TL;DR
- Defina o que conta como duplicado antes de alguém começar a fundir registos.
- Regras de fusão escritas permitem a quem faz a limpeza decidir da mesma forma que decidiria.
- As correspondências incertas devem ir para uma lista de revisão, para o responsável pela limpeza decidir.
- Atribua apenas as permissões necessárias à limpeza e remova-as quando o trabalho terminar.
- O Dedupely permite que um administrador convide utilizadores para encontrar, rever e fundir duplicados com as mesmas regras.
Uma limpeza do CRM exige tempo que o responsável do CRM raramente tem. Faz sentido entregá-la a outra pessoa: um colega de operações comerciais, um novo colaborador, um assistente ou um prestador de serviços.
O risco é decidirem de forma diferente da sua. As fusões em muitos CRM não podem ser desfeitas, por isso uma suposição errada sobre o que conta como duplicado fica nos dados.
Neste artigo, verá o que decidir antes de entregar o trabalho e quando deixar começar. Verá também que permissões conceder, como verificar o trabalho enquanto decorre e o que receber de volta quando saírem.
O que decidir antes de passar a tarefa a outra pessoa
A pessoa a quem delega pode fazer o trabalho. O que não pode saber é a forma como a sua equipa usa os registos. Estas quatro decisões têm de existir por escrito antes da primeira fusão.
O que conta como duplicado
O que conta como duplicado depende de cada caso, e aquilo que uma equipa considera duplicado pode não ser para outra. Um contacto com email de trabalho e email pessoal pode ser uma só pessoa para as vendas e duas para o marketing.
Defina a regra por objeto, com alguns exemplos reais. Consulte o nosso artigo sobre o que é um duplicado abrange os casos mais comuns.
Que valor prevalece numa fusão
Em cada campo de valor único, decida qual a origem que prevalece. Nos campos de vários valores suportados, decida se os combina. Proprietário, fase do ciclo de vida e estado da subscrição de e-mail exigem cuidado, pois um erro chega às vendas e ao marketing.
O que vai para revisão, e quem decide
Algumas correspondências serão pouco claras, como o mesmo nome na mesma empresa com um email diferente. Defina para onde vão e quem as resolve. Sem isso, a pessoa ou adivinha ou para.
O que está fora de questão
Liste o que nunca pode ser fundido: contas de parceiros, registos sincronizados com a faturação ou clientes numa renovação em curso. Indique também que objetos ficam fora do âmbito por agora.
| Decisão | Exemplo | Quem o faz |
|---|---|---|
| O que conta como duplicado | Contactos com o mesmo email são uma só pessoa | O proprietário do CRM, com as equipas que usam os registos |
| Qual valor prevalece | O responsável vem do registo com a atividade mais recente | O responsável pelo CRM, com as vendas |
| O que vai para revisão | Mesmo nome e empresa, email diferente | O proprietário do CRM |
| O que está fora de questão | Contas de parceiros e registos de faturação | O responsável pelo CRM, com a área financeira |
| Quem pode rejeitar uma correspondência | Apenas o responsável do CRM | O proprietário do CRM |
Comece pelos duplicados óbvios
Comece por correspondências exatas no campo que identifica cada registo, como o email ou o domínio. São as mais fáceis de explicar e as menos propensas a gerar disputas.
Peça à pessoa que visualize uma amostra antes de fundir tudo em massa. Antes da primeira fusão grande, faça uma cópia de segurança dos registos envolvidos, como descrito em como fazer uma cópia de segurança do CRM antes de uma fusão em larga escala.
As rejeições exigem o mesmo cuidado. Uma correspondência rejeitada deixa de aparecer nos resultados futuros, por isso peça rejeições apenas quando a pessoa tiver certeza.
Definir permissões para o trabalho
Dê a cada pessoa o seu próprio início de sessão. Credenciais partilhadas ocultam quem fundiu o quê, e são difíceis de reverter.
No CRM, conceda apenas os direitos de que a limpeza precisa, como editar e fundir os objetos abrangidos. Ligar uma ferramenta de limpeza ao CRM pode exigir direitos de administrador, que deve manter sob o seu controlo.
Decida se podem alterar as regras ou apenas segui-las. Se as regras mudarem durante uma limpeza, as fusões feitas no início e no fim deixam de ser comparáveis.
