TL;DR
- Los duplicados entre sedes suelen empezar cuando cada sede añade por su cuenta a los mismos clientes.
- Un cliente atendido en dos sedes puede tener uno o dos registros, según su negocio.
- Las sucursales que comparten nombre o teléfono no siempre son duplicados entre sí.
- Limpiar dentro de cada ubicación antes de comparar entre ubicaciones hace que las primeras fusiones sean más seguras.
- Dedupely encuentra clientes y sedes duplicados en un CRM compartido y muestra una vista previa de cada fusión.
Clínicas, franquicias, sucursales y oficinas regionales suelen compartir un mismo CRM. Cada ubicación capta a sus propios clientes, a menudo a través de su propio personal, formularios y herramientas locales.
Esa configuración ofrece a la empresa una visión única de todos a los que atiende, hasta que el mismo cliente aparece una vez por ubicación. Los registros de ubicación también pueden dividirse, cuando una sucursal se introduce con dos nombres.
En este artículo verás de dónde vienen los duplicados en empresas con varias ubicaciones y qué se considera duplicado cuando las ubicaciones se solapan. También verás cómo emparejar clientes y ubicaciones, y qué decidir antes de fusionar.
De dónde vienen los duplicados en un CRM con varias sedes
Cada negocio gestiona sus ubicaciones de forma distinta, así que las causas varían. Estas aparecen con frecuencia.
Cada sede registra sus propios clientes
El personal de recepción de cada sede crea registros cuando los clientes llegan, llaman o reservan. Si no buscan antes un registro existente, o buscan con un nombre ligeramente distinto, aparece un segundo registro.
Clientes que visitan más de una sede
Un cliente que se muda, viaja o usa la sucursal más cercana al trabajo puede ser atendido en varias ubicaciones. Cada visita puede añadir un registro con otro teléfono, dirección o escritura.
Formularios locales, herramientas de reserva e importaciones
Las sedes a veces utilizan su propia herramienta de reservas, formulario web u hoja de cálculo. Cada una envía registros al CRM a su manera, y cada una puede perder el registro que creó otra sede.
Nuevas ubicaciones que se incorporan al CRM
Cuando abre una nueva sucursal o se incorpora un franquiciado, a menudo se importa su lista de clientes existente. Esos clientes pueden estar ya en el CRM desde otra sede.
Los propios registros de ubicación
Las ubicaciones suelen ser también registros, como empresas o cuentas. Una sucursal puede aparecer como «Centro» en un equipo y como «Calle Mayor» en otro, con la misma dirección.
Qué se considera duplicado entre sucursales
Qué se considera duplicado depende de cada caso. Lo que una empresa considera duplicado, otra puede no considerarlo.
Un cliente, varias ubicaciones
Un negocio que atiende a clientes de forma centralizada puede querer un registro por persona, con un campo para las ubicaciones que ha visitado. Una franquicia en la que cada local gestiona sus propias relaciones con clientes puede querer un registro por local.
Ambas opciones son razonables. Lo importante es decidir antes de que nadie fusione, para que las ubicaciones no deshagan el trabajo de las demás.
Sucursales que se parecen
Dos sucursales de un mismo negocio pueden compartir nombre, dominio y teléfono central. Aun así, son lugares distintos, con personal y clientes propios.
Estos son registros relacionados. Cómo gestionar los registros relacionados explica cómo mantenerlos separados.
La misma ubicación introducida dos veces
Dos registros con la misma dirección y código postal suelen ser una sola sede con dos nombres. Esos son los duplicados de ubicación que vale la pena fusionar, una vez confirmado que es el mismo lugar.
Cómo cruzar clientes y ubicaciones
Empiece por los duplicados evidentes: coincidencias exactas en el campo que identifica a cada registro. Después combine campos para el resto, como se explica en qué campos usar para cotejar.
| Registro | Empieza con | Después, pruebe | Ten cuidado con |
|---|---|---|---|
| Clientes dentro de una misma ubicación | Email exacto | Nombre con teléfono | Miembros de la familia que comparten correo o teléfono |
| Clientes en varias ubicaciones | Email exacto | Nombre con teléfono, o nombre con dirección particular | Sedes que conservan sus propios registros de clientes a propósito |
| Registros de ubicación | Dirección con código postal | Teléfono de la ubicación | Un teléfono central compartido por todas las sucursales |
| Oficinas regionales | Dirección con ciudad | Nombre con región | Oficinas que comparten el nombre de empresa y el dominio |
Qué decidir antes de fusionar
En un CRM con varias sedes, una fusión decide a qué sede pertenece un cliente y quién hace el seguimiento. Estas decisiones conviene acordarlas antes de la primera fusión.
