¿Qué es un duplicado?

A la mayoría de los equipos se les asigna “limpiar los datos” antes de definir qué significa eso. Este artículo no trata de la deduplicación en general, sino de la primera decisión que tienes que tomar: ¿qué cuenta como duplicado?

Dedupely te ayuda a actuar rápido, pero la lógica es tuya. Antes de empezar a sincronizar, escanear o combinar, necesitas definir lo que ninguna herramienta puede decidir por ti: qué debería y qué no debería existir en tu CRM.

Lo que realmente es un duplicado

No existe una regla nativa que le diga a un CRM qué información conservar. Un registro que parece incorrecto en un contexto puede ser esencial en otro. Tu CRM depende de cómo los equipos lo usan, y a veces hay duplicados porque el sistema soporta varias entidades con sus propios comportamientos de sincronización e integraciones de terceros. Eso significa que tú necesitas definir cuándo esos registros ya son demasiados como para mantenerlos.

Un duplicado es cualquier cosa que tu estructura de CRM, uso de campos y lógica de segmentación no pueden soportar dos veces.

Por qué la definición es primero

Un error al combinar puede reemplazar o eliminar información válida, desconectar la propiedad de registros o alterar la analítica sin aviso. Las combinaciones no son solo tareas de limpieza, sino cambios estructurales. Cada decisión impacta etapas del pipeline, pasos de automatización, lógica de atribución y propiedad de registros.

Una definición clara te protege a ti y a tu equipo de esos problemas y te ayuda a evitar errores que no puedes ver hasta que ya es demasiado tarde.

Cómo elegir tus opciones de asociación

Necesitas lógica confiable para tus casos de uso. Empieza con los identificadores más comunes:

• Nombre del contacto
• Apellido del contacto
• Correo del contacto
• Nombre de la empresa
• Teléfono de la empresa
• Dirección de la empresa

Después decide qué tan estricta o flexible será cada comparación. ¿“Global Tech Solutions” es lo mismo que “GlobalTech Solutions LLC”? ¿Deberías conservar dos números de teléfono distintos? ¿Qué pasa con diferencias de una sola letra o dominios caducos?

Así puedes estructurar tu lógica:

• Elige tus campos base para asociar.
• Define qué tan estricta será la asociación en cada uno (Exact, Similar, Similar Word, Root Domain, etc.).
• Ejecuta un escaneo y revisa los duplicados resultantes para verificar el resultado.
• Mantén una referencia de casos límite para consistencia.

Dedupely te permite aplicar opciones de asociación campo por campo. Cada una influye en cómo se agrupan los registros. Antes de aplicar cualquier asociación, habla con los responsables de ventas, marketing y operaciones sobre cómo/si combinaciones anteriores causaron confusión y qué campos generan riesgo.

Cómo manejar casos aislados

Los casos aislados no siguen patrones claros; por eso normalmente no aparecen en tus primeros escaneos. Estos registros pueden no parecer duplicados a simple vista, y tu configuración de asociación debe reflejar eso.

Ejemplos comunes:

• Misma empresa, pero diferentes equipos o departamentos.
• Dominios compartidos, pero organizaciones distintas.
• Direcciones idénticas, pero diferentes unidades de negocio.
• Un registro está más completo, el otro es más reciente.

Si quieres encontrar todos los duplicados, incluso los complicados, tus opciones de asociación deben cubrir estos traslapes. Los casos límite suelen necesitar una mezcla de combinaciones avanzadas y filtros.

Pro tip: si no estás seguro de cómo manejar casos límite de duplicados, nuestro equipo de customer success puede ayudarte a detectarlos y definirlos antes de que generen problemas.

Cómo validar tu lógica de asociación

En Dedupely, puedes correr múltiples escaneos con las opciones de asociación que configuraste, luego revisar los registros duplicados asociados, identificar patrones, sorpresas o coincidencias no intencionadas. Ajusta tus opciones hasta que los resultados se alineen con lo que tu equipo considera un duplicado.

Checklist rápido:

• ¿Los duplicados agrupados son realmente redundantes?
• ¿Falta algo que sí debería asociarse?
• ¿Alguna asociación genera incertidumbre?

Aquí es donde confirmas si tu lógica funciona. Si dudas, prueba con más casos.

Recuerda: ninguna herramienta sabe cómo se ve una mala combinación. Tú sí.

Lo que una deduplicación efectiva crea

Datos más limpios se alinean con cómo trabajan los equipos.

• Propiedad precisa: los equipos pueden confiar en quién es dueño de qué.
• Automatización confiable: la lógica funciona con menos fallbacks.
• Resolución más rápida: menos conflictos, historial de actividad más claro.
• Segmentación consistente: listas, campañas y disparadores se comportan como se espera.
• Reportes más limpios: los tableros reflejan el pipeline real.

Haz tuya la lógica antes de actuar

Dedupely no define qué es un duplicado por ti; sigue lo que tú defines como duplicado. Cuanto más claro tengas tu lógica de asociación, menos limpieza necesitarás después.

Agenda un Zoom con nuestro equipo aquí para definir qué significa un duplicado en tu CRM. Te ayudamos a configurar Dedupely para encontrar y combinar cada duplicado, según tu estructura, tu lógica y tus datos.