TL;DR
- Stabilire cosa conta come duplicato prima che qualcuno inizi a unire i record.
- Regole di unione scritte permettono a chi svolge la pulizia di decidere allo stesso modo in cui decideresti tu.
- Le corrispondenze incerte devono finire in una lista di revisione, a cura del responsabile della pulizia.
- Conceda solo i permessi necessari alla pulizia e li revochi al termine del lavoro.
- Dedupely consente a un amministratore di invitare utenti a trovare, verificare e unire i duplicati con le stesse regole.
La pulizia del CRM richiede tempo che il responsabile del CRM raramente ha. Affidarla a qualcun altro ha senso: un collega di sales ops, un neoassunto, un assistente o un collaboratore esterno.
Il rischio è che decidano diversamente da come faresti tu. In molti CRM le unioni non si possono annullare, quindi un'ipotesi sbagliata su cosa sia un duplicato resta nei dati.
In questo articolo vedrai cosa decidere prima di affidare il lavoro e da dove farli partire. Vedrai anche quali permessi concedere, come verificare il lavoro mentre procede e cosa ottenere quando se ne vanno.
Cosa decidere prima di passarlo a qualcun altro
La persona a cui affidi il lavoro può svolgerlo. Ciò che non può sapere è come il team usa i record. Queste quattro decisioni devono essere messe per iscritto prima della prima unione.
Cosa conta come duplicato
Cosa conta come duplicato dipende dal caso, e ciò che un team considera duplicato può non esserlo per un altro. Un contatto con un'email di lavoro e una personale può essere una sola persona per le vendite e due per il marketing.
Scrivi la definizione per oggetto, con alcuni esempi reali. Il nostro articolo su cosa sia un duplicato copre i casi più comuni.
Quale valore prevale in un'unione
Per ogni campo a valore singolo, decida quale fonte prevale. Per i campi a valori multipli supportati, decida se combinare i valori. Proprietario, fase del ciclo di vita e stato di iscrizione alle email richiedono particolare attenzione, perché un risultato sbagliato arriva a vendite e marketing.
Cosa va in revisione e chi decide
Alcune corrispondenze non saranno chiare, ad esempio lo stesso nome nella stessa azienda con un'email diversa. Stabilisci dove vanno a finire e chi se ne occupa. Senza questo, la persona deve tirare a indovinare o si ferma.
Cosa non è consentito
Elenca ciò che non deve mai essere unito: account partner, record sincronizzati con la fatturazione o clienti in un rinnovo aperto. Elenca anche gli oggetti esclusi dall'ambito per ora.
| Decisione | Esempio | Chi lo realizza |
|---|---|---|
| Cosa conta come duplicato | Contatti con la stessa email sono una sola persona | Il responsabile del CRM, insieme ai team che usano i record |
| Quale valore prevale | Il proprietario deriva dal record con l'attività più recente | Il responsabile CRM, insieme alle vendite |
| Cosa va in revisione | Stesso nome e azienda, email diversa | Il titolare del CRM |
| Cosa non è consentito | Account partner e record di fatturazione | Il responsabile CRM, con la finanza |
| Chi può rifiutare un abbinamento | Solo il responsabile del CRM | Il titolare del CRM |
Inizia dai duplicati evidenti
Iniziare con corrispondenze esatte sul campo che identifica ogni record, come email o dominio. Sono le più facili da spiegare e le meno propense a generare contestazioni.
Chieda alla persona di visualizzare un campione prima di unire qualsiasi cosa in blocco. Prima del primo merge di grandi dimensioni, esegua il backup dei record coinvolti, come descritto in come fare il backup del CRM prima di un'unione di grandi dimensioni.
Anche i rifiuti richiedono la stessa cura. Una corrispondenza rifiutata esce dai risultati futuri, quindi chiedi di rifiutare solo quando la persona è certa.
Impostare i permessi per il ruolo
Assegna a ogni persona un accesso personale. Le credenziali condivise nascondono chi ha unito cosa, e sono difficili da annullare.
Nel CRM concedi solo i diritti necessari alla pulizia, come modificare e unire gli oggetti in ambito. Collegare uno strumento di pulizia al CRM può richiedere diritti da amministratore, che puoi gestire tu e mantenere.
Decidi se possono modificare le regole o solo seguirle. Se le regole cambiano durante una pulizia, le unioni fatte prima e dopo non saranno più coerenti.