- Ubicación de residencia: qué ubicación conserva al cliente cuando se fusionan registros de dos sucursales. Las opciones más comunes son la visita más reciente, la primera o la que tiene más actividad.
- Propietario: qué miembro del equipo o qué equipo es propietario del registro fusionado, para que los seguimientos no lleguen a dos personas.
- Historial de ubicaciones: las visitas, reservas y notas de cada sede deben acabar en el registro que se conserve.
- Consentimiento y preferencias: una baja registrada en una ubicación normalmente se aplica a la persona, así que debe conservarse tras la fusión.
- Campos locales: algunas ubicaciones registran campos que otras no. Decide qué valores prevalecen cuando difieren.
Acuerde la asignación de propietarios entre sedes
Los responsables de sucursal suelen considerar suyos a sus clientes. Una fusión que traslada un cliente a otra sucursal puede parecer una pérdida, incluso cuando es lo correcto.
Acuerde primero la regla con los responsables de sucursal y compártala con todas las sucursales. Así se evitan discusiones después de la fusión.
Evite que se sigan generando duplicados
Las nuevas sedes, el nuevo personal y las nuevas herramientas siguen añadiendo registros, así que los duplicados pueden volver. Algunos hábitos los frenan:
- Pida al personal de cada sede que busque por correo o teléfono antes de crear un cliente.
- Asigne a cada registro un campo de ubicación para limpiar una ubicación cada vez.
- Compara la lista de clientes de una nueva sucursal con el CRM para detectar duplicados antes de que entre en funcionamiento.
- Use un mismo formato de nombre para los registros de ubicación, idealmente con la dirección postal.
Si algunas sedes usan otro CRM por completo, los mismos principios se aplican entre sistemas. Gestión de duplicados en más de un CRM explica esa configuración.
Cómo Dedupely limpia un CRM compartido por muchas sedes
En Dedupely, crea búsquedas de duplicados para clientes y para registros de ubicaciones, y usa filtros para trabajar una ubicación cada vez. Rechace las coincidencias falsas, como sucursales independientes, para que no vuelvan a aparecer en búsquedas futuras, y revise cada fusión. Por defecto, Dedupely también excluye de los resultados principales las coincidencias de riesgo, como los conjuntos de más de 20 registros.
Un cliente, un registro, todas las ubicaciones
Los duplicados de múltiples ubicaciones suelen surgir de la forma en que trabajan estas empresas. Cada ubicación añade clientes, usa sus propias herramientas y a veces se une a una lista propia. Los registros de ubicaciones también se dividen cuando una sucursal tiene dos nombres.
Lo primero es decidir qué es un duplicado entre sedes. Limpiar cada sede antes de cotejarlas y acordar la sede de origen y la propiedad permite que todas trabajen con los mismos datos de clientes.
Preguntas frecuentes
¿Por qué una empresa con varias sedes tiene clientes duplicados?
Suele deberse a que cada local crea sus propios registros. El personal añade clientes sin cita y reservas sin encontrar el registro existente, las herramientas y formularios locales se sincronizan por separado y las nuevas sucursales importan sus propias listas de clientes. Un cliente atendido en más de un local puede acabar con un registro por local.
¿Un cliente que visita dos sedes debe tener un registro o dos?
Depende de cómo funcione su empresa. Si atiende a los clientes de forma centralizada, un único registro con las ubicaciones que han visitado ofrece la imagen completa. Si cada ubicación gestiona sus propias relaciones con clientes, como en muchas franquicias, pueden ser adecuados registros separados, con una misma regla aplicada en todas partes.
¿Son duplicados las ubicaciones de sucursales en un CRM?
Normalmente no. Las sucursales pueden compartir nombre, dominio y teléfono central, pero son lugares distintos, con su propio personal y sus propios clientes. Dos registros con la misma dirección y código postal, en cambio, suelen ser una misma ubicación introducida dos veces con nombres distintos.
¿Cómo se comparan los registros de ubicaciones duplicados?
Compare primero por dirección completa con código postal, ya que rara vez cambia en una ubicación. Después pruebe el teléfono propio de cada local, excluyendo los números centrales que comparten todas las sucursales. Confirme con el personal local antes de fusionar, ya que reconocen cada ubicación a simple vista y pueden detectar dos nombres para una misma sucursal.
¿Quién debe encargarse de la deduplicación en un negocio con varias ubicaciones?
Suele ser un equipo central, como operaciones o el administrador del CRM, ya que los duplicados cruzan sedes. Los responsables de cada sede deben acordar las reglas, sobre todo qué sede conserva un cliente tras una fusión. El personal local ayuda a confirmar coincidencias poco claras, porque sabe qué cliente es cada uno.
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