TL;DR
- La tasa de duplicados por objeto muestra qué parte de cada objeto del CRM está duplicada.
- Los nuevos duplicados por semana o mes muestran si las fuentes siguen generándolos.
- Una proporción alta de coincidencias rechazadas puede indicar que una duplicate search es demasiado amplia.
- No existe una tasa de duplicados saludable universal, así que compárala con tus propias cifras anteriores.
- Dedupely muestra el número de coincidencias y de registros que encuentra cada búsqueda de duplicados, y registra cada fusión.
Tras una limpieza, alguien suele preguntar si el CRM ya está limpio. Es una pregunta razonable, y difícil de responder con una sensación.
Mantener un CRM limpio es un trabajo continuo. Formularios, importaciones e integraciones siguen añadiendo registros, y algunos serán duplicados. Lo que sí puede medir es cuántos duplicados tiene, de dónde proceden los nuevos y con qué rapidez se gestionan.
En este artículo verás qué métricas muestran que tu CRM está más limpio, qué te indica cada una y cuándo conviene mirarla. Las cifras sirven para un proyecto de limpieza, para una auditoría periódica y para un informe a la dirección.
Define primero qué vas a medir
Todas las métricas de este artículo dependen de lo que su equipo considere duplicado. Depende de cada caso: lo que un equipo considera duplicado puede no serlo para otro.
Dos contactos con el mismo nombre en la misma empresa son una sola persona para unos equipos y dos para otros. Anote su definición por objeto y manténgala fija entre mediciones. Si la definición cambia, las cifras anteriores y posteriores no son comparables.
Métricas para saber cuántos duplicados tiene
Tasa de duplicados por objeto
La tasa de duplicados es la proporción de registros de un objeto que son registros extra dentro de un conjunto de duplicados. Mídela por separado para contactos, empresas, leads y oportunidades, ya que cada uno se duplica por motivos distintos.
Nuestra guía sobre cómo averiguar cuántos duplicados tiene su CRM explica el cálculo con un ejemplo. Una vez que tengas una primera cifra, se convertirá en tu punto de partida.
Duplicados por búsqueda
Una sola tasa oculta qué tipo de duplicados tiene. Desglósela por las búsquedas que los encontraron: coincidencias exactas de correo, de nombre y empresa, y de dominio principal de empresa.
Los duplicados evidentes, como las coincidencias exactas en correo o dominio, deben caer primero. Si no es así, la limpieza aún no ha cubierto lo básico.
Registros sin el campo que los identifica
Un contacto sin email o una empresa sin dominio es difícil de emparejar. Cuente esos registros por objeto. Si la cifra sube, los futuros duplicados serán más difíciles de encontrar, aunque la tasa actual parezca correcta.
Métricas sobre el origen de los duplicados
Nuevos duplicados por periodo
Cuenta los duplicados creados desde tu última revisión, por semana o por mes. Esta es la métrica que indica si las fuentes están bajo control.
Una cola de pendientes que baja con un flujo constante de nuevos duplicados significa que limpias más rápido de lo que el CRM se llena. No significa que el problema esté resuelto.
Nuevos duplicados por origen
Agrupa los duplicados nuevos por fecha de creación, fuente del registro o integración que los creó. Un grupo en un solo día suele indicar una importación. Una entrada constante puede indicar un formulario o una sincronización.
Cada fuente con un patrón recurrente es candidata a fusión automática, si está seguro de las coincidencias. Las fuentes que se disparan tras un cambio necesitan una comprobación adicional.
Métricas sobre cómo se gestionan los duplicados
Fusiones por periodo
Cuente las fusiones realizadas en cada periodo, por objeto. Junto a los nuevos duplicados, muestra si el pendiente se reduce.
Guarde un registro de cada fusión con los valores originales. Así podrá responder meses después a "¿qué pasó con este registro?".
Coincidencias rechazadas
Una coincidencia rechazada es la que tienes claro que no es un duplicado, como dos sucursales de la misma empresa. Recházala una vez y dejará de aparecer.
Controla el porcentaje de coincidencias revisadas que se rechazan en cada búsqueda. Un porcentaje alto puede indicar que los criterios son demasiado amplios. Uno bajo dice poco si la mayoría de coincidencias no se han revisado. Antes de automatizar, revisa una muestra representativa, busca falsas coincidencias y prueba los registros resultantes.
Grupos pendientes de revisión
Las coincidencias poco claras deben pasar por revisión antes de fusionarse. Cuente cuántos conjuntos están pendientes y desde hace cuánto tiempo está el más antiguo. Una lista de revisión que solo crece suele indicar que nadie es responsable de ella.
Coincidencias de riesgo retenidas
Algunas coincidencias son arriesgadas por naturaleza, como conjuntos muy grandes o registros con datos de relleno como test@test.com. Cuente cuántas se retienen. Un aumento repentino puede indicar una fuente nueva que rellena campos con valores de ejemplo.
Señales de las personas que usan el CRM
Los datos indican cuántos duplicados hay. Tu equipo indica lo que cuestan.