Controlla il lavoro mentre è in corso
Un controllo rapido evita che piccoli errori si ripetano su migliaia di record. Guarda tre cose.
- Conteggi: quante corrispondenze sono state trovate, unite, inviate a revisione e rifiutate dall'ultimo controllo.
- Esempi: alcuni record uniti, scelti a caso, con i rispettivi responsabili e associazioni.
- L'elenco da verificare: rispondi a ciò che è in attesa, così il lavoro non si blocca.
Un conteggio iniziale aiuta a misurare i progressi. Il nostro articolo su come scoprire quanti duplicati ha il tuo CRM mostra come ottenerne uno.
Cosa recuperare quando se ne vanno
Prima o poi la delega finisce, e la conoscenza non deve andare perduta con la persona. Prima del suo ultimo giorno, richiedi un passaggio di consegne che copra:
- Le regole attuali: ogni decisione presa lungo il percorso, aggiunta alle regole scritte.
- Registro delle unioni: cosa è stato unito, quando e con quali valori.
- Elementi da rivedere: cosa è ancora in attesa, e perché.
- Corrispondenze rifiutate: cosa è stato escluso, così nessuno si chiede perché quei record non compaiano mai.
- Accesso: accessi e permessi rimossi o riassegnati.
Da lì, una routine mantiene pulito il CRM, come quella descritta nel nostro Checklist di manutenzione dei record CRM.
Come Dedupely ti aiuta a delegare una pulizia in sicurezza
Verifichi i permessi effettivi del ruolo prima di invitare qualcuno. Un utente standard con accesso al merge non è un revisore in sola lettura; usi un elenco di revisione separato quando qualcuno deve valutare i match senza poter modificare i dati del CRM.
In Dedupely, gli amministratori invitano gli utenti e modificano i ruoli, mentre gli utenti possono usare tutte le funzioni tranne Company Settings. Si creano le Duplicate Searches e si impostano le regole su quale valore prevale, così le unioni seguono le stesse regole indipendentemente da chi le esegue. I set poco chiari possono andare in revisione e un Audit Log registra ogni unione con l'utente che l'ha eseguita.
Delega il lavoro, mantieni le decisioni
Un altro può gestire bene la pulizia del CRM se le decisioni sono prese prima. La definizione di duplicato, le regole su quale valore prevale e cosa va in revisione arrivano dal responsabile del CRM.
Con queste indicazioni scritte, i permessi giusti e brevi verifiche, chi svolge il lavoro può muoversi rapidamente senza tirare a indovinare. Quando se ne va, le regole e lo storico delle unioni restano.
Domande frequenti
Posso affidare la pulizia dei dati CRM a un assistente o a un neoassunto?
Sì, una volta messe per iscritto le decisioni chiave. Definire cosa conta come duplicato per oggetto, quale valore prevale in un'unione, cosa va sottoposto a verifica e cosa non deve mai essere unito. Iniziare con le corrispondenze esatte, verificare insieme le prime unioni e fare controlli periodici durante il lavoro.
Cosa va deciso prima che qualcun altro unisca i duplicati del CRM?
Decidi cosa conta come duplicato, quale valore prevale in ogni campo, dove vanno le corrispondenze incerte e chi le gestisce. Elenca anche ciò che è escluso, come i record di partner o fatturazione, e chi può rifiutare una corrispondenza. Mettilo per iscritto, così la persona decide allo stesso modo in cui decideresti tu.
Quali permessi servono per pulire i duplicati nel CRM?
Solo ciò che serve alla pulizia, come modificare e unire gli oggetti nell'ambito. Assegnare a ciascuna persona un proprio accesso, così da sapere chi ha unito cosa. Decidere se può modificare le regole o solo applicarle, e revocare l'accesso al termine del lavoro.
Come si verificano le unioni di duplicati fatte da altri?
Controllare i conteggi di corrispondenze trovate, unite, inviate alla revisione e scartate dall'ultima verifica. Aprire a campione alcuni record uniti e controllare titolare, associazioni e campi usati nei report. Rispondere agli elementi in attesa di revisione perché il lavoro proceda.
Cosa deve consegnare qualcuno dopo una pulizia del CRM?
Le regole così come sono, incluse le decisioni prese strada facendo, e un registro di ciò che è stato unito. Aggiungere le verifiche aperte, l'elenco delle corrispondenze rifiutate e una nota sugli accessi da rimuovere. In questo modo chi subentra può riprendere dal punto in cui la pulizia si è interrotta.
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