TL;DR
- Defina qué se considera duplicado antes de que nadie empiece a fusionar registros.
- Las reglas de fusión por escrito permiten que quien hace la limpieza decida igual que lo harías tú.
- Las coincidencias dudosas deben pasar a una lista de revisión para que el responsable de la limpieza decida.
- Conceda solo los permisos que necesite la limpieza y retírelos al terminar el trabajo.
- Dedupely permite a un administrador invitar a usuarios a buscar, revisar y fusionar duplicados con las mismas reglas.
Limpiar el CRM lleva tiempo que casi nadie tiene. Delegarlo tiene sentido: un compañero de operaciones comerciales, una persona recién incorporada, un asistente o un proveedor externo.
El riesgo es que decidan de forma distinta a como lo harías tú. Las fusiones en muchos CRM no se pueden deshacer, así que una conjetura errónea sobre lo que cuenta como duplicado permanece en los datos.
En este artículo verá qué decidir antes de entregarles el trabajo y dónde dejarles empezar. También verá qué permisos conceder, cómo comprobar el trabajo mientras se ejecuta y qué recuperar cuando se marchen.
Qué decidir antes de traspasarlo
La persona en quien delegue puede hacer el trabajo. Lo que no puede saber es cómo usa su equipo los registros. Estas cuatro decisiones deben constar por escrito antes de la primera fusión.
Qué se considera duplicado
Qué cuenta como duplicado depende del caso, y lo que un equipo considera duplicado puede no serlo para otro. Un contacto con correo profesional y personal puede ser una sola persona para ventas y dos para marketing.
Redacta la definición por objeto, con algunos ejemplos reales. Nuestro artículo sobre qué es un duplicado cubre los casos más habituales.
Qué valor prevalece en una fusión
En cada campo de valor único, decida qué fuente prevalece. En los campos multivalor admitidos, decida si combinar valores. El propietario, la fase del ciclo de vida y el estado de suscripción al correo requieren especial cuidado, porque un resultado erróneo llega a ventas y marketing.
Qué va a revisión y quién decide
Algunas coincidencias no serán claras, como el mismo nombre en la misma empresa con un correo distinto. Decide adónde van y quién las revisa. Sin eso, la persona adivina o se detiene.
Lo que no se debe tocar
Enumera lo que nunca debe fusionarse: cuentas de socios, registros sincronizados con facturación o clientes en una renovación abierta. Indica también qué objetos quedan fuera del alcance por ahora.
| Decisión | Ejemplo | Quién lo hace |
|---|---|---|
| Qué se considera duplicado | Los contactos con el mismo email son una misma persona | El propietario del CRM, con los equipos que usan los registros |
| Qué valor prevalece | El responsable se toma del registro con actividad más reciente | El responsable del CRM, junto con ventas |
| Qué pasa a revisión | Mismo nombre y empresa, distinto correo | El responsable del CRM |
| Lo que no se debe tocar | Cuentas de socios y registros de facturación | El propietario del CRM, con finanzas |
| Quién puede descartar una coincidencia | Solo el propietario del CRM | El responsable del CRM |
Empiece por los duplicados evidentes
Empiece por coincidencias exactas en el campo que identifica cada registro, como el correo o el dominio. Son las más fáciles de explicar y las que menos probabilidades tienen de generar disputas.
Pida a la persona que revise una muestra antes de fusionar nada en masa. Antes de la primera fusión grande, haga una copia de seguridad de los registros afectados, como se describe en cómo hacer una copia de seguridad de su CRM antes de una fusión masiva.
Los rechazos requieren el mismo cuidado. Una coincidencia rechazada deja de aparecer en búsquedas futuras, así que solicite rechazos solo cuando esté completamente seguro.
Define los permisos para la tarea
Dé a cada persona su propio acceso. Las credenciales compartidas ocultan quién fusionó qué, y son difíciles de revertir.
En el CRM, conceda solo los permisos que necesite la limpieza, como editar y fusionar los objetos incluidos. Conectar una herramienta de limpieza al CRM puede requerir permisos de administrador, que puede gestionar usted mismo y conservar.
Decide si pueden cambiar las reglas o solo seguirlas. Si las reglas cambian durante la limpieza, las fusiones iniciales y las finales dejan de ser coherentes.
Revise el trabajo mientras se ejecuta
Un repaso breve evita que pequeños errores se repitan en miles de registros. Mira tres cosas.