- Informes que cuentan dos veces al mismo cliente.
- Disputas entre comerciales por la propiedad de una cuenta.
- Contactos que reciben el mismo email más de una vez.
- A Factura del CRM que crece con los registros duplicados.
La principal consecuencia de todo esto es la pérdida de confianza en el CRM. Cuando los comerciales dejan de creer en los datos, llevan sus propias listas, y esas listas generan más duplicados.
Métricas de duplicados del CRM de un vistazo
| Métrica | Qué le indica | Cuándo revisar |
|---|---|---|
| Tasa de duplicados por objeto | Cuánto de cada objeto está duplicado | Antes de una limpieza y después en cada auditoría |
| Duplicados por búsqueda | Qué tipos de duplicados quedan | Durante una limpieza |
| Registros sin el campo identificativo | Lo difícil que será encontrar duplicados en el futuro | En cada auditoría |
| Nuevos duplicados por periodo | Si las fuentes siguen creando duplicados | Semanal o mensual |
| Nuevos duplicados por origen | Qué formulario, importación o sincronización corregir | Semanal o mensual, y tras una nueva integración |
| Fusiones por periodo | Si el volumen pendiente va disminuyendo | Semanal o mensual |
| Coincidencias rechazadas | Si una búsqueda es demasiado amplia | Al cambiar una búsqueda |
| Grupos pendientes de revisión | Si las coincidencias dudosas tienen responsable | Semanal |
| Coincidencias de riesgo retenidas | Si entran datos de relleno | En cada auditoría |
La frecuencia de revisión depende de cuántos registros llegan. Nuestro artículo sobre con qué frecuencia deduplicar su CRM explica cómo elegir la periodicidad.
Cómo leer las cifras
No existe una tasa de duplicados saludable universal con la que comparar. La comparación útil es su propia cifra a lo largo del tiempo, objeto por objeto.
Lea las métricas en conjunto. Una caída de la tasa de duplicados con nuevos duplicados constantes significa que la limpieza funciona, pero una fuente sigue necesitando corrección. Un aumento de la proporción de coincidencias rechazadas tras un cambio en la búsqueda suele indicar que los nuevos criterios son demasiado amplios.
Al informar a la dirección, bastan unas pocas cifras: la tasa antes y después, las fusiones realizadas y los nuevos duplicados al mes. Nuestra guía sobre justificar la necesidad de una limpieza del CRM muestra cómo convertirlos en un argumento.
Cómo Dedupely te ayuda a medir un CRM limpio
Cada búsqueda de duplicados en Dedupely muestra el número de coincidencias y de registros en ellas. Cada fusión queda registrada en un historial que puedes filtrar por objeto y fecha, y las coincidencias rechazadas y excluidas se mantienen en sus propias listas. Con un informe de duplicados semanal por defecto, tienes las cifras de duplicados encontrados, fusiones realizadas y coincidencias rechazadas.
Mide la tendencia a lo largo del tiempo
Un CRM limpio es aquel en el que los duplicados se encuentran, se fusionan y se evita que vuelvan, a un ritmo que controla tu equipo. Ningún número por sí solo lo demuestra. Unas pocas métricas sí: la tasa por objeto, los nuevos duplicados por fuente, las fusiones, las coincidencias rechazadas y lo que queda en revisión.
Compáralas con tus propias cifras anteriores, manteniendo la misma definición de duplicado. Con el tiempo, la tendencia muestra si la limpieza funcionó y si tus fuentes están bajo control.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la tasa de duplicados en un CRM?
Cuente los registros sobrantes de cada conjunto de duplicados, es decir, los registros del conjunto menos el que se conserva. Súmelos para un mismo objeto y divídalos entre el total de registros de ese objeto. Mida cada objeto por separado, ya que los contactos, las empresas, los clientes potenciales y las oportunidades se duplican por motivos distintos.
¿Qué métricas muestran la precisión del CRM?
En cuanto a los duplicados, haga seguimiento de la tasa de duplicados por objeto, de los nuevos duplicados por periodo y por origen, de las fusiones realizadas, de las coincidencias rechazadas y de los conjuntos pendientes de revisión. Los registros sin el campo que los identifica, como el email o el dominio, indican lo difícil que será encontrar duplicados en el futuro. Las señales del equipo, como los informes contados dos veces, completan el panorama.
¿Qué métricas de precisión del CRM debes presentar a la dirección?
Informe de unas pocas cifras que muestren la evolución: la tasa de duplicados antes y después de una limpieza, las fusiones realizadas y los nuevos duplicados al mes. Añada las fuentes que generan más duplicados nuevos, ya que señalan la siguiente solución. Mantenga la misma definición de duplicado entre informes.
¿Con qué frecuencia debe medir los duplicados del CRM?
Depende de cuántos registros entren: los equipos con fuentes estables, como formularios o integraciones, revisan los nuevos duplicados cada semana o cada mes. Mida la tasa de duplicados antes de una limpieza, después y en cada auditoría. Añada una comprobación tras una nueva integración o una importación grande, ya que ambas pueden cambiar las cifras con rapidez.
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