So übergeben Sie die CRM-Bereinigung an andere

Eine CRM-Bereinigung kostet Zeit, die ein CRM-Verantwortlicher selten hat. Es ist sinnvoll, sie abzugeben: an einen Kollegen im Sales Ops, eine neue Kollegin, eine Assistenz oder einen Dienstleister.

Das Risiko besteht darin, dass sie anders entscheiden, als Sie es tun würden. Zusammenführungen sind in vielen CRMs nicht rückgängig zu machen, daher bleibt eine falsche Annahme darüber, was als Dublette gilt, in den Daten.

In diesem Beitrag sehen Sie, was Sie entscheiden sollten, bevor Sie die Arbeit übergeben, und ab wann Sie sie loslassen können. Sie erfahren außerdem, welche Berechtigungen Sie vergeben, wie Sie die Arbeit während des Laufs prüfen und was Sie zurückbekommen, wenn sie ausscheiden.

Was Sie vor der Übergabe entscheiden sollten

Die Person, an die Sie delegieren, kann die Arbeit erledigen. Was sie nicht wissen kann, ist, wie Ihr Team die Datensätze nutzt. Diese vier Entscheidungen müssen schriftlich vorliegen, bevor die erste Zusammenführung erfolgt.

Was als Dublette gilt

Was als Dublette gilt, ist von Fall zu Fall verschieden, und was ein Team als Dublette betrachtet, sieht ein anderes unter Umständen nicht so. Ein Kontakt mit geschäftlicher und privater E-Mail kann für den Vertrieb eine Person und für das Marketing zwei sein.

Legen Sie die Definition pro Objekt fest, mit einigen echten Beispielen. Unser Beitrag zu was ein Duplikat ist deckt die häufigsten Fälle ab.

Welcher Wert bei einer Zusammenführung gewinnt

Legen Sie für jedes Einzelwertfeld fest, welche Quelle gewinnt. Entscheiden Sie bei unterstützten Mehrwertfeldern, ob Werte kombiniert werden sollen. Owner, Lebenszyklusphase und E-Mail-Abonnementstatus brauchen besondere Sorgfalt, weil ein falsches Ergebnis Vertrieb und Marketing erreicht.

Was zur Prüfung geht und wer entscheidet

Manche Treffer bleiben unklar, etwa derselbe Name bei derselben Firma mit anderer E-Mail. Legen Sie fest, wohin solche Fälle gehen und wer sie klärt. Ohne das rät die Person entweder oder bleibt stehen.

Was tabu ist

Listen Sie auf, was niemals zusammengeführt werden darf: Partner-Accounts, mit der Abrechnung synchronisierte Datensätze oder Kunden in einer offenen Verlängerung. Listen Sie außerdem auf, welche Objekte vorerst nicht im Umfang enthalten sind.

Beginnen Sie mit den offensichtlichen Duplikaten

Beginnen Sie mit exakten Übereinstimmungen im Feld, das jeden Datensatz identifiziert, etwa E-Mail oder Domain. Sie sind am leichtesten zu erklären und führen am seltensten zu Streit.

Bitten Sie die Person, vor einer Massenzusammenführung eine Vorschau anzusehen. Sichern Sie vor der ersten großen Zusammenführung die betroffenen Datensätze, wie beschrieben in wie Sie Ihr CRM vor einer großen Zusammenführung sichern.

Ablehnungen verlangen dieselbe Sorgfalt. Ein abgelehnter Treffer fällt aus künftigen Ergebnissen heraus, daher sollten Ablehnungen nur bei sicherer Identität erfolgen.

Berechtigungen für die Aufgabe festlegen

Geben Sie jeder Person einen eigenen Login. Gemeinsame Zugangsdaten verbergen, wer was zusammengeführt hat, und lassen sich schwer rückgängig machen.

Vergeben Sie im CRM nur die Rechte, die die Bereinigung braucht, etwa Bearbeiten und Zusammenführen der betroffenen Objekte. Für die Anbindung eines Bereinigungstools an das CRM können Admin-Rechte nötig sein, die Sie selbst einrichten und behalten können.

Entscheiden Sie, ob sie Regeln ändern dürfen oder nur anwenden. Ändern sich Regeln während einer Bereinigung, passen frühe und späte Zusammenführungen nicht mehr zusammen.

Den Lauf während der Ausführung prüfen

Ein kurzer Check hält kleine Fehler davon ab, sich über Tausende Datensätze zu wiederholen. Achten Sie auf drei Dinge.

• Anzahl: wie viele Treffer seit dem letzten Termin gefunden, zusammengeführt, zur Prüfung gesendet und abgelehnt wurden.
• Beispiele: ein paar zufällig ausgewählte zusammengeführte Datensätze mit ihren Verantwortlichen und Verknüpfungen.
• Die Prüfliste: beantworten, was wartet, damit die Arbeit nicht bei Ihnen ins Stocken gerät.

Eine Ausgangszählung zeigt Ihnen den Fortschritt. Unser Beitrag zu so finden Sie heraus, wie viele Duplikate Ihr CRM enthält zeigt, wie Sie eine erhalten.

Was Sie beim Ausscheiden zurückholen sollten

Eine Delegation endet irgendwann, und das Wissen sollte nicht mit der Person gehen. Fordern Sie vor deren letztem Arbeitstag eine Übergabe an, die Folgendes umfasst:

• Die aktuellen Regeln: jede Entscheidung, die unterwegs fällt, ergänzt um die schriftlichen Regeln.
• Ein Protokoll der Zusammenführungen: was zusammengeführt wurde, wann und mit welchen Werten.
• Offene Prüfpunkte: was noch wartet und warum.
• Abgelehnte Treffer: was ausgeschlossen wurde, damit niemand sich fragt, warum diese Datensätze nie auftauchen.
• Zugriff: Zugänge und Berechtigungen entzogen oder neu zugewiesen.

Von dort aus hält eine Routine das CRM sauber, wie die in unserem Checkliste zur Pflege von CRM-Datensätzen.

Delegieren Sie die Arbeit, behalten Sie die Entscheidungen

Auch andere können eine CRM-Bereinigung gut durchführen, wenn die Entscheidungen vorher getroffen sind. Die Definition einer Dublette, die Regeln, welcher Wert sich durchsetzt, und was zur Prüfung kommt, stammen alle vom CRM-Verantwortlichen.

Mit diesen schriftlich festgehaltenen Regeln, den richtigen Berechtigungen und kurzen Abstimmungen kann die verantwortliche Person zügig arbeiten, ohne zu raten. Wenn sie geht, bleiben die Regeln und das Protokoll der Zusammenführungen zurück.

Häufige Fragen