Dedupely Intelligence
TL;DR
- Defina o que conta como duplicado antes de alguém começar a mesclar registros.
- Regras de mesclagem escritas permitem a quem faz a limpeza decidir da mesma forma que decidiria.
- As correspondências incertas devem ir para uma lista de revisão, para o responsável pela limpeza decidir.
- Conceda apenas as permissões que a limpeza precisa e remova-as quando o trabalho terminar.
- O Dedupely permite que um administrador convide usuários para encontrar, revisar e mesclar duplicados com as mesmas regras.
Uma limpeza do CRM exige um tempo que o responsável pelo CRM raramente tem. Faz sentido passá-la para outra pessoa: um colega de operações comerciais, um novo contratado, um assistente ou um prestador de serviços.
O risco é decidirem de forma diferente da sua. As mesclagens em muitos CRM não podem ser desfeitas, por isso uma suposição errada sobre o que conta como duplicado fica nos dados.
Neste artigo, verá o que decidir antes de entregar o trabalho e quando deixar começar. Verá também que permissões conceder, como verificar o trabalho enquanto decorre e o que receber de volta quando saírem.
O que decidir antes de passar a tarefa a outra pessoa
A pessoa a quem delega pode fazer o trabalho. O que não pode saber é a forma como a sua equipe usa os registros. Estas quatro decisões têm que existir por escrito antes da primeira mesclagem.
O que conta como duplicado
O que conta como duplicado depende de cada caso, e aquilo que uma equipe considera duplicado pode não ser para outra. Um contato com email de trabalho e email pessoal pode ser uma só pessoa para as vendas e duas para o marketing.
Defina a regra por objeto, com alguns exemplos reais. Consulte o nosso artigo sobre o que é um duplicado abrange os casos mais comuns.
Que valor prevalece numa mesclagem
Em cada campo de valor único, decida qual a origem que prevalece. Nos campos de vários valores suportados, decida se os combina. Proprietário, fase do ciclo de vida e estado da assinatura de e-mail exigem cuidado, pois um erro chega às vendas e ao marketing.
O que vai para revisão, e quem decide
Algumas correspondências serão pouco claras, como o mesmo nome na mesma empresa com um email diferente. Defina para onde vão e quem as resolve. Sem isso, a pessoa ou adivinha ou para.
O que está fora de questão
Liste o que nunca pode ser mesclado: contas de parceiros, registros sincronizados com o faturamento ou clientes numa renovação em andamento. Indique também quais objetos ficam fora do escopo por enquanto.
| Decisão | Exemplo | Quem o faz |
|---|---|---|
| O que conta como duplicado | Contatos com o mesmo email são uma só pessoa | O proprietário do CRM, com as equipes que usam os registros |
| Qual valor prevalece | O responsável vem do registro com a atividade mais recente | O responsável pelo CRM, com as vendas |
| O que vai para revisão | Mesmo nome e empresa, email diferente | O proprietário do CRM |
| O que está fora de questão | Contas de parceiros e registros de faturamento | O responsável pelo CRM, com a área financeira |
| Quem pode rejeitar uma correspondência | Apenas o responsável do CRM | O proprietário do CRM |
Comece pelos duplicados óbvios
Comece por correspondências exatas no campo que identifica cada registro, como o email ou o domínio. São as mais fáceis de explicar e as menos propensas a gerar disputas.
Peça à pessoa que visualize uma amostra antes de mesclar tudo em massa. Antes da primeira mesclagem grande, faça uma cópia de segurança dos registros envolvidos, como descrito em como fazer uma cópia de segurança do CRM antes de uma mesclagem em larga escala.
As rejeições exigem o mesmo cuidado. Uma correspondência rejeitada deixa de aparecer nos resultados futuros, por isso peça rejeições apenas quando a pessoa tiver certeza.
Definir permissões para o trabalho
Dê a cada pessoa o seu próprio login. Credenciais compartilhadas escondem quem mesclou o quê, e são difíceis de reverter.
No CRM, conceda apenas os direitos de que a limpeza precisa, como editar e mesclar os objetos no escopo. Conectar uma ferramenta de limpeza ao CRM pode exigir direitos de administrador, que você pode concedê-los você mesmo e manter sob o seu controle.
Decida se elas podem alterar as regras ou apenas segui-las. Se as regras mudarem durante uma limpeza, as mesclagens feitas no início e no fim deixam de ser comparáveis.
Verifique o trabalho enquanto decorre
Uma verificação rápida evita que pequenos erros se repitam em milhares de registros. Observe três aspectos.
