinta entre registros. Las convenciones de nombres varían entre países y familias. Compara las partes del nombre y confirma con datos independientes, como un teléfono personal o un correo, antes de considerar que dos registros son una misma persona.
¿Puedes usar direcciones para encontrar duplicados en datos internacionales?
Sí, como prueba de apoyo. Los formatos de dirección varían según el país en el orden del número de la vivienda, el formato del código postal y las abreviaturas, así que las direcciones largas rara vez coinciden exactamente. Un código postal o una ciudad coincidentes pueden confirmar una coincidencia de nombre o teléfono, mientras que una dirección algo distinta, por sí sola, dice poco.
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