- Recuentos: cuántas coincidencias se encontraron, fusionaron, enviaron a revisión y rechazaron desde la última revisión.
- Ejemplos: unas pocas fusiones de registros, elegidas al azar, con sus propietarios y asociaciones.
- La lista de revisión: responde a lo que está pendiente, para que el trabajo no se estanque.
Un recuento inicial ayuda a ver el progreso. Nuestro artículo sobre cómo averiguar cuántos duplicados tiene su CRM muestra cómo conseguir uno.
Qué recuperar cuando se marchan
La delegación termina en algún momento, y el conocimiento no debería marcharse con la persona. Antes de su último día, pide un traspaso que cubra:
- Las reglas tal como están: cualquier decisión tomada durante el proceso, añadida a las reglas por escrito.
- Un registro de las fusiones: qué se fusionó, cuándo y con qué valores.
- Elementos pendientes de revisión: lo que sigue pendiente y por qué.
- Coincidencias rechazadas: lo que se descartó, para que nadie se pregunte por qué esos registros nunca aparecen.
- Acceso: accesos y permisos eliminados o reasignados.
A partir de ahí, una rutina mantiene el CRM limpio, como la que describimos en nuestro Lista de comprobación para el mantenimiento de registros del CRM.
Cómo Dedupely le ayuda a delegar una limpieza con seguridad
Compruebe los permisos reales del rol antes de invitar a alguien. Un usuario habitual con acceso a fusiones no es un revisor de solo lectura; use una lista de revisión aparte cuando alguien deba evaluar coincidencias sin poder modificar los datos del CRM.
En Dedupely, los administradores invitan a usuarios y cambian sus roles, y los usuarios pueden usar todas las funciones excepto Company Settings. Tú creas las Duplicate Searches y defines las reglas sobre qué valor prevalece, para que las fusiones sigan las mismas reglas sin importar quién las ejecute. Los conjuntos poco claros pueden pasar a revisión, y un Audit Log anota cada fusión con el usuario que la ejecutó.
Delegue el trabajo, conserve las decisiones
Otra persona puede dirigir bien una limpieza de CRM si las decisiones se toman antes. La definición de duplicado, las reglas sobre qué valor prevalece y qué pasa a revisión las define el responsable del CRM.
Con eso por escrito, los permisos adecuados y revisiones breves, quien hace el trabajo puede avanzar rápido sin adivinar. Cuando se marche, las reglas y el registro de fusiones se quedan.
Preguntas frecuentes
¿Puedo delegar la limpieza de datos del CRM en un asistente o en un nuevo empleado?
Sí, siempre que las decisiones clave queden por escrito. Define qué se considera duplicado por objeto, qué valor prevalece en una fusión, qué pasa a revisión y qué no debe fusionarse nunca. Haz que la persona encargada empiece con coincidencias exactas, revisa juntos las primeras fusiones y haz seguimientos periódicos mientras dure el trabajo.
¿Qué debo decidir antes de que alguien fusione los duplicados del CRM?
Defina qué cuenta como duplicado, qué valor prevalece en cada campo, dónde van las coincidencias dudosas y quién las resuelve. Indique también lo que queda fuera de los límites, como los registros de socios o facturación, y quién puede rechazar una coincidencia. Póngalo por escrito para que la persona decida igual que usted.
¿Qué permisos necesita alguien para limpiar duplicados del CRM?
Solo lo necesario para la limpieza, como editar y fusionar los objetos incluidos en el alcance. Asigne a cada persona su propio acceso para poder ver quién fusionó qué. Decida si puede cambiar las reglas o solo seguirlas, y retire el acceso cuando termine el trabajo.
¿Cómo reviso las fusiones de duplicados de otra persona?
Revisa los recuentos de coincidencias encontradas, fusionadas, enviadas a revisión y rechazadas desde tu última comprobación. Abre algunos registros fusionados al azar y verifica el propietario, las asociaciones y los campos que usan tus informes. Responde a los elementos pendientes de revisión para que el trabajo siga avanzando.
¿Qué debe entregar alguien tras una limpieza del CRM?
Las reglas tal como están, incluidas las decisiones tomadas por el camino, y un registro de lo fusionado. Añade los elementos de revisión pendientes, la lista de coincidencias descartadas y una nota sobre los accesos que hay que retirar. Así, la siguiente persona podrá retomar la limpieza donde se quedó.
O regístrate con Google