Verifique o trabalho enquanto decorre
Uma verificação rápida evita que pequenos erros se repitam em milhares de registos. Observe três aspetos.
- Contagens: quantas correspondências foram encontradas, fundidas, enviadas para revisão e rejeitadas desde a última reunião de acompanhamento.
- Exemplos: alguns registos fundidos, escolhidos ao acaso, com os seus proprietários e associações.
- A lista de revisão: responda ao que está pendente, para que o trabalho não fique parado à sua espera.
Uma contagem inicial ajuda a ver o progresso. O nosso artigo sobre como descobrir quantos duplicados existem no seu CRM mostra como obter um.
O que recuperar quando saem
A delegação de funções acaba em algum momento, e o conhecimento não deve sair com a pessoa. Antes do último dia, peça uma passagem de testemunho que inclua:
- As regras tal como estão: qualquer decisão tomada pelo caminho, acrescentada às regras escritas.
- Um registo das fusões: o que foi fundido, quando e com que valores.
- Itens de revisão em aberto: o que ainda está pendente, e porquê.
- Correspondências rejeitadas: o que ficou excluído, para que ninguém estranhe que esses registos nunca apareçam.
- Acesso: acessos e permissões removidos ou reatribuídos.
A partir daí, uma rotina mantém o CRM limpo, como a que descrevemos no nosso Lista de verificação de manutenção de registos do CRM.
Como o Dedupely ajuda a delegar uma limpeza com segurança
Verifique as permissões reais da função antes de convidar alguém. Um utilizador comum com acesso à fusão não é um revisor apenas de leitura; use uma lista de revisão separada quando alguém deva avaliar correspondências sem poder alterar os dados do CRM.
Na Dedupely, os administradores convidam utilizadores e alteram funções, e os utilizadores podem usar todas as funcionalidades exceto Company Settings. Cria as Duplicate Searches e define as regras de prevalência de valores, para que as fusões sigam as mesmas regras, independentemente de quem as execute. Os conjuntos pouco claros podem ir para revisão, e um Audit Log regista cada fusão com o utilizador que a executou.
Delegue o trabalho, mantenha as decisões
Outra equipa pode fazer bem uma limpeza de CRM quando as decisões estão tomadas antes. A definição de duplicado, as regras sobre qual valor prevalece e o que vai para revisão vêm do responsável pelo CRM.
Com isto por escrito, as permissões certas e revisões curtas, quem faz o trabalho pode avançar depressa sem adivinhar. Quando sai, as regras e o registo das fusões ficam para trás.
Perguntas frequentes
Posso delegar a limpeza de dados do CRM a um assistente ou a um novo colaborador?
Sim, depois de as decisões-chave estarem escritas. Defina o que conta como duplicado por objeto, qual valor prevalece numa fusão, o que vai para revisão e o que nunca deve ser fundido. Comece com as correspondências exatas, reveja as primeiras fusões em conjunto e faça verificações regulares enquanto o trabalho decorre.
O que devo decidir antes de alguém fundir duplicados do CRM?
Defina o que conta como duplicado, qual o valor que prevalece em cada campo, para onde vão as correspondências pouco claras e quem as resolve. Liste também o que está fora de questão, como registos de parceiros ou de faturação, e quem pode rejeitar uma correspondência. Registe por escrito, para que a pessoa decida da mesma forma que decidiria você.
Que permissões são necessárias para limpar duplicados no CRM?
Apenas o necessário para a limpeza, como editar e fundir os objetos no âmbito. Atribua-lhe um login próprio para poder ver quem fundiu o quê. Decida se pode alterar regras ou apenas segui-las, e retire o acesso quando o trabalho terminar.
Como posso verificar as fusões de duplicados de outra pessoa?
Analise as contagens de correspondências encontradas, fundidas, enviadas para revisão e rejeitadas desde a sua última verificação. Abra alguns registos fundidos ao acaso e verifique o responsável, as associações e os campos que os seus relatórios usam. Responda aos itens que estão em revisão para que o trabalho continue a avançar.
O que deve ser entregue a alguém após uma limpeza do CRM?
As regras tal como estão, incluindo as decisões tomadas pelo caminho, e um registo do que foi fundido. Acrescente os itens de revisão em aberto, a lista de correspondências rejeitadas e uma nota sobre o acesso a retirar. Assim, a pessoa seguinte pode retomar onde a limpeza parou.
Ou registe-se com o Google