- Contagens: quantas correspondências foram encontradas, mescladas, enviadas para revisão e rejeitadas desde a última reunião de acompanhamento.
- Exemplos: alguns registros mesclados, escolhidos ao acaso, com os seus proprietários e associações.
- A lista de revisão: responda ao que está pendente, para que o trabalho não fique parado à sua espera.
Uma contagem inicial ajuda a ver o progresso. O nosso artigo sobre como descobrir quantos duplicados existem no seu CRM mostra como obter um.
O que recuperar quando saem
A delegação de funções acaba em algum momento, e o conhecimento não deve sair com a pessoa. Antes do último dia, peça uma passagem de testemunho que inclua:
- As regras tal como estão: qualquer decisão tomada pelo caminho, acrescentada às regras escritas.
- Um registro das mesclagens: o que foi mesclado, quando e com que valores.
- Itens de revisão em aberto: o que ainda está pendente, e porquê.
- Correspondências rejeitadas: o que ficou excluído, para que ninguém estranhe que esses registros nunca apareçam.
- Acesso: acessos e permissões removidos ou reatribuídos.
A partir daí, uma rotina mantém o CRM limpo, como a que descrevemos no nosso Lista de verificação de manutenção de registros do CRM.
Como o Dedupely ajuda a delegar uma limpeza com segurança
Verifique as permissões reais da função antes de convidar alguém. Um usuário cuja função pode mesclar não é um revisor apenas de leitura; atribua a função Usuário somente leitura a quem deva avaliar correspondências sem poder alterar os dados do CRM.
Na Dedupely, só as pessoas cuja função inclui Usuários podem convidar colegas e atribuir funções, escolhendo entre funções predefinidas (Administrador, Gestor de dados, Contador e Usuário somente leitura) ou funções personalizadas, com Sem acesso, Ler ou Ler e modificar em cada área. Você cria as buscas de duplicados e define regras sobre qual valor vence, para que as mesclagens sigam as mesmas regras, seja quem for que as execute. Conjuntos duvidosos podem ir para revisão, e um registro de auditoria registra cada mesclagem com o usuário que a executou.
Delegue o trabalho, mantenha as decisões
Outra equipe pode fazer bem uma limpeza de CRM quando as decisões estão tomadas antes. A definição de duplicado, as regras sobre qual valor prevalece e o que vai para revisão vêm do responsável pelo CRM.
Com isto por escrito, as permissões certas e revisões curtas, quem faz o trabalho pode avançar depressa sem adivinhar. Quando sai, as regras e o registro das mesclagens ficam para trás.
Perguntas frequentes
Posso delegar a limpeza de dados do CRM a um assistente ou a um novo colaborador?
Sim, depois que as decisões-chave estiverem escritas. Defina o que conta como duplicado por objeto, qual valor prevalece numa mesclagem, o que vai para revisão e o que nunca deve ser mesclado. Comece a pessoa pelas correspondências exatas, revise as primeiras mesclagens juntos e faça verificações regulares enquanto o trabalho acontece.
O que devo decidir antes de alguém mesclar duplicados do CRM?
Defina o que conta como duplicado, qual valor prevalece em cada campo, para onde vão as correspondências pouco claras e quem as resolve. Liste também o que está fora de questão, como registros de parceiros ou de faturamento, e quem pode rejeitar uma correspondência. Registre por escrito, para que a pessoa decida do mesmo jeito que você decidiria.
Que permissões são necessárias para limpar duplicados no CRM?
Apenas o necessário para a limpeza, como editar e mesclar os objetos no escopo. Dê à pessoa um login próprio para que você possa ver quem mesclou o quê. Decida se ela pode alterar regras ou apenas segui-las, e remova o acesso quando o trabalho terminar.
Como posso verificar as mesclagens de duplicados de outra pessoa?
Analise as contagens de correspondências encontradas, mescladas, enviadas para revisão e rejeitadas desde a sua última verificação. Abra alguns registros mesclados ao acaso e verifique o responsável, as associações e os campos que os seus relatórios usam. Responda aos itens que estão em revisão para que o trabalho continue a avançar.
O que deve ser entregue a alguém após uma limpeza do CRM?
As regras tal como estão, incluindo as decisões tomadas pelo caminho, e um registro do que foi mesclado. Acrescente os itens de revisão em aberto, a lista de correspondências rejeitadas e uma nota sobre o acesso a retirar. Assim, a pessoa seguinte pode retomar onde a limpeza parou.
